Es kann nur einen geben …

War’s das? Kann es wirklich nur einen geben? Im Sinne einer effizienten Personalplanung sollten die Daten der Kandidaten, die in der engeren Wahl waren, gesammelt und archiviert werden, statt sie in der Versenkung verschwinden zu lassen. Sollte es einmal eine passende Vakanz geben, kann man leicht auf diese Dossiers zurückgreifen und hat so, womöglich ohne einen 
erneuten teuren Rekrutierungsprozess, schon seinen Wunschkandidaten.

Wunschkandidaten von morgen

Und aus Kandidatensicht? Auch die Bewerber haben Zeit und Energie investiert und sind zunächst enttäuscht, nicht beim Wunscharbeitgeber gelandet zu sein. Daher können sie sich durchaus vorstellen, trotz der aktuellen Absage in Zukunft  eine Tätigkeit im Unternehmen anzunehmen. Es spricht also vieles dafür, dass sich beide Seiten nicht aus den Augen verlieren. Während «Employer Branding» oder «Recruiting mit Social Media» in aller Munde sind, wird noch wenig darüber diskutiert, wie mit qualifizierten Bewerbenden umgegangen werden soll, die nicht berücksichtigt werden konnten.

Gerade im Hinblick auf den Wettbewerb um die besten Talente ist ein umfassendes Kandidatenmanagement erforderlich. Es ist durchaus auch im Sinne der Kandidaten, wenn Unternehmen die Daten für eine spätere Vakanz hinterlegen.

Wenn es um die technische Unterstützung für das Pflegen und Organisieren von Beziehungen zu den Kandidaten geht, gibt es mehrere Ansätze (siehe Kasten). Im Idealfall werden sie in einem System zusammengeführt. Mit den herkömmlichen Lösungen gibt es viele Daten auf beiden Seiten, aber keine wirkliche Beziehung zwischen Kandidaten und Unternehmen. An diesem Punkt setzt innovatives Talent-Relationship-Management (TRM) an. Ziel ist es, Kandidaten und Unternehmen in Kontakt zu halten, auch über den abgeschlossenen Rekrutierungsprozess hinaus.

Die Basis für TRM ist immer ein «Bekenntnis» zum aktiven Rekrutieren. Das bedeutet, dass die Daten der Kandidaten in einer Datenbank auf dem neuesten Stand gehalten werden und versucht wird, Stellen zuerst aus diesem Kandidatenpool zu besetzen. Erst wenn dort kein passender Kandidat gefunden wird, wird die Stelle ausgeschrieben. Das verringert den Aufwand für Rekrutierungsprozesse.

Datentresor für die Kandidaten

Grundsätzlich ist zu überlegen, ob nur das Unternehmen Zugriff auf die Daten hat oder ob Kandidaten ihre Daten auch selber pflegen können. Wird Letzteres verfolgt, soll das System nicht nur alle Bedürfnisse des Unternehmens abdecken, sondern es auch den Kandidaten so einfach wie möglich machen, ihre Daten aktuell zu halten. Solche Systeme geben den Kandidaten die Hoheit über ihre Daten (die Kandidaten bestimmen, wer was sieht). Das System kann als Datentresor für alle Bewerbungsunterlagen, auch für Dokumente wie Zeugnisse und Ähnliches, benutzt werden, bietet Social-Media-Funktionen für die Kommunikation mit den Unternehmen sowie Schnittstellen zu anderen Social-Media-Plattformen für das Einlesen bereits bestehender Daten. Auch Schnittstellen zu möglichst vielen E-Recruiting-Systemen sind vorhanden, sodass die vollständige Übergabe der Daten bei einer Bewerbung einfach zu handhaben ist.
Der Vorteil für die Unternehmen liegt auf der Hand: Je einfacher es Kandidaten gemacht wird, umso besser der Eindruck vom Unternehmen. So, dass eine momentane Absage kein Abschied für immer ist.