Checkliste

Remote-Workforce-Management: Sind Sie bereit?

Sechs Tipps, um dezentrales Arbeiten mit Mitarbeitenden im Homeoffice oder Aussendienst zu erleichtern.

Unternehmen auf der ganzen Welt stehen aufgrund der Massnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie vor grossen Herausforderungen. Wenn Mitarbeitende gezwungen sind von zu Hause aus zu arbeiten, müssen Organisationen herausfinden, wie sie im digitalen Modus voll funktionsfähig bleiben können. Das gilt aber nicht nur für die aktuelle Krise, sondern auch für Firmen, die im Zuge der Digitalisierung und in Zeiten mobiler Workforces immer mehr auf dezentrales Arbeiten umstellen.

Die DACH-Region lag beim Thema Remote-Arbeit und Homeoffice im europäischen Vergleich bisher gerade einmal im Mittelfeld. Laut Statistik arbeiten in der Schweiz 28 Prozent der Erwerbstätigen für gewöhnlich oder manchmal daheim. In Deutschland lediglich rund 11 Prozent, in Österreich sind es 22 Prozent. In den Niederlanden und Norwegen sind es hingegen bereits knapp 40.

Laut einer Untersuchung der ETH Zürich bieten 69,7 Prozent der befragten Schweizer Unternehmen gar kein mobiles Arbeiten an und nur 48,2 Prozent erlauben das Arbeiten von zu Hause aus.

Durch die aktuellen «Social Distancing»-Massnahmen im Kampf gegen Covid-19, stiegen die Zahlen der Homeoffice-Nutzer jedoch rapide an. Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom arbeitet zurzeit jeder Zweite ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice. Während viele Firmen durch die fortschreitende Digitalisierung und neue Arbeitsmodelle bereits die Grundlagen für digitales Remote-Arbeiten geschaffen haben, ist dies für andere Unternehmen eine völlig neue Situation. Es gibt Mitarbeitende, die in diesen Wochen ihren ersten Homeoffice-Tag erleben. Vor allem für Unternehmen und Verantwortliche, die ihre Teams und Mitarbeitenden urplötzlich auf einen völlig neuen Arbeitsmodus umstellen müssen, ist es wichtig, folgende Punkte zu beachten.

1. Transparenz und regelmässige Kommunikation

Wenn Mitarbeitende in einer Krise isoliert sind, dauert es meist nicht lange, bis diese sich Sorgen um ihre persönliche Sicherheit, die Arbeitsplatzsicherheit oder es verbreiten sich Gerüchte unter Kollegen. Wenn Sie Ihre Belegschaft aus Sicherheitsgründen unter Quarantäne gestellt haben, aber auch in jeder anderen Krisensituation, sollten Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens sowie dessen Pläne zur Bewältigung der Krise klar kommunizieren. Selbst wenn es noch keine endgültige Strategie gibt, sollten Sie kommunizieren, dass das Management daran arbeitet und wie die ersten Schritte aussehen (könnten).

Geben Sie zudem Empfehlungen von Behörden und die Gründe für Ihre Entscheidung weiter. Informieren Sie Ihre Angestellten was Sie tun, um das Unternehmen in Bewegung zu halten, und wie Mitarbeitende durch ihr Engagement sowie Schutzmassnahmen für ihre persönliche Sicherheit zum Erfolg dieser Bemühungen beitragen können. Aktualisieren Sie diese Informationen regelmässig und informieren Sie die Mitarbeitenden, sobald es Änderungen gibt.

2. Persönlicher Kontakt – auch aus der Ferne

Der Aufbau einer erfolgreichen täglichen Kommunikation mit einer dezentralisiert arbeitenden Belegschaft ist unerlässlich. Das gilt nicht nur für Krisen-Szenarien, sondern auch dann, wenn Ihr Team hauptsächlich aus Aussenmitarbeitenden besteht, die selten ins Büro kommen.

E-Mail-Verkehr allein reicht meist nicht aus. Verwenden Sie Kommunikationskanäle wie Arbeits-Chat-Plattformen, die lockerer und persönlicher sind und eine bessere Verbindung zwischen den Mitarbeitern fördern. Planen Sie ausserdem regelmässige persönliche Treffen Ihrer Teams per Videokonferenz. Die Interaktion und das wechselseitige Engagement tragen dazu bei, dass sich Remote-Mitarbeitende einbezogen und verantwortlich fühlen.

Beachten Sie dabei, dass jeder Mitarbeitende andere Bedürfnisse hat. Bieten Sie deshalb entsprechende Einzelgesprächsmöglichkeiten an, sei es über die Personalabteilung oder per Videokonferenz mit einem Berater.

3. Grenzen beachten

Es ist wichtig, dass sich die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit nicht komplett auflösen, nur weil die Mitarbeitenden nicht in einem geregelten Bürobetrieb tätig sind. Nehmen Sie während der normalen Arbeitszeit Kontakt auf, erwarten Sie keine Antworten spät in der Nacht. Denken Sie andererseits daran, dass Angestellte mit Kindern möglicherweise auch mit Schulschliessungen konfrontiert sind und niemanden haben, der sich um die Kinder kümmert. Berücksichtigen Sie also nach Möglichkeit die individuellen Umstände.

Diese Regeln gelten im Übrigen auch für die Mitarbeitenden. Ermutigen Sie diese, auch im Homeoffice strukturiert zu arbeiten und Pausen sowie Arbeitszeiten einzuhalten. Zwar ist flexibles Arbeiten einer der Vorteile neuer Arbeitsmodelle, doch zahlreiche Studien zeigen, dass Struktur und eine gewisse Trennung von Arbeit und Freizeit sehr wichtig sind, um produktiv arbeiten zu können¹.

4. Der Blick über den Tellerrand

Viele Unternehmen, insbesondere wenn sie von physischen Lieferketten oder dem persönlichen Kundenkontakt abhängen, sind aktuell grossen Geschäftsrisiken ausgesetzt. Es gibt aber auch schon positive Beispiele von Firmen, die ihre Geschäftsmodelle umstellen und Produkte sowie Dienstleistungen über neue Wege anbieten. So haben einige deutsche Textilunternehmen ihre Fabriken spontan auf die Produktion von Gesichtsmasken umgestellt – nicht nur um zu helfen, sondern auch um Kurzarbeit und Entlassungen zu verhindern.

Auch im Bereich Kundenberatung und Dienstleistung finden Organisationen neue Wege. Finanz- oder Versicherungsberater steigen beispielsweise auf Videokonferenzen um, denn gerade jetzt suchen viele Kunden nach Ratschlägen, wie sie mit Verdienstausfällen umgehen können. IT-Anbieter arbeiten auf Hochtouren, um Kunden mit Cloud-Infrastrukturen für dezentrales Arbeiten auszurüsten. Selbst Fitnessstudios bieten Online-Kurse an.

Sprechen Sie mit Ihren Kunden und überlegen Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitenden, wie Sie weiterhin einen Mehrwert und Unterstützung anbieten können.

5. Mitarbeiterentwicklung als Chance in der Krise

Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung sind in Krisenzeiten wichtiger denn je. Konkret wird dies sichtbar, wenn beispielsweise neue Technologien eingesetzt werden, um die Arbeitsleistung aufrecht zu erhalten. Zwar gibt es viele Mitarbeitenden, die bereits mit Tools für Remote-Arbeit vertraut sind, aber es gibt auch Firmen, bei denen Homeoffice und die entsprechende technische Ausstattung bisher die Ausnahme waren.

Egal, ob es sich um die aktuelle Ausnahmesituation durch Covid-19 oder um eine andere Umstellung der Geschäftsprozesse handelt: was sich zunächst als eine Herausforderung präsentiert, bei der man sich auf neue Tools und Prozesse einlassen muss, kann sich auch als Chance zur persönlichen sowie unternehmerischen Weiterentwicklung erweisen.

Digitale HR-, HCM- und Lernplattformen ermöglichen das Lernen vom Homeoffice oder jedem anderen Ort aus. Zudem zeigen sie, bei welchen Mitarbeitenden sich eine Weiterbildung oder Umschulung anbietet, falls durch die Krisensituation oder eine generelle Umstellung im Unternehmen gewisse Aufgaben bzw. Rollen wegfallen und an anderer Stelle neue Jobs entstehen. In einigen Fällen ist das Erwerben neuer Qualifikationen also sogar notwendig. Ferner fühlen sich Mitarbeitende inspiriert und unterstützt, wenn sie dazu ermutigt werden, sich von zu Hause aus neue Fähigkeiten anzueignen.

6. Mitarbeitermotivation über Digitale Tools

Digitale Tools eignen sich auch sehr gut, um das Gemeinschaftsgefühl beim Remote-Arbeiten aufrecht zu erhalten. Besonders in Krisen ist dies von entscheidender Bedeutung, um ein Gefühl der Isolation auszugleichen. Moderne HR- und HCM-Lösungen bieten zahlreiche Möglichkeiten, um den Mitarbeitenden digitale Belohnungen für besonderen Einsatz, herausragende Leistungen oder das Erwerben neuer Qualifikationen zukommen zu lassen und diese auch im Team sichtbar zu machen.

Auch digitale Geburtstagskarten, das Anstossen auf Erfolge im Video-Team-Meeting oder teaminterne Wettbewerbe eignen sich für die Motivation einer digitalen Remote-Workforce-Community.

Fazit

Die Umstellung auf ein Remote-Arbeitsmodell ist eine grosse Herausforderung, insbesondere für Unternehmen, die normalerweise nicht auf diese Weise arbeiten. Nicht nur moderne technische Tools, sondern auch die richtigen Führungsqualitäten, die Unterstützung und Empathie signalisieren, sind entscheidend, damit Unternehmen funktionsfähig bleiben und diese Herausforderungen bewältigen können.

Quellen:

¹ https://science.orf.at/v2/stories/2884143/https://www.charityjob.co.uk/careeradvice/keep-work-and-home-life-separate/

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Doris Niederwieser

Doris Pearce-Niederwieser ist Customer Sales Director DACH bei SumTotal. Die gebürtige Österreicherin hat einen Master-Abschluss in Organisationspsychologie und verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im Markt für Lösungen zur Unterstützung von HR- und Human Capital Management (HCM) sowie Corporate Learning.

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