Checkliste der Woche

Die Tücken einer Anstellung internationaler Mitarbeiter

Die HR-Managerin einer international tätigen Unternehmung suchte über Monate nach einem passenden Kandidaten für eine vakante Stelle. Im Ausland wird sie schliesslich fündig und stellt Mr. Mayer ein. Er zieht in die Schweiz, seine Familie rückt nach. Nach kurzer Zeit verlässt Mr. Mayer die Firma und reist mit seiner Familie zurück in seine Heimat. Was ist schief gelaufen?

Die konstruierte Geschichte ist leider viel zu häufig Realität: Firmen wenden für die Suche und Anstellung ausländischer Arbeitnehmer oftmals enorme Summen auf. Dass eine solche Anstellung deshalb besonderer Massnahmen zum Gelingen bedarf, liegt auf der Hand. Gerade bei internationalen Mitarbeitern spielt deshalb die soziale Ausprägung des HR-Prozesses unter Berücksichtigung der verschiedensten Kulturen, Lebens- und Arbeitsgewohnheiten sowie der Integration der mitreisenden Familie eine bedeutende Rolle.

Nebst der Einhaltung notwendiger Entsendungs-Richtlinien lohnt es sich, den Anstellungsprozess von einem erfahrenen Global Mobility Manager oder einer Relocation-Agentur durchleuchten zu lassen. Zudem soll die individuelle Anstellung eng begleitet und den sozialen Aspekten besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden, denn diese entscheiden oftmals über die erfolgreiche Integration des neuen Arbeitnehmers und seiner Familie.

Die nachfolgende, sicherlich nicht abschliessende Checkliste kann für HR-Manager als erster Leitfaden für die erfolgreiche Rekrutierung ausländischer Arbeitskräfte benutzt werden.

Auswahl des Kandidaten

Gemäss Schweizer Rechtsordnung müssen Firmen ihre Vakanzen wenn immer möglich mit Inländern besetzen. Erst durch den Nachweis fehlenden Fachpersonals auf dem hiesigen Arbeitsmarkt  darf ein ausländischer Mitarbeiter angestellt werden.

Orientierungs-Tour

Vor der Verhandlung der Anstellungsbedingungen sollte eine geführte Orientierungs-Tour organisiert werden. Die dafür nötige Investition kann verhindern, dass der Anstellungsprozess überhastet durchgeführt wird und ein Mitarbeiter kurz vor oder gleich nach Arbeitsbeginn das Land wieder verlässt. Eine erfolgreiche Orientierungs-Tour sensibilisiert den Arbeitnehmer auf zusätzliche Details, welche er in das Gesamtpaket der Anstellungsofferte miteinbezieht. Sie klärt über unbekannte Sitten und Gegebenheiten auf und bereitet den Mitarbeiter auf ein mögliches Leben in der Schweiz vor.

Temporäre Unterbringung

Ist der Mitarbeiter einmal angestellt, so wird er zu Beginn zumeist in einer temporären Wohnung leben, bis eine feste Lösung für ihn und allenfalls die nachziehende Familie gefunden werden kann. Gerade in dieser Phase (Probezeit) wird er weitere Eindrücke vom Leben und Arbeiten in der Schweiz gewinnen. Es ist deshalb wichtig, dass er sich in dieser Zeit wohl fühlt und einen kompetenten Ansprechpartner sowie bereits ein kleines Netzwerk zur Verfügung hat, welches ihm das Gefühl des Willkommenseins in der Schweiz vermittelt.

Möbeltransport

Die Transportprozedur ist ein eigenständiger Prozess, welcher von Spezialisten durchgeführt werden sollte. Firmen sprechen nicht selten ein Budget, welches dem Mitarbeiter dafür zur Verfügung steht. Die Organisation des Transports bleibt somit vielfach in der Verantwortung des Arbeitnehmers.

Rechtliches

Mit dem Zuzug in ein neues Land stellt sich der Arbeitnehmer vielen rechtlichen Herausforderungen. Es ist wichtig, dass er die Gesetze und Gebräuche in seinem Zielland kennenlernt und bei Gängen auf Ämter, beim Abschliessen von Versicherungen und Verträgen unabhängige Unterstützung erhält, welche ihn vor unliebsamen Stolpersteinen im Vertragswesen bewahrt und Sprachbarrieren überwindet. Mit einer professionellen Unterstützung kann sich der Mitarbeiter wesentlich befreiter auf die grossen Herausforderungen seiner neuen Stelle fokussieren.

Dokumente und Checklisten

Der Arbeitgeber sollte den effektiven Relocation-Prozess so früh als möglich in die Wege leiten, denn die Herausforderungen sind gross. Das frühzeitige Abgeben von Checklisten sowie die allfällige Kontaktaufnahme des lokalen Relocation-Partners mit dem Arbeitnehmer bringen Planungssicherheit. So fehlen zum Beispiel häufig wichtige Dokumente. Die frühzeitige und fachgerechte Beantragung von Aufenthaltsvisen, Führerausweisen, Geburts- und Eheurkunden, Arbeitsverträgen, etc. erleichtern dem neuen Mitarbeiter die ersten Tage nach seiner Ankunft erheblich, denn oftmals ist beispielsweise bereits die blosse Amtsanmeldung bei Nichtvorhandenseins gewisser Dokumente unmöglich, Mietverträge können nicht unterzeichnet, Bankkonti nicht eröffnet und Versicherungen nicht abgeschlossen werden.

Wohnungssuche und Integration der Familie

Die Wohnungssuche sowie das Auswählen internationaler Schulen gehört sicher zu den zeitaufwendigsten Angelegenheiten des Umzugs. Um diese Aufgabe effizient zu lösen, lohnt sich die Planung und Umsetzung durch Experten, welche das Zusammenspiel der einzelnen Aufgabengebiete perfekt beherrschen. Die Wohnungssuche sollte unbedingt begleitet stattfinden, denn oftmals zählt der Eindruck der Verwaltung bei der Besichtigung über den Zuschlag einer Wohnung, wobei eine schweizerdeutsche Kommunikation wertvoll sein kann.

Mietvertragsabschluss und Wohnungsübernahme

Wurde eine geeignete Wohnung gefunden und die eingereichte Bewerbung akzeptiert, gilt es vielerlei Details im Mietvertrag zu klären und zu verstehen. Eine begleitete Wohnungsübernahme und die Übersetzung der Verträge und Abnahmeprotokolle schützen die Interessen des Mieters, welcher mit den lokalen Gegebenheiten und Vorschriften nicht vertraut ist.

Fazit

Die Versetzung eines Mitarbeiters in ein neues Arbeits- und Wohnumfeld wie in unserem Beispiel der Familie Mayer birgt sowohl für das Unternehmen als auch für den einzelnen Arbeitnehmer und dessen Familie einige Hürden und Risiken. Deshalb zahlt sich die Investition in eine saubere Planung und Durchführung der Relocation in jedem Fall aus.

Die ausführliche Checkliste für Personalverantwortliche und Arbeitnehmer finden Sie unter folgendem Link: http://www.schmid-relocation.ch/index_htm_files/ChecklistRelocation.pdf

 

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Katharina Kägi führt die Firma Schmid Relocation GmbH (www.schmid-relocation.ch) und betreut mit ihrem Team die HR-Abteilungen internationaler Firmen sowie vor allem deren internationale Mitarbeiter bei der erfolgreichen Immigration in die Schweiz.

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