Checkliste

Mit Wertschätzung zum Sitzungserfolg

Ein klingelndes Telefon oder Teilnehmer, die fortwährend miteinander tuscheln: Ein No-Go an Sitzungen. Worauf Sie achten sollten, damit ein Meeting ein Erfolg wird, zeigt der Sitzungs-Knigge.

Wer kennt sie nicht: Sitzungen, die langfädig und kaum zielführend sind und von den Teilnehmenden als Profilierungsplattform benutzt werden. In der Folge verbreiten sich unter den Teilnehmenden solcher Meetings zuweilen Frustration, Langeweile und Aggressivität. Untersuchungen zeigen, dass Führungskräfte oft die Hälfte ihrer Arbeitszeit an Sitzungen verbringen. Vor lauter Besprechungen kommen sie oft gar nicht zum Arbeiten. Deshalb versuchen gerade Technologiekonzerne, den Meeting-Wahn mit moderner Technik einzuschränken. Microsoft etwa benutzt seine hauseigene Software zum Chat unter Mitarbeitenden und Konferenzen werden per Video abgehalten. Klassische Face-to-Face-Meetings gibt es aber nach wie vor – jedoch besteht ein grosses Optimierungspotential. 

Die organisatorischen Faktoren zur effizienten Sitzung sind hinlänglich bekannt und vielfach publiziert – wie etwa die sorgfältige Planung und Vorbereitung, die Klärung des Sitzungsziels, die optimale Teilnehmerzahl, der richtige Zeitpunkt des Meetings, das Verfassen eines Sofortprotokolls etc. Weniger bekannt ist, dass auch  sogenannt weiche Faktoren wesentlich zum Sitzungserfolg beitragen – etwa ein wertschätzender Umgang unter den Beteiligten. Die Berücksichtigung dieser weichen Faktoren hat oft eine grosse Wirkung und kostet nicht mehr Zeit. Der Sitzungs-Knigge gibt Impulse, wie ein wertschätzendes Verhalten zum Sitzungserfolg beitragen kann, und wie mit etwas Fingerspitzengefühl heikle Situationen gemeistert werden können.

Sitzungs-Knigge

Pünktlichkeit

Mit einem pünktlichen Start des Meetings signalisiert die Sitzungsleitung einen respektvollen Umgang mit der Zeit der Anwesenden. Teilnehmende drücken mit rechtzeitigem Erscheinen Interesse und Wertschätzung aus. Sollten Sie trotzdem zu spät eintreffen, belassen Sie es beim Erscheinen mit einer kurzen Entschuldigung und verzichten Sie auf die Angabe von Gründen, wie Zugverspätung, etc.

Vorbereitung

Gehen Sie als Teilnehmende vorbereitet an ein Meeting. So können Sie die neuen Fakten rascher einordnen und die eigenen Interessen besser vertreten.

Begrüssung und Vorstellung

Zum Sitzungsstart begrüsst der Gastgeber alle Teilnehmenden persönlich – mit Namen und Händedruck. Die eintretende Person grüsst die Anwesenden. Wenn möglich erfolgt dieses Ritual stehend. Es ist die Aufgabe des Gastgebers, die Anwesenden einander vorzustellen. Dabei gilt die in der Geschäftswelt übliche Höflichkeitsform, den Rangniedrigeren dem Ranghöheren bekanntzumachen.

Einstieg und Small Talk

Zur Einstimmung steigt die Sitzungsleitung mit einer Tagsaktualität ein und schafft anschliessend einen Bezug zum Sitzungsthema. Der Einstieg ist eine Gelegenheit, die Atmosphäre positiv zu beeinflussen und die Teilnehmenden zu gewinnen. Nutzen Sie die Gelegenheit vor Sitzungsbeginn zu informellen Gesprächen.

Sitzordnung und Platzierung

Klären Sie vor Beginn eines neuen Meetings die Sitzordnung, denn es wäre ungünstig, den Platz des Sitzungsleiters zu besetzen. Mit dem Einrichten am Platz signalisieren Sie, wieviel Raum sie gewohnt sind zu beanspruchen. Nehmen Sie mehr Platz ein als zugedacht, fallen Sie negativ auf. Aufgeklappte Notebooks oder Aktenkoffer können den Eindruck erwecken, dass Sie sich vom Meeting bzw. den andern Teilnehmenden distanzieren.

Austausch von Visitenkarten

Visitenkarten sind nützlich für die Netzwerkarbeit. Übergeben Sie die Karten mit der Hand und werfen Sie diese niemals über den Sitzungstisch zum Gegenüber. Nehmen Sie Karten mit Wertschätzung entgegen und werfen Sie noch einen Blick darauf. Es empfiehlt sich diese Karten während der Sitzung so vor sich zu platzieren, wie die Teilnehmer sitzen. So erinnern Sie sich bis zum Sitzungsende an deren Namen.

Aktives Zuhören

Interesse und Wertschätzung signalisieren Sie mit aktivem Zuhören sowohl gegenüber dem Referenten als auch den Beiträgen der andern Sitzungsteilnehmenden. Mit aktivem Zuhören wie Augenkontakt, Nicken und Fragen an die Sitzungsleitung zeigen Sie Interesse. Lassen Sie die andern Teilnehmenden ausreden und fallen Sie ihnen nicht ins Wort.

Körperhaltung

Mit einem leicht nach vorne gebeugten Oberkörper signalisieren Sie Interesse am Thema. Personen die sich zurücklehnen und die Arme hinter dem Kopf verschränken können als arrogant eingestuft werden. Nervosität kann sich im übrigen negativ auf das Publikum auswirken: etwa wenn Sie oft auf die Uhr schauen.

Störungen

Das Klingeln oder Bedienen des Handys während einer Sitzung ist störend und unhöflich. Es erweckt im übrigen den Eindruck, dass Sie wenig interessiert sind am Meetinggeschehen. Schalten Sie also Ihr Mobiltelefon vor der Sitzung aus oder zumindest auf stumm, falls Sie eine wichtige Mitteilung erwarten. Störend kann auch wirken, wenn Sie mit dem Sitznachbarn lange flüstern.

Echtheit

Seien Sie authentisch. Falls Sie als Sitzungsleitung keine Antwort auf eine Frage von Seiten der Teilnehmenden haben sollten, machen Sie klar, dass Sie sich dazu nicht äussern können.

Zeitplan und Motivation

Eine Sitzung muss in jedem Fall zum vereinbarten Zeitpunkt beendet werden. Deshalb ist es die Aufgabe der Sitzungsleitung, nicht nur den Zeitplan im Griff zu haben, sondern auch Monologe zu stoppen und ebenso, zurückhaltende Teilnehmende zum Sprechen zu motivieren.

Verabschieden und Bedanken

Mit einer ruhigen Verabschiedung und empathischen Worten hinterlassen Sie als Sitzungsleitung einen nachhaltigen Eindruck bei den übrigen Anwesenden. Bedanken Sie sich als Sitzungsleitung für die aktive Teilnahme der Teilnehmenden und ebenso beim Sekretariat, der Organisation und Protokollführung. Auch Sie als Teilnehmender sollten den Raum nicht ohne Verabschiedung verlassen.

Ein Versuch, diese Impulse zu berücksichtigen lohnt sich in jedem Falle. Sie können zu einer effektiven und angenehmen Sitzungskultur beitragen.

 

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Die Knigge-Beraterin Susanne Abplanalp ist Geschäftsführerin von «Knigge Today» und hat eine Ausbildung als Marketing-Fachfrau und einen Abschluss der Lehrgänge Leadership & Management sowie Erwachsenenbildung. Seit über 20 Jahren hat sie Erfahrung in verschiedenen Führungsfunktionen in Einkauf und Marketing von Schweizer und internationalen Produktions- und Dienstleistungsbetrieben.

www.kniggetoday.ch

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