Es war einmal ... 
ein Zeugnisprozess!

(Die Handlung und die Akteure dieses Musterprozesses sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit noch arbeitenden oder wartenden Personen ist rein zufälliger Natur!)

Herr Möchte:
Ich hätte gerne ein Zwischenzeugnis, da ich in fünf Wochen die Abteilung wechsle.

Herr Sollte:
Okay, sicher – mache ich.

Oje, auch das noch, hab doch schon so viel anderes zu tun!

3 Wochen später:
Herr Möchte:
In zwei Wochen wechsle ich die Abteilung. Ich wäre froh, wenn ich davor mein Zeugnis erhalte – und vielleicht könnten wir es noch besprechen?

Herr Sollte:
Ja, es ist schon fast fertig, da mir aber Ihre Tätigkeiten nicht vollständig bekannt sind, habe ich von der Personalabteilung noch eine Funktionsbeschreibung angefordert.

(denkt) Habe das so vor mir hergeschoben, jetzt muss ich aber ran! Sollte mal in anderen Zeugnissen nachlesen.

2 Wochen später
Herr Möchte:
Herr Sollte, wann kann ich denn nun mit meinem Zeugnis rechnen? Bin ja nur noch bis Mittwoch bei Ihnen. Das klappt wahrscheinlich nicht mehr, oder? Am besten schicken Sie es mir in meine neue Abteilung nach.

Herr Sollte:
(denkt) Die Aufgabenbeschreibung muss in meiner Mailbox liegen. Bei so vielen Mails hab ich das wohl glatt übersehen.

2 Wochen später
Herr Möchte: (per Telefon)
Grüezi Herr Sollte – leider hat mich mein Zwischenzeugnis immer noch nicht erreicht.

Herr Sollte:
Ach ja? Ich komme gerade aus den Ferien zurück und hatte Ihnen das Zeugnis noch kurz vor meiner Abreise mit der internen Post zugeschickt.

Herr Möchte:
Nun, dann werde ich im Abteilungssekretariat nachfragen.

Abteilungssekretariat:
Ah, du bist Herr Möchte! Dieser Umschlag liegt schon länger bei mir, hatte deinen Nachnamen nicht präsent. So blieb der Umschlag auf meinem Stapel «Unerledigtes» liegen. Tut mir leid!

Herr Möchte: (liest Zwischenzeugnis)
Das Zeugnis ist recht gut geschrieben, aber dass ich die Leitung im Projekt «ZiG» (Zeit ist Geld) übernommen hatte, ist nicht erwähnt. Das muss unbedingt ins Zeugnis.

Herr Sollte:
Stimmt, ZiG habe ich tatsächlich vergessen. Gut, erinnern Sie mich, dass Sie dieses Projekt vor vier Jahren geleitet haben. Ich rufe die Personalabteilung an, damit wir diese Textpassage in einer neuen Version ergänzen.

Herr Sollte: (telefoniert mit HRM)
Wie?! Frau Schreib hat die Firma per Ende Monat verlassen? Was mache ich denn jetzt? Wer kann eine Textpassage im Zeugnis von Herrn Möchte ergänzen? Aha – die Dokumente sind auf Frau Schreibs PC und niemand hat gerade das Passwort ... Ich brauche aber dringend ein ergänztes Originalarbeitszeugnis in doppelter Ausführung.

Weihnachtsanlass der Firma Turbulenz
Herr Sollte:
Herr Möchte – schön, dass ich Sie hier auf der Weihnachtsfeier sehe. Gefällt Ihnen Ihre neue Arbeit?

Herr Möchte:
Ja, alles wunderbar!

Herr Sollte:
Möchte mich noch entschuldigen, dass sich das mit dem Zeugnis so lange hingezogen hat. Aber Hauptsache, wir haben es doch noch hingekriegt. Hoffe, alles ist okay für Sie!?

Herr Möchte:
Ja, alles prima!
Herr Sollte war wirklich ein guter Chef. Manchmal einfach überlastet. Sollte ich ihm sagen, dass ich mir einen differenzierteren Zeugnisinhalt gewünscht hätte? Ach was, ein erneutes Hin und Her brauchen wir jetzt alle nicht mehr.

Frau Org:
Ah, grüezi Herr Sollte – schön, Sie zu sehen. Eigentlich gehört das ja nicht an eine Weihnachtsfeier, aber könnten Sie uns noch das Schlusszeugnis für Frau Brauch bis am Freitag zusenden? Sie wissen ja, am 28.12. ist Frau Brauchs letzter Arbeitstag.

Klare Geschäftsprozesse für 
künftige Arbeitswelten

Nicht nur Herr Sollte benötigt dringend Hilfe, die ganze Firma Turbulenz macht ihrem Namen Ehre und dreht sich aufgrund unstrukturierter Geschäftsprozesse im Kreis. Ruhiger wird es aber in unserer hektischen Zeit kaum werden. Willkürlich gewachsene Arbeitsabläufe verursachen in Unternehmen oft Unruhe und Unsicherheit. Im Gegensatz dazu schaffen automatisierte, geordnete und leicht anpassbare Prozesse die nötige Basis für offenes, positives Veränderungsstreben.

Das Ziel in turbulenten Zeiten sollte sein, Mitarbeitenden das benötigte Mass an Ruhe, Kontinuität und Sicherheit beim Erbringen der Arbeitsleistung zu gewährleisten. Zudem sollten sich Mitarbeitende bei Ihrem Tun auf das Wesentliche konzentrieren können und von repetitiven Arbeiten befreit werden. Eine neue Generation von IT-Werkzeugen schickt sich an, in Zukunft Geschäftsprozesse optimal ablaufen zu lassen, ohne dass kostenintensive Programmiereingriffe in bestehende Applikationen nötig sind. Prozesse werden sich zur richtigen Zeit am richtigen Ort «bedienen»: Daten abholen, Mitarbeitende leiten, Arbeiten koordinieren, Passwörter beantragen und vieles mehr.

Das schwierige Ringen um 
korrekte Zeugnisformulierungen

In der Arbeitswelt der Zukunft sorgen Informatiktools und -methoden dafür, dass das, was sich als Geschäftsablauf bewährt, vervielfältigt Anwendung zum Nutzen vieler Mitarbeitender findet. Es lässt sich belegen, wiewohl nicht explizit monetär, dass die Implementation und Verbesserung von Workflows sich auch auf das Arbeitsklima auswirkt.

Sind erst unternehmensweit Arbeitsprozesse optimiert, verschwinden die Reibungsflächen zwischen den Benutzern und den Abteilungen. Vorhaltungen bei Versäumnissen werden durch klare Geschäftsabläufe vermieden und Mitarbeitende identifizieren sich mit ihrer Firma, die mit modernen, übersichtlichen Geschäftsprozessen den Arbeitsalltag überschaubar und plausibel strukturiert.

Zeugnisprozess ohne Systemunterstützung:
Nicht wenige Unternehmen sind mit ihrer Zeugnisverarbeitung in Verzug. Neuorganisationen, Chefwechsel und Fluktuation führen zu einer Vielzahl auszustellender Zeugnisse. Aber nicht nur die grosse Zahl ist ohne Systemunterstützung kaum mehr zu bewältigen, sondern auch eine langsame, ineffiziente Zeugnisabwicklung wird zum Problem. Zeitintensives Hin-und-her-Senden von Zeugnisdokumenten sowie das Nachforschen, wer Textpassagen ergänzen sollte, sind an der Tagesordnung. Konsequenz: Termine, etwa beim Austritt eines Mitarbeitenden, können nicht eingehalten werden. Eine weitere Herausforderung ist die Sicherstellung eines firmenweiten Qualitätsstandards bezüglich der Zeugnisformulierungen.

Hier unternehmen Personalabteilungen grosse Anstrengungen. Texte, die 
ihnen heute als Grundlage für ein Zeugnisdokument übermittelt werden, entsprechen oft nicht den qualitativen Ansprü
chen eines Unternehmens. In Rücksprache mit den Betroffenen müssen dann Formulierungen für korrekte Zeugnisinhalte gefunden werden. Dieser Abstimmungsprozess generiert in HR-Abteilungen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand.

So kann ein Zeugnisprozess 
ebenfalls vonstattengehen

Zeugnisprozess mit Systemunterstützung:
Am Beispiel des Tools «Zeugnisprozess ZEP» wird deutlich, wie effizient Software mittlerweile als Werkzeug zur Zeugnis
erstellung eingesetzt werden kann. Die Anwendung strafft und strukturiert das Erstellen von Zeugnissen: Zeugnisverfasser können Inhalte über bewertbare Kompetenzen mittels Textbausteinen generieren oder auch durch eigene Texte ergänzen.

Allen Unkenrufen zum Trotz: Wer meint, ein maschinell erstelltes Zeugnis erkenne man an stereotyper «Tarzan-Maschinensprache» – nach dem Motto «Du arbeiten, ich schreiben» –, der irrt. Denn in den mitgelieferten Textbausteinen steckt viel Arbeit und Teamwork sprachlich gewandter und technisch versierter Personalfachleute und Informatiker.

Am Anfang steht die Anforderung eines Arbeitszeugnisses via HR-Portal. Dabei stehen Schluss- und Zwischenzeugnis sowie die Arbeitsbestätigung zur Auswahl. Der durch die Bestellung ausgelöste Prozess wird vom HR-System unterstützt, indem mitarbeiterbezogene Daten (Name, Heimatort usw.) automatisch ins Zeugnis eingefügt werden. Vorgesetzte bewerten sodann die Kompetenzen (Sozial-, Führungskompetenz usw.) des Mitarbeitenden und holen so die adäquaten Textbausteine für die Generierung des Zeugnistextes ab. Individuelle Änderungen lassen sich zusätzlich einfügen.

Zudem ist der Zeugnisprozess so gestaltbar, dass auch Mitarbeitende Zeugnistexte beisteuern können. Mit dieser Option wird sowohl das Management als auch die HR-Abteilung entlastet, welche den Prozess zentral überwacht und das finale Dokument auf seine Qualität und Richtigkeit kontrolliert, bevor sie es an den Vorgesetzten versendet. Abschliessend werden erstellte Zeugnisse historisiert und zur späteren Einsicht abgelegt.

Damit der Prozess neuen Gegebenheiten einfach angepasst werden kann, erhält das HRM verschiedene Administrationsfunktionen. Damit können Textbausteine, Kompetenzen, Funktionen, Briefköpfe und Zeugnisarten verwaltet werden. Die einzelnen Schritte im Zeugnisprozess können je nach Firma in unterschiedlicher Folge aneinandergereiht ablaufen.

Die Praxis zeigt, dass der systemunterstützte Zeugnisprozess die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Zeugnis um ein bis eineinhalb Stunden reduziert. Je nach Anzahl der Zeugnisse können so Zeiteinsparungen von bis zu einem halben Jahr realisiert werden. Der Personalabteilung stehen auch verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zum Messen der Effizienz zur Verfügung. Beispielsweise, um die Durchlaufzeiten zu erheben oder Termintreue zu kontrollieren.

Wie die Geschichte der Firma 
Turbulenz wirklich endet …

Apropos Termintreue. Ein Jahr später in unserem fiktiven Beispiel.
Herr Sollte:
Grüezi Herr Möchte, schicke Ihnen anbei via unsere Zeugnissoftware eine Kopie des Zwischenzeugnisses von Frau Klar. Sie wird zwar erst in zwei Wochen zu Ihnen in die Abteilung wechseln, aber wir können dies dann bereits als erledigt betrachten.