HR-Debatte

Clean Desk Policies?

Willy Knüsel, Inhaber der gleichnamigen AG, plädiert für leere Schreibtische, während sich Ralf Metz, geschäftsführender Partner bei me & me, für das selbstbestimmte Arbeiten der Mitarbeitenden stark macht und sich gegen Schreibtischregeln ausspricht.

Willy Knüsel

Bei diesem Thema werden oft Äpfel mit Birnen verglichen. Nämlich kreatives Arbeiten mit effizientem Abarbeiten von Aufgaben. Und dabei wird oft behauptet, dass Ordnung und Struktur die Kreativität killen. Das mag sogar stimmen. Die Frage ist nur: Wie viel Kreativität erträgt normale Büroarbeit? Wenn ich Rechnungen an meine Kunden schreibe, benötige ich null Kreativität, jedoch Ordnung und Struktur, damit ich zügig vorankomme und am Ende alle Leistungen korrekt abgerechnet habe. Gerade jetzt schreibe ich diesen Artikel für HR Today. Ich wühle in alten Artikeln von mir und anderen Autoren und es herrscht ein ziemliches Chaos auf meiner Arbeitsfläche. Beim Lesen und Wühlen blitzen Ideen und Gedanken auf oder führen zu einem anderen Artikel im Internet. Ich habe eine Idee und verwerfe sie wieder.

Stellen Sie sich im Gegensatz dazu einen Herzchirurgen bei einer Operation vor: Jeder Griff muss sitzen, jedes Instrument sofort griffbereit und funktionstüchtig sein. Kreativität ist da fehl am Platz.  Wenn der Chirurg aber in seinem Studierzimmer neue Techniken austüftelt, kann es gut sein, dass Fachliteratur, Bücher, Studien und Pläne auf der Arbeitsfläche, auf dem Boden oder in Gestellen verstreut sind. Gehen wir zurück ins Büro: Wie viel Kreativität braucht eine Sachbearbeiterin, die Versicherungsdossiers bearbeitet, oder ein Projektleiter, der sicherstellt, dass das Bauprojekt ohne Verzug und gemäss den Bauplänen umgesetzt wird? Da sind Konzentrationsfähigkeit und Übersichtlichkeit erwünscht. Natürlich gibt es Jobs, die mehr Kreativität erfordern. Meist folgt aber auch dort die Umsetzung auf den kreativen Prozess. Ist die Umsetzung nicht strukturiert, zielorientiert und effizient, türmen sich Stapel mit unfertigen Aufgaben. Dabei geht die Übersicht verloren und es schleichen sich Stress und Überforderung ein. Da frage ich mich, wo da die Zeit für die kreative Arbeit bleibt, was gerade heute oft moniert wird.

Vor einigen Jahren besuchte ich einen bekannten Künstler in seinem Atelier und erwartete, ein «kreatives Chaos» anzutreffen. Doch was ich vorfand, erstaunte mich nicht schlecht. Alles war fein säuberlich aufgeräumt, jedes Ding hatte seinen Platz. Angesprochen auf seine Ordnung, meinte der Künstler: «Künstlerisch arbeiten heisst fokussieren und konzentrieren. Wie kann ich mich auf einen kreativen Prozess einlassen, wenn ich zuerst die Pinsel des gestrigen Tages reinigen oder eine bestimmte Farbe suchen muss, die dann noch verunreinigt ist?» Seine Haltung wird auch durch Studien gestützt: Personen, die an einem unordentlichen Arbeitstisch mit Dokumenten und Akten sassen, brauchten zehn Prozent mehr Zeit, um einen Intelligenztest am Computer zu absolvieren, als eine Gruppe, die an einem ordentlichen Arbeitstisch sass! Auch die Arbeitspsychologie sagt: Arbeitsstapel sind psychologischer Ballast, der uns daran hindert, effizient und effektiv zu sein!

 

Ralf Metz

Auf den ersten Blick haben Clean Desk Policies nichts mit dem Thema Zusammenarbeit, Potenzialentfaltung und nachhaltige Teamentwicklung zu tun. Auf den zweiten aber schon. Grundsätzlich sehe ich zwei verschiedene Arten von Clean Desk Policies: solche, die durch externe, regulatorische Anforderungen vorgegeben sind und den Umgang mit Kundeninformationen regeln, und andere, welche die internen Regelungen von Firmen betreffen: beispielsweise, wie ein Arbeitsplatz im Kundenbereich aussehen soll.

Zunehmend werden Clean Desk Policies aber auch zur Regelung von Desksharing eingesetzt. Was also spricht gegen eine Clean Desk Policy? Der Chef des Learning Campus von Adidas bringt es im Film «Augenhöhe» auf den Punkt: «Unternehmen suchen die besten Talente, um diese später wie kleine Kinder zu behandeln.» Denn genau das sind für mich Policies: Sie spiegeln das «Befehl-Kontroll-Denken».

Die Idee scheint verlockend: Mit minimalem Aufwand kann ich mit Befehlen Mitarbeitende anweisen, ihr Verhalten zu ändern und die Umsetzung zu kontrollieren. Verstösse werden geahndet. «One size fits all» ist nicht mehr zeitgemäss, denn wir Menschen sind unterschiedlich. Daher braucht es individuelle Lösungen, die diese Unterschiedlichkeit berücksichtigen. Und dies kann ein Unternehmen nicht ohne Einbezug seiner Mitarbeitenden erreichen. Denn woher sollen die Geschäftsführer wissen, was jeder einzelne Mitarbeitende braucht? Glauben wir wirklich, dass Menschen überall Regelungen benötigen? Oder wollen wir uns einfach nicht miteinander beschäftigen? Glauben wir, besser zu wissen, wie der Mitarbeitende effizienter und effektiver arbeitet? Was also würde passieren, wenn wir, anstatt alles regeln zu wollen, die Themen künftig gemeinsam angehen? 

Die Neurowissenschaft hat hier in den letzten Jahren sehr klare Ergebnisse geliefert: Werden Mitarbeitende miteinbezogen und können sie Themen mitgestalten, gewichten sie diese deutlich höher. Zudem erhöht sich auch das Zugehörigkeitsgefühl, das für jeden Menschen bedeutend ist. Aus Betroffenen Beteiligte zu machen, heisst es ja so schön. Aber können wir sicher sein, dass dies mit einer Policy funktioniert? Was wäre, wenn Unternehmen Fragestellungen wie etwa: «Wie können wir Raumkosten sparen?» an ihre Mitarbeitenden weitergäben? Welche Lösungen würden hieraus entstehen? Diese könnten in den einzelnen Bereichen eines Unternehmens durchaus deutlich unterschiedlich ausfallen. Sie wären jedoch damit an die jeweiligen Anforderungen der Organisation und der Mitarbeitenden angepasst.

Um ein solches Arbeitsmodell zu leben, braucht es jedoch eine Kultur, die stärker auf Vertrauen, Kommunikation und Anerkennung setzt. Natürlich können Firmen Clean Desk Policies auch dazu verwenden, um einen Kurs vorzugeben. Und damit die Mitarbeitenden auszusondern, die davon nichts halten.

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Text: Ralf Metz

Ralf Metz ist geschäftsführender Partner bei me & me talentsource. Gemeinsam mit seinem Partner Andreas Messerli bietet er Personalentwicklungs
coachings an, mit denen die Sozialkompetenz von Mitarbeitenden gefördert wird.

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Willy Knüsel ist Inhaber der Knüsel Training AG und coacht Einzelpersonen und Gruppen, damit diese ihre Zeit besser managen und ihre Arbeit im Büro effizienter organisieren.

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