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HR-Systeme
Adieu, Portier
Hatte früher meist ein Pförtner ein Auge auf das Kommen und Gehen in Gebäudekomplexen, ist es heute vielerorts ein elektronisches Zutrittsmanagementsystem. Es weiss über jede Bewegung an den Türen Bescheid und ist via durchgängige Prozesse mit einer Verwaltungssoftware gekoppelt. In der Verwaltung der Stadt Zug muss nicht nur die Gebäudesicherheit an mehreren Standorte gemanaged werden, sondern alles muss auch mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden vereinbar sein, etwa hinsichtlich flexibler Arbeitszeiten. Eine Herausforderung an das Zeit- und Zutrittsmanagementsystem der Behörde.
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Der Zytturm: das Wahrzeichen von Zug.
Die Stadt Zug ist ein lebendiges, urbanes Zentrum mit hoher Lebensqualität für die rund 26000 Einwohner. Sie schafft für 13000 Unternehmen wirtschaftliche Rahmenbedingungen und somit eine breite Palette wertschöpfender Arbeitsplätze. Die Stadtverwaltung ist ein wichtiges Dienstleistungszentrum der Region, das öffentliche Aufgaben effizient und bürgernah erbringt. Ende des Jahres 2007 standen 665 hauptamtliche und teilzeitbeschäftigte Mitarbeiter im Dienste der Stadt Zug. Rund die Hälfte davon ist Verwaltungspersonal.
In der Stadtverwaltung mit ihren diversen Departementen fallen stark unterschiedliche Tätigkeiten an. In der Stadtkanzlei oder dem Zivilstandsamt werden kaufmännische Büroarbeiten am PC-Arbeitsplatz erledigt, von der Feuerwehr werden Notfalleinsätze erbracht, in der Einwohnerkontrolle fallen Schaltertätigkeiten an, der Werkhof erbringt Strassenunterhaltsarbeiten, um nur einige Beispiele zu nennen. Diese völlig verschiedenen Arbeitsprofile stellen hohe Anforderungen, deshalb entschloss sich die Stadtverwaltung, eine dynamische Lösung für ein integriertes Zeiterfassungs-, Rapport- und Zutrittsmanagement einzuführen. Es gewährleistet die Durchgängigkeit aller Zeitmanagementprozesse über die verschiedenen Departemente hinweg und sichert den Zugang zu den Verwaltungsgebäuden zuverlässig. Zusätzliche Flexibilität fordern die vielen Standorte. Die Stadtverwaltung ist über verschiedenste Gebäude auf die ganze Stadt verteilt, die alle in die Lösung eingebunden sein müssen.
Modernes Zutrittsmanagement
Die integrierte Lösung deckt jetzt alle Bedürfnisse der Stadt Zug betreffend Zeitwirtschaft und Zeitmanagement ab. Eine präzise Personal- und Zeitplanung wird mit einem effizienten und einfachen System für Zeit- und Absenzenmanagement bewirtschaftet. Die geleisteten Arbeitseinsätze und Ressourcen auf Projekte und Aufträge werden mit einer Software für Leistungserfassung und Projektcontrolling verwaltet. Unterstützung bei der Planung und Koordination der komplexen Anforderungen an die Arbeitseinsätze kommt von einem System zur Personaleinsatzplanung. Und der Zugang zu den Verwaltungsgebäuden ist mit einer Lösung für das Zutrittsmanagement gesichert.
Ein modernes Zutrittsmanagement muss heute den unterschiedlichsten Ansprüchen genügen. Denn mit der zunehmenden Bedeutung der Gebäudesicherheit wird auch ein hohes Mass an Kontrolle über den Zutritt zu den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens verlangt. Als Türöffner dient ein Badge, der auch zur Zeiterfassung am Terminal und für Zahlungen an Verpflegungsautomaten, im Personalrestaurant oder zur Öffnung des persönlichen Schliessfachs usw. genutzt wird – ein wertvoller Zusatznutzen. Die Bewegungen beim Eintreten und Verlassen der Gebäude werden auf dem Badge und im Zutrittsmanagementsystem gespeichert.
Für Bereiche mit hohem Schutzbedarf bietet die Online-Anbindung des Systems eine ständige Türzustandüberwachung in Echtzeit sowie eine Fernsperrung und -freigabe der Türen. Türen, bei welchen keine Echtzeitüberwachung nötig oder möglich ist, sind in den Verwaltungsgebäuden der Stadt Zug dennoch ins System integriert – offline und ohne kostspielige Verkabelung. Der Badge dient hierbei als Zwischenspeicher: Wenn dieser an einem Wandleser oder einem Zeiterfassungsterminal präsentiert wird, werden alle Zutrittsereignisse automatisch an das System übermittelt und mit der Verwaltungssoftware abgeglichen. Ein verlorener oder gestohlener Badge wird über die Verwaltungssoftware gesperrt. Die nicht direkt in das System integrierten Türen können mit jedem beliebigen Badge vor Ort «synchronisiert» und vor unberechtigtem Zutritt geschützt werden.
Flexible integrierte Lösung
Mit all diesen flexiblen Modulen profitiert die Stadt Zug gleichwohl von einer integrierten Lösung. Denn, last but not least: Anpassungen an die Bedürfnisse der einzelnen Departemente und Ämter sind ohne Verzicht auf eine zentrale Datenbasis für die Präsenzzeiten auf einfache Weise möglich.
Durchgängige Prozesse zwischen den Mitarbeitenden der verschiedenen Departemente und dem Personalamt sind dabei gewährleistet: Die erfassten Daten werden automatisch vom Personalinformationssystem ins Zeit- und Absenzmanagement übernommen und sind in allen Modulen verfügbar. Für die Saläradministration können die Daten aus dem Zeit- und Absenzmanagementsystem ohne manuellen Aufwand in die Lohnsoftware importiert und weiterverwendet werden. Für die Kostenrechnung werden die Daten aus dem System zur Leistungserfassung an die Finanzsoftware übergeben. Mit der eingesetzten Lösung können sämtliche zeitrelevanten Personalprozesse ohne manuelle Überträge durchgängig umgesetzt werden.