Conseils pratiques

Les enjeux de la transmission des savoirs dans l’entreprise

Pour ne pas subir les départs à la retraite et un taux de rotation, la mise en place d’une «équipe de transmission» du savoir permet d’observer le passé et de prendre le meilleur de l’existant pour en faire l’excellence actuelle grâce à de nouvelles compétences.

Toutes les entreprises sont confrontées aux mouvements cycliques des ressources humaines. Les départs naturels, à la retraite, font partie de la vie d’une entreprise, et le travail des managers RH est d’anticiper et d’accompagner ces mouvements en assurant la transmission intergénérationnelle. Le succès de la transmission du savoir en entreprise dépend de l’organisation et de la compréhension des bénéfices partagés par les différents acteurs. Une démarche à mettre en place en amont de tous les processus afin d’obtenir un accompagnement engagé, profitable et pérenne. Dans un environnement économique concurrentiel, cet accompagnement est inévitable pour que l’entreprise puisse pérenniser et améliorer son niveau de performance et de compétitivité. 

1. Identifier les acteurs, lister leurs compétences, savoirs et expertises

L’acquisition du savoir et des compétences métier au fil des années, est pour une entreprise la force de son expertise. Les départs en retraite sont souvent des facteurs anxiogènes pour les employeurs mais aussi pour les collaborateurs qui souhaitent par-dessus tout ne pas abandonner l’activité qu’ils ont maintenue et qui les a fait progresser tout au long de leur carrière.

Identifier les compétences, l’expertise et les talents permet de valoriser des personnes qui partent en leur donnant la mission de former les nouvelles recrues en léguant un héritage qui leur est cher et en limitant le phénomène de désinvestissement en assurant la reconnaissance par la valorisation de l’expertise.

Les structures évoluent, les équipes se modifient et parfois le poste que la personne quitte n’est pas remplacé à l’identique. Le métier peut se retrouver partagé entre plusieurs collaborateurs. La transmission du savoir doit aussi se faire, et s’accompagner. Par exemple, la création de fiches techniques métiers permettant de valider l’expertise; créer une source de savoir et standardiser les modes de fonctionnement pour les personnes qui prendront en charge le travail supplémentaire.

Le transfert des compétences est un processus qui s’inscrit dans la pérennisation de la qualité de chaque métier. Un processus clair, identifié et mis en place donne un cadre rassurant dans lequel chacun des acteurs peut s’inscrire dans la durée.

2. Les facteurs du succès: hiérarchisation, évaluation des besoins et recrutements

La hiérarchisation des activités et des compétences est une étape indispensable pour évaluer le temps dont le binôme aura besoin pour une transmission fluide et optimale. L’évaluation
des besoins est un facteur de succès dans la relation intergénérationnelle et le remplacement des ressources doit s’inscrire dans le processus complet.

Nous pouvons observer depuis plusieurs années une évolution dans les processus de recrutement. Au-delà des compétences techniques, et du savoir-faire, qui restent indispensables, le savoir-être (softskills) est devenu une composante importante dans les entretiens.

Connaître les métiers et les managers pour qui nous recrutons, nous permet de mettre les profils en adéquation avec la ligne de leadership, et créer des équipes qui fonctionnent mieux. Dans le cadre de la transmission du savoir, nous nous devons d’accompagner le changement en choisissant des candidats à même de comprendre l’environnement dans lequel ils vont travailler. Ils devront adopter les codes et construire une relation de confiance afin d’apprendre des personnes expérimentées.

3. Traduction en capital temps, fixation des objectifs et mise en place du calendrier d’apprentissage/transmission

Un métier ne s’acquiert pas en théorie, mais dans la pratique au quotidien. La traduction de chaque compétence/expertise en capital temps permettra d’engendrer la fixation du calendrier d’apprentissage.

Le temps pour mettre à niveau le lien entre compétence et connaissance est variable en fonction des métiers et des tâches connexes. Ainsi le découpage d’un métier se déclinera en objectifs clairs et motivants, accompagnant la progression et assurant la validation des acquis sur la durée. Les contrats d’objectifs des participants seront intimement liés donnant de l’autonomie, de la flexibilité et un suivi managérial facilité.

4. Vérification des acquis et création d’une synergie de bénéfices partagés

Le calendrier d’apprentissage est une ligne directrice pour assurer le succès de la transmission. La mise en place d’outils de suivi permet de mettre en avant les difficultés rencontrées, la mise en place de pistes d’amélioration, de valider les acquis et faire émerger de nouvelles pratiques en tenant compte des idées de chacun.

La transmission ainsi organisée et planifiée ne se résume pas à un échange des anciens vers les plus jeunes. Il s’agit d’un enrichissement réciproque qui permet d’élargir la vision interne en apportant des pratiques nouvelles qui permettent à l’entreprise de faire face à la concurrence de manière plus efficace. De plus elle permet le renforcement des capacités coopératives et la mise en place de la cohésion des équipes.

Une «équipe de transmission» du savoir qui réussit est capable d’observer le passé, de prendre le meilleur de l’existant pour en faire l’excellence actuelle grâce à de nouvelles compétences, des connaissances dans les nouvelles technologies et rester force de proposition.

Il est donc de l’intérêt de l’entreprise de cadrer la complémentarité des savoirs détenus par les différents groupes d’âges qui cohabitent dans l’entreprise, dans une perspective de pérennisation de l’expertise et afin de permettre l’innovation grâce à l’accroissement des compétences individuelles et collectives.

Il faut sensibiliser les dirigeants, les managers et les collaborateurs aux enjeux de la préparation des départs en retraite, des bénéfices à partager et de l’importance d’apprendre de chacun pour que le processus prenne tout son sens et mène à un résultat positif.

De la diversité des profils et des générations peut naître une force de travail dynamique et créative. Les efforts de transferts les plus réussis impliquent tous les membres de l’entreprise. Afin de créer de la cohésion et une voie à double sens, les dirigeants doivent valoriser le transfert de connaissance de manière stratégique et ciblée. Ainsi, en créant le mouvement et en appliquant les principes dans leur communication, cela offrira aux entreprises d’importantes possibilités et permettra à chaque collaborateur de trouver sa place dans un environnement stimulant.

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Karen Azoulay est la responsable des  Ressources Humaines chez ERI Bancaire à Genève.

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