Checkliste

Wo die Bürokratie wuchert

Die Bürokratie versteckt sich an vielen Orten. Oft wird sie lange nicht erkannt und für selbstverständlich hingenommen. Dabei bremst sie uns aus und verhindert, dass wir die Dinge tun, die wirklich wichtig sind. Darum: Finden Sie die Bürokratie und machen Sie ihr den Garaus. 

In unserer komplexen Zeit wächst der Wunsch nach Einfachheit und Übersichtlichkeit. Immer mehr Führungskräfte und HR Professionals leiden im Arbeitsalltag unter komplizierten Systemen und überregulierten Managementmethoden. Mit der zunehmenden staatlichen Regulierung und der internen Standardisierung, Prozessoptimierung und «Industrialisierung» der HR-Arbeit wächst der Eindruck, HR sei an vorderster Front daran beteiligt, dass die teure Bürokratie fernab von der Kundenfront ausufert. Die folgende Auflistung zeigt, wo überall die Bürokratie wuchert. Sie soll einerseits ernsthaft aber teilweise auch mit einem Schuss Ironie zum Nachdenken anregen, damit alles wieder etwas einfacher und unbürokratischer wird.

  • wenn Sie identische Daten in mehr als einem IT-System manuell erfassen müssen
  • wenn Menschen Ihre Tagesziele auf Checklisten suchen müssen
  • wenn es so viele Aktenschränke braucht, dass es keinen Platz mehr hat für einen Besprechungstisch 
  • wenn Menschen im selben Büroraum den gemeinsamen Lunch via eMail vereinbaren
  • wenn Mitarbeitergespräche nur noch „gemacht“ werden, damit ein Formular ausgefüllt und visiert werden kann
  • wenn die Organisation sich vor lauter Papierkrieg und Formularen vor allem mit sich selber anstatt mit den Kunden beschäftigt
  • wenn vor lauter Reglementen, Weisungen und Vorschriften der Kosten- und Zeitaufwand für deren Verwaltung den ursprünglich beabsichtigten Nutzen übersteigt
  • wenn Sie Formulare im Umlauf haben, die nicht der direkten (!) Vereinfachung (!) einer Sache dienen
  • wenn das Befolgen oder Missachten von Checklisten lohnrelevant wird
  • wenn Prozesse und Formen die qualitative Zielerreichung dominieren und übersteuern
  • wenn zielführender Pragmatismus in einem Unternehmen nicht mehr erwünscht ist
  • wenn Tempo und Flexibilität innerhalb des Unternehmens zu Fremdwörtern geworden sind
  • wenn die Mitarbeitenden nur noch «funktionieren» anstatt zu pro-aktiv zu agieren
  • wenn das Abhacken von Checklisten mehr Zeit als die Erledigung der darauf aufgeführten  Aufgaben in Anspruch nimmt
  • wenn die Antwort an die Bewerber von zwei oder drei Instanzen abgesegnet werden muss
  • wenn die Mitarbeitenden nur noch die Namen der Formulare kennen, nicht aber die Namen ihrer Ansprechpersonen im HR
  • wenn die Erklärung des Salär- und Bonussystems nicht auf max. zwei A4-Seiten Platz hat
  • wenn HR quartalsweise die Kundenzufriedenheit misst statt die Kunden einfach erstklassig zu bedienen
  • wenn Sie mehr als 1 Stunde pro Tag administrieren
  • wenn mehr als ein Viertel Ihres Arbeitsplatzes mit Papier bedeckt ist
  • wenn kein Mensch versteht, wozu die produzierten Reportings in der Konzernzentrale benötigt werden
  • wenn Compliance wichtiger wird als Commitment
  • wenn es bei Ihnen einen CEC (Chief Executive Checklists) gibt
  • wenn der Gebrauch von Checklisten das Gehirn ausschaltet
  • wenn mehr als zwei Stellen ihren Segen zu bereits budgetierten Vorhaben geben müssen
  • wenn es die Zustimmung von Leuten braucht, die man gar nicht kennt 
  • wenn der Sinn eines Formulars jedes Mal neu erklärt werden muss 
  • wenn der Konzern andere Formulare und Formate verwendet als die Divisionen/Länder
     

Zusammengetragen von Armin Haas vom hr4hr-Netzwerk, welches von selbständigen Unternehmer/innen im HR-Bereich getragen wird. Die hr4hr-Netzwerkpartner bieten Dienstleistungen im operativen, konzeptionellen und strategischem Personalmanagement an. Aus der HR-Praxis für die HR-Praxis. www.hr4hr.ch

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Armin Haas hat 25 Jahre Führungserfahrung im operativen und strategischen Personalbereich. Er arbeitet heute als HR-Experte und Berater für People Management, HR-Strategie und Leadership. Er ist Netzwerkpartner von hr4hr und woche53-Coach.

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