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«From tragic to magic»

Drei Mythen über das HR-Outsourcing.

Schon in Mesopotamien wurde Datensicherung betrieben. Zugegeben, die Tontafeln die 2000 vor Christus dafür zur Anwendung kamen, waren nicht wirklich praktisch. Für die dauerhafte Speicherung von Bild- und Schriftdaten erfüllten sie aber ihren Zweck. Grundsolide und für die Ewigkeit gemacht.

Seither hat sich einiges getan. Gut 4000 Jahre später kommen wir zum Wort der Stunde – die Digitalisierung. Was die Menschen in Mesopotamien in mühseliger Arbeit mit Knochenkeilen in die Tafeln ritzten, ist heute in Bites und Bytes aufgeschlüsselt. Keine Human Resources-Abteilung (HR) führt mehr Tontafeln im Archiv. Einige HR-Prozesse erinnern in ihrer Behäbigkeit immer noch an diese vorchristliche Arbeitsweise. Mit der Folge, dass sich das HR nicht um das «H» in deren Berufsbeschreibung kümmert – den Mitarbeitenden. Eine Lösung hierfür bietet das Outsourcing verschiedener HR-Prozesse. Dieses kämpft aber gegen viele Vorurteile an. Stichworte wie Kontrollverlust und überbordende Kosten werden hier immer wieder zur Befeuerung der Vorbehalte herangezogen. Was hat es damit auf sich? Prüfen wir die Fakten.

Mythos 1: HR-Outsourcing ist teuer

Bei der Investitionsentscheidung für HR-Prozesse gilt der Total Cost of Ownership (TCO) als heiliger Gral der Gegenüberstellung effektiver Aufwendungen. Wer nur diese Kennzahl berücksichtigt, begeht aber einen grossen Denkfehler. Er vergleicht Äpfel mit Birnen. Hier fehlt nämlich ein wichtiges Element, um eine praktikable Aussage zur Rentabilität einer HR-Investition machen zu können. Der sogenannte Return on Investment (ROI). Die Frage ist hier beispielsweise nicht, ob man das «Payroll» outsourcen soll. Die Frage lautet: Was gewinne ich, wenn ich die dadurch freiwerdenden HR-Ressourcen in wertschöpfende Aufgaben investiere? Denken Sie etwa an das «Recruiting», das «Talent Retention», das «Talent Development» oder auch das «Employer Branding». Die Liste liesse sich an dieser Stelle endlos weiterführen.

Mythos 2: HR-Outsourcing führt zu Kontrollverlust

Kontrollverlust ist für Unternehmen ein grosses Thema. Es lohnt sich aber auch über einen weiteren Verlust zu sprechen. Den Know-How-Verlust. Schön und gut, wenn ein Excel-affiner HR-Mitarbeitender eine makrobeladene Reporting-Datei aufsetzt. Ein praktisches Dokument, welches farbenfrohe Kuchendiagramme erstellen kann. Was passiert aber, wenn dieser Mitarbeitende das Unternehmen eines Tages verlässt oder krankheitsbedingt für längere Zeit ausfällt? Hier sollten frühzeitig Lösungen bereitstehen, die den Know-How-Transfer an neue Mitarbeitende jederzeit gewährleisten. Auch der Aufrechterhaltung von IT-Systemen kommt im Bereich Kontrolle eine grosse Rolle zu. Die Tools müssen in der Lage sein, Informationen in Echtzeit und örtlich flexibel verfügbar zu machen. Denn gerade in Pandemiezeiten ist diese Flexibilität unerlässlich.

Mythos 3: Administration ist Sache des HR

Das wichtigste Asset eines Unternehmens sind die Mitarbeitenden. Das ist irgendwo gut sichtbar in den Visionen und Werten der Unternehmen niedergeschrieben. Allzu oft ist es aber so, dass gerade dieser Asset nicht als solcher behandelt wird. In praktisch jeder Abteilung dreht sich alles nur um das Kundenerlebnis, der sogenannten «User Experience». Warum sollten die Mitarbeitenden nicht auch davon profitieren dürfen? Schliesslich verbringen wir einen Grossteil unseres Lebens am Arbeitsplatz. Wo bleibt hier also die «Employee Experience»? Die Antwort ist schnell gefunden: auf der Strecke. Gerade der administrative Aufwand ist für Mitarbeitende mühselig. Anstatt Lohnauszüge, Feriensaldi oder Arbeitsbestätigungen bequem online herunterladen zu können, warten viele am Hörer auf eine Antwort des HR. Das Schlimmste daran: die fantasievollen Warteschlaufen mit wirklich mässigem Musikgeschmack. Ist der Anruf getätigt oder die Mail geschrieben, vergeht eine gefühlte Ewigkeit, bis eine entsprechende Antwort kommt. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit Daten des Daily Business selbst zu verwalten und zu beziehen. Einfach und schnell. Dieses Motto macht sich auch in der Rekrutierung gut. Denn auch hier gilt: Je attraktiver das «Bewerbungserlebnis» gestaltet wird, desto höher die Arbeitgeberattraktivität.

Kurz und bündig:

Die genannten Aspekte sind eng miteinander verzahnt. Sie lassen sich um viele weitere ergänzen, wie beispielsweise das Thema «Employer of Choice». Ein attraktiver Arbeitgeber erhält auf offene Stellen interessantere und spannendere Bewerbungen als die Konkurrenz. Grossartig, oder? Darum lohnt sich, das Outsourcing von HR-Prozessen mit Blick auf einen nachhaltigen Unternehmenserfolg zu prüfen. Finden Sie den geeigneten Partner für Ihre Datensicherheit, Skalierbarkeit, Integration von Prozessen, Kapazitäten und System-Aktualität. So macht die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Anbieter nachhaltig Freude und bringt die beschriebenen positiven Effekte für das gesamte Unternehmen. Insbesondere für das HR.
 

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René Pucnik

René Pucnik ist Key Account Manager bei der Trianon AG.

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