Checkliste der Woche

Austrittsprozess – Mitarbeitende professionell aus dem Unternehmen verabschieden

Die Situation ist klar, ein Ende absehbar: Der Arbeitsvertrag wurde gekündigt, entweder vom Mitarbeitenden oder von der Firma. Jetzt stellt sich für das Unternehmen die Frage des geeigneten Vorgehens, um den Austritt des Mitarbeitenden korrekt abzuwickeln.

Ein klar definierter Austrittsprozess erleichtert die Sache ungemein, denn damit wird sichergestellt, dass austretende Mitarbeitende gesetzeskonform und würdig verabschiedet werden. Jedes Unternehmen handhabt diesen Prozess leicht anders, es gibt aber gewisse Punkte, die allgemeingültig sind:

  • Ein wichtiger Schritt ist die genaue Festlegung des Vertragsendes. In diesem Zusammenhang gilt es, den letzten Arbeitstag zu berechnen. Vielleicht sind noch Ferien oder Überstunden übrig, was dazu führt, dass der Mitarbeitende früher aufhört zu arbeiten als erwartet. Oder der austretende Mitarbeitende wechselt zu einem Mitbewerber und muss zum Schutz von vertraulichen Informationen frühzeitig von seinen Aufgaben freigestellt werden.
  • Sind die zeitlichen Formalitäten geklärt, wird in Absprache mit dem Vorgesetzten die Übergabe der Aufgaben vorbereitet. Je nach Zeitressourcen und ob eine Nachfolge bereits feststeht, gestaltet sich dieser Schritt unterschiedlich. Dabei gilt es zu beachten, möglichst viel des Wissens des austretenden Mitarbeitenden im Unternehmen zu halten, um Wissenslücken zu verhindern.
  • Der austretende Mitarbeitende sollte eine Anlaufstelle in der Personalabteilung haben, damit er Antworten auf Fragen im Zusammenhang mit dem Austritt bekommt, z.B. was beim Stellenwechsel mit dem Pensionskassenfreibetrag geschieht. Auch empfehlenswert ist ein ‚Exit Interview‘, ein strukturiertes Gespräch, in welchem vom Mitarbeitenden Feedback eingeholt wird. Ein solches Gespräch gibt Aufschluss über Austrittsgründe und kann Inputs liefern, wo im Unternehmen Verbesserungspotenzial im Bereich der Mitarbeiterzufriedenheit vorhanden ist.  
  • Der austretende Mitarbeitende sollte zudem über die Konsequenzen des Austritts informiert werden. Gerade was sekundäre Leistungen, wie Versicherungen, betrifft, geht oft vergessen, dass der Mitarbeitende selbstständig Vorkehrungen treffen muss, um Lücken zu verhindern.
  • Die Information der betroffenen Dritten sollte sorgfältig vorbereitet werden. Sowohl interne wie auch externe Kundinnen und Kunden des austretenden Mitarbeitenden sollten wissen, an wen sie sich in Zukunft wenden können. Denn auch wenn die Person wechselt, sollte das Unternehmen dafür sorgen, dass sorgfältig aufgebaute Kundenbeziehungen möglichst wenig unter einem Austritt leiden.
  • Der Austritt muss systemtechnisch vorbereitet werden und alle betroffenen Stellen müssen entsprechend informiert werden. Dies soll sicherstellen, dass die Lohnzahlung nach Austritt gestoppt wird und dass der Mitarbeitende keinen Zugriff auf firmeninterne Informationen oder Systeme mehr hat.
  • Bei ausländischen Mitarbeitenden müssen - je nach Kanton - die Behörden über das Vertragsende informiert werden, wenn die Arbeitsbewilligung an das Unternehmen gekoppelt ist.
  • Weiter gilt es zu klären, ob es seitens des Unternehmens noch ausstehende Leistungen, z.B. Spesen, vorhanden sind. Diese sollten vor Austritt abgerechnet und beglichen werden.
  • Gemäss Art. 330a OR hat jeder Mitarbeitende Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses muss in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten sorgfältig und unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben geschrieben werden. Denn es handelt sich dabei um eine rechtliche Urkunde und um eines der wichtigsten Dokumente für die zukünftige Arbeitssuche.
  • Die Kontaktdaten des Mitarbeitenden sollten vor Austritt verifiziert werden, damit er bei allfälligen Fragen auch später erreichbar ist.
  • Am letzten Arbeitstag gibt der austretende Mitarbeitende alle Gegenstände ab, die dem Unternehmen gehören – beispielsweise Computer, Telefon, Firmenwagen oder Zutrittsbadge etc.
  • Last but not least: Der Vorgesetzte sollte den Mitarbeitenden persönlich verabschieden und sich für den geleisteten Einsatz bedanken. Zudem ist ein Austritt auch für das Team eine Veränderung - sei es im Hinblick auf die Dynamik innerhalb des Teams, die Aufgabenaufteilung oder auch ganz persönlich das Bedauern über den Weggang der Kollegin/ des Kollegen. Häufig gibt es am letzten Arbeitstag einen gemeinsamen Team-Lunch oder einen Apéro, um den Mitarbeitenden gebührend zu verabschieden.

Zusammenfassend kann gesagt werden: Wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird, ist es für das Unternehmen entscheidend, auch in der Austrittsphase professionell aufzutreten. Der austretende Arbeitnehmer/ die Arbeitnehmerin sollte die Firma mit einem möglichst positiven Gefühl verlassen können, auch wenn das je nach Umstand nicht immer einfach ist. Ein klar definierter Austrittsprozess hilft dabei, Mitarbeitende professionell und würdig zu verabschieden. Dabei gilt es immer zu bedenken, dass austretende Mitarbeitende zukünftige Kunden, Partner oder erneut wieder Mitarbeitende werden könnten.

 

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Bibiana Bucher ist Organisationspsychologin und Juristin und arbeitet im Bereich Human Resources bei Hewlett-Packard Schweiz in Dübendorf. Sie betreut die Mitarbeitenden vom Vorstellungsgespräch bis zur allfälligen Kündigung und ist zuständig für das lokale Graduate-Programm.
 

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