HR-Knigge

Der erste Eindruck: So punktet Ihr Unternehmen

Der Wunschkandidat soll Ihr Unternehmen lieben. Wie er Ihre Firmenkultur erlebt, können Sie allein aber nur bedingt beeinflussen. Der Auftritt Ihrer Kolleginnen und Kollegen entscheidet mit.

Ihr Wunschkandidat kommt auf ein Gespräch vorbei. Sie wollen sich und Ihr Unternehmen von der besten Seite zeigen.

Aber nicht nur die Firmenbeschriftung, die Inneneinrichtung und der Mitarbeiter am Empfang beeinflussen den ersten Eindruck. Der Auftritt und die Umgangsformen Aller tragen dazu bei.

Begeben Sie sich auf einen Rundgang durch ihr Unternehmen und stellen Sie die folgenden Punkte auf den Prüfstand:

1. Besucher sind Gäste

Fühle ich mich als Gast willkommen? Nimmt die Empfangsdame Augenkontakt mit mir auf? Werde ich freundlich begrüsst? Oder ist der Mitarbeiter am Empfang in ein nicht allzu sachlich klingendes Telefongespräch verwickelt, das ich lieber nicht mitbekommen würde?

Wie verhalten sich meine Kolleginnen und Kollegen? Begrüssen Sie Gäste und Kandidatinnen? Oder laufen sie mit den Augen auf dem Handy-Display durch den Gang?

2. Kleider machen Leute

Wie sind meine Kolleginnen und Kollegen angezogen? Auch der IT-Projekt-Mitarbeiter, der sich gerade in der Empfangshalle befindet, repräsentiert das Unternehmen. Mitarbeiter in Hausschuhen oder ungepflegten Haaren machen keinen guten Eindruck.

3. Wissen ist Macht

Wie gut sind meine Kolleginnen und Kollegen informiert? Sind ihnen die Namen der Geschäftsleitungsmitglieder, die Öffnungszeiten des Empfangs oder neue wichtige Projekte geläufig? Oder zucken Sie nur mit den Schultern, wenn ich sie frage, in welchem Gebäude der Empfang ist? Wenn ein Kandidat auf dem Parkplatz oder ausserhalb der regulären Öffnungszeiten eine Information benötigt, ist er auf gut informierte und hilfsbereite Leute angewiesen. Ärgerlich, wenn er in ein Nebengebäude oder zu einer anderen Abteilung geschickt wird und unverschuldet zu spät zu seinem Vorstellungsgespräch eintrifft.

4. Diskretion ist Pflicht

Wie unterhalten sich meine Kolleginnen und Kollegen untereinander? Wenn die Kandidatin ihren Mantel abgelegt hat und sich zwischen Sitzungszimmer, Toilette und Kaffeeautomat bewegt, wird sie nicht mehr unbedingt als Besucherin wahrgenommen.

Es kommt gar nicht gut an, wenn Mitarbeitende etwa über die Organisation oder über Personen lästern – oder sich lautstartk über ein vertrauliches Projekt unterhalten. Die logische Schlussfolgerung für mich als Gast ist in diesem Fall, dass sie nach meinem Besuch auch über mich herziehen werden.

5. Freundlichkeit gewinnt

Angenommen, ich bin ausserhalb der regulären Öffnungszeiten am Empfang: Helfen mir zufällig anwesende Mitarbeitende weiter? Oder ignorieren sie mich? Unterstützen Sie mich bei der Suche nach Frau Soundso? Oder zucken sie mit den Schultern und gehen weiter?

Oftmals werden nicht alle Besucher mit der gleichen Wertschätzung behandelt. Aber auch Lieferantinnen und Vertreter sind potentielle Kunden oder Bewerber. Es gilt, allen Menschen offen und freundlich zu begegnen. Mit dieser Haltung liegen Sie und Ihre Leute nie falsch.

HR-Knigge

Bei Bewerbern einen Top-Eindruck hinterlassen. Verständlich und positiv kommunizieren. Kandidaten beim Lunch kennenlernen. Unsere Serie «HR-Knigge» beleuchtet in sechs Folgen Themen, die für HR-Verantwortliche und Führungspersonen von Bedeutung sind.

6. Teamgeist überzeugt

Wie gehen meine Kolleginnen und Kollegen miteinander um? Ist zu spüren, dass sie sich untereinander mit Wertschätzung begegnen? Oder nehme ich ein eher gleichgültiges Klima wahr? Lachen meine Kollegen miteinander, sind sie offen und positiv? Oder sitzt auch im Kaffeeraum jeder für sich allein?

Es sind auch die vielen kurzen Begegnungen und Eindrücke, die mitentscheiden, ob sich der Kandidat bei Ihnen wohl fühlt. Dabei spielt es eine wichtige Rolle, wie die Leute gegenseitig miteinander umgehen.

7. Begeisterung ist ansteckend

Was strahlen meine Kolleginnen und Kollegen aus? Ist die Programmiererin mit Begeisterung bei der Sache? Oder wirkt sie abgelöscht und gelangweilt? Nicht zuletzt wirkt sich auch das Engagement und die Freude an der Arbeit, die jeder Einzelne ausstrahlt, positiv aus.

In Kürze:

  • Mitarbeitende grüssen Gäste – zumindest mit einem Lächeln und Nicken.
  • Alle Mitarbeitenden tragen gepflegte Kleidung, auch wenn Sie keine Kunden erwarten.
  • Mitarbeitende wissen über das Unternehmen und wichtige Projekte Bescheid.
  • Mitarbeitende verhalten sich auch in einem vertraulichen Umfeld diskret.
  • Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft gegenüber allen Besuchern ist selbstverständlich.
  • Mitarbeitende pflegen untereinander ein positives Verhältnis.
  • Die einzelnen Mitarbeitenden begeistern sich für Ihren Job.

Buchtipp

Wie kann ich überzeugend auftreten und mit Wertschätzung bei Kunden und im Team erfolgreich sein? Im «Office-Knigge» finden Sie dazu über 150 Praxistipps, Formulierungsbeispiele und persönliche Anekdoten der Autorin.

Susanne Abplanalp: Der Office-Knigge. Souverän mit Kunden und im Team. Verlag SKV oder im Buchhandel ISBN 978-3-286-50215-4, CHF 32.00

 

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Susanne Abplanalp ist Trainerin für Business Knigge, Dozentin und Buchautorin. Ihr umfassendes Wissen und ihre Leidenschaft für Auftrittskompetenz vermittelt die Business-Knigge-Expertin an Seminaren für Firmen und an Weiterbildungsinstituten. www.kniggetoday.ch

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