Checkliste

Sieben häufige Fehler bei Changeprojekten

Unternehmen begehen beim Planen und Managen von Projekten, die auch ihre Kultur verändern (sollen), immer wieder dieselben Fehler – mit folgenschweren Konsequenzen. Einige Praxistipps, die Ihnen helfen, die Projektziele zu erreichen.

Fehler 1: Der angestrebte Change wird nicht sauber analysiert.

«Wir organisieren doch nur unsere Kundenbetreuung neu….». Oder: «Wir führen doch nur ein neues IT-System ein. Ansonsten bleibt alles beim Alten.» Solche Aussagen hört man oft von Managern und Unternehmern vor dem Start von Change-Projekten.

Das heisst: Ihnen ist nicht ausreichend bewusst, dass sich in der Struktur eines Unternehmens auch dessen Kultur widerspiegelt; ausserdem, dass sich beim Einführen neuer Technologien und Verfahren meist auch die Arbeitsinhalte und -beziehungen der Mitarbeiter ändern; zudem die Arbeitsabläufe. Entsprechend überrascht sind sie, wenn sich bei den Betroffenen Widerstand regt.

Tipp: Analysieren Sie vor Projektbeginn genau, welche Auswirkungen die geplanten Veränderungen auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter haben und welche Einstellungs- und Verhaltensveränderungen diese von ihnen erfordern.

Fehler 2: Die Notwendigkeit des Change und seine Ziele werden unzureichend kommuniziert.

«Wir müssen kundenorientierter werden», «effizienter arbeiten», «schneller auf Marktveränderungen reagieren» und dies, «weil der Wettbewerb härter geworden ist» oder «die Kundenanforderungen sich gewandelt haben». So werden branchenübergreifend fast alle Veränderungsprojekte begründet.

Entsprechend wenig überzeugend und motivierend sind aus Mitarbeitersicht diese Begründungen – speziell wenn mit denselben Argumenten schon frühere Change-Projekte legitimiert wurden. Die Folge: Die Mitarbeiter sind nur bedingt zu einer Einstellungs- und Verhaltensänderung bereit.

Tipp: Begründen Sie die Notwendigkeit der Veränderung möglichst plastisch und konkret. Verdeutlichen Sie den Mitarbeitern zudem, welchen Nutzen sie selbst von der geplanten Veränderung haben. Denn nur, wenn die Mitarbeiter die Veränderung auch als persönlichen Gewinn erfahren, identifizieren sie sich mit ihr.

Fehler 3: Das Projekt wird nachlässig geplant.

Oft stecken Unternehmen zu wenig Zeit und Energie in das Planen ihrer Change-Projekte. Zum Beispiel, weil die Verantwortlichen das Gefühl hatten: «Wir müssen endlich in die Gänge kommen.»

Die Folge: Vieles wurde bei der Projektplanung nicht be- und durchdacht. Deshalb sind zum Beispiel die Zuständigkeiten unklar und die Teilprojekte nicht aufeinander abgestimmt. Hieraus resultieren viele Doppel- und Nacharbeiten. Also explodieren die Kosten und Zeitpläne werden nicht eingehalten. 

Tipp: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Projektplanung.

Fehler 4: Die Mitarbeiter erfahren zu wenig Unterstützung.

Jeder Mitarbeiter entwickelt mit der Zeit Routinen, wie er gewisse Aufgaben angeht und bewältigt. Sie vermitteln ihm Sicherheit. Diese Routinen werden bei Change-Projekten oft obsolet. Das heisst: Die Verunsicherung des Mitarbeiters steigt und seine Leistung sinkt. Denn er bewegt sich sozusagen auf schwankendem Boden, bis er neue Routinen entwickelt hat. Entsprechend schnell fallen Mitarbeiter in dieser Übergangszeit in ihre gewohnten Verhaltensmuster zurück.

Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern immer wieder darüber, wie Sie sie dabei unterstützen können, das gewünschte Verhalten zu zeigen. Führen Sie diese Gespräche nicht zwischen Tür und Angel. Nehmen Sie sich Zeit.

Fehler 5: Konflikte werden unter den Tisch gekehrt.

Betreibt ein Unternehmen «Business as usual», läuft meist alles wie geschmiert. Anders ist es, wenn es einen Veränderungsprozess durchläuft. Dann ist stets Sand im Getriebe – zum Beispiel, weil Mitarbeitern die nötige Kompetenz fehlt. Oder weil Zuständigkeiten neu geregelt werden müssen. Entsprechend hoch ist das Konfliktpotenzial.

Deshalb sollte bei Change-Projekten im Betriebsalltag ausreichend Raum bestehen, um Konflikte anzusprechen und zu bearbeiten. Sonst erwachsen hieraus Widerstände.

Tipp: Suchen Sie immer wieder das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern darüber, wo es in der alltäglichen (Zusammen-)Arbeit noch hakt. Praktizieren Sie eine Politik der «offenen Tür» – seien Sie für Ihre Mitarbeiter ansprechbar.

Fehler 6: Zielabweichungen werden zu spät erkannt und korrigiert.

Analysiert man gescheiterte Projekte, dann zeigt sich meist: Viele Mitglieder der Organisation spürten früh, dass etwas schief läuft. Doch Konsequenzen wurden nicht gezogen. Ein häufiger Grund: Die Mitarbeiter haben Angst, dass sie, wenn sie auf «Probleme» hinweisen, als «Bedenkenträger» abgestempelt werden. Zudem werden in vielen Unternehmen die Projektpläne und Projektmanagement-Standards als «heilige Kühe» betrachtet, die man nicht schlachten darf.

Tipp: Pläne und definierte Standards sind nur Hilfsmittel. Überprüfen Sie diese deshalb regelmässig und ändern Sie sie bei Bedarf.

Fehler 7: Teilerfolge werden nicht gefeiert.

Neue Denk- und Verhaltensroutinen entwickeln Mitarbeiter nicht von heute auf morgen. Noch mehr Zeit vergeht, bis sich die Kultur eines Unternehmens erkennbar wandelt. Deshalb haben die Beteiligten zuweilen das Gefühl: «Wir kommen nicht voran.» Auch deshalb ist ein Projekt-Monitoring wichtig, damit auch kleine Fortschritte registriert und gewürdigt werden.

Tipp: Feiern Sie mit den Mitarbeitern das Erreichen von Meilensteinen auf dem Weg zum grossen Ziel. Denn nichts motiviert Mitarbeiter so sehr, mit ihrem Bemühen fortzufahren, wie die Erfahrung: Mein Engagement wird wahrgenommen, anerkannt und honoriert.

 

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Frank Linde ist Co-Geschäftsführer der im-prove coaching und training GmbH, Lingen (Ems), das Unternehmen sowie ihre Mitarbeiter bei Changeprojekten unterstützt und Change-Berater ausbildet. www.im-prove.de

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Michael Reichl ist Co-Geschäftsführer der im-prove coaching und training GmbH, Lingen (Ems), das Unternehmen sowie ihre Mitarbeiter bei Changeprojekten unterstützt und Change-Berater ausbildet. www.im-prove.de

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