Kleiner Schriftzug, grosse Wirkung: Wer darf für die Firma signieren?

Ein Unternehmen handelt durch seine Vertreter, das sind entweder die Organe, Angestellte oder Dritte. Vertreter können im Namen und auf Rechnung einer Gesellschaft Geschäfte abschliessen. Dies hat zur Folge, dass sämtliche Rechtswirkungen unmittelbar zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftspartner eintreten.

Ein Vertreter kann eine Gesellschaft rechtswirksam verpflichten, wenn er dazu ermächtigt ist (Vertretungsmacht). Von diesem «rechtlichen Können» zu unterscheiden ist das «rechtliche Dürfen» (Vertretungsbefugnis), welches die interne Vereinbarung zwischen dem Vertreter und dem Unternehmen betrifft. Es ist denkbar, dass ein Vertreter zwar ermächtigt ist, einen bestimmten Vertrag abzuschliessen, indes intern dazu gar nicht befugt gewesen wäre. Wenn beispielsweise der Abteilungsleiter Verkauf einem Kunden Vorzugskonditionen gewährt, obwohl er dazu gar nicht berechtigt war, kommt das Geschäft trotzdem zustande, sofern dem Kunden diese interne Beschränkung nicht bekannt war.

Wenn ausserdem während längerer Zeit toleriert wird, dass eine Person ohne Vertretungsbefugnis im Namen des Unternehmens Geschäftspapiere unterschreibt, kann der Betrieb dadurch verpflichtet werden. Ist dieses Verhalten dem Unternehmen bekannt und wird nicht dagegen eingeschritten, liegt eine sogenannte Duldungsvollmacht vor; ist dieser Umstand dem Unternehmen hingegen nicht bewusst, könnte aber bei pflichtgemässer Aufmerksamkeit aufgedeckt und verhindert werden, liegt eine Anscheinsvollmacht vor, und die Gesellschaft wird durch diese «ungewollte» Vertretung in beiden Fällen verpflichtet.

Bereits diese Beispiele zeigen, dass es sich lohnt, die Vertretungsbefugnisse intern klar zu regeln und extern zu kommunizieren, damit Geschäftspartner die Beschränkungen der Befugnisse kennen.

1. Die Vertreter der Gesellschaft

Nachstehend werden die typischen Vertreter einer Gesellschaft und deren Vertretungsmacht beschrieben.

1.1 Das Organ

Geschäftsführende Gesellschafter, Verwaltungsräte und Direktoren können aufgrund ihrer Stellung als Organ für die Gesellschaft handeln. Die Vertretungsmacht geht sehr weit, sie wird bloss durch den Gesellschaftszweck beschränkt.

1.2 Der Prokurist

Der Prokurist kann grundsätzlich alle Geschäfte abschliessen, die der Zweck der Gesellschaft mit sich bringen kann. Dazu gehören auch nicht alltägliche Geschäfte, wie die Aufnahme eines Kredites, die Einstellung und Entlassung von Angestellten oder die Führung eines Prozesses. Auch Wechselzeichnungen kann er vornehmen. Zur Veräusserung und Belastung von Grundstücken ist der Prokurist ohne zusätzliche Bevollmächtigung aber nicht ermächtigt.

Ein Prokurist unterschreibt mit dem Zusatz «pp.», «ppa.» oder «per proc.» (per procura).

1.3 Der Handlungsbevollmächtigte

Der Handlungsbevollmächtigte kann Geschäfte abschliessen, welche der Betrieb der Gesellschaft gewöhnlich mit sich bringt (sogenannte Generalvollmacht), sofern sich die Vollmacht nicht auf bestimmte Geschäfte (sogenannte Spezialvollmacht) beschränkt. Seine Vertretungsmacht geht damit deutlich weniger weit als diejenige des Prokuristen. Der Handlungsbevollmächtigte ist ohne ausdrückliche Ermächtigung zudem nicht befugt, Grundstücke zu kaufen oder zu verkaufen oder mit einer Hypothek zu belasten, Wechselverbindlichkeiten einzugehen, Darlehen aufzunehmen oder Prozesse zu führen. Auch unübliche, nicht alltägliche Geschäfte, wie zum Beispiel Stundungen oder Schenkungen, sind ihm nicht gestattet.

Der Handlungsbevollmächtigte zeichnet mit dem Zusatz «i.V.» (in Vertretung).

2. 
Die Regelung und Kundgabe der Vertretungsbefugnis

Die Vertretungsbefugnis sollte – wie bereits erwähnt – in einer Gesellschaft klar geregelt werden, beispielsweise im Arbeitsvertrag oder in einer Unterschriftenregelung. Darin können Unternehmen festlegen, wer wofür und wie weit für die Gesellschaft handeln darf. Soll ein Unterschriftenreglement als Weisung des Arbeitgebers ausgestaltet sein und bei Bedarf einseitig durch ihn abgeändert werden können, so darf es nicht zum Bestandteil des Arbeitsvertrages erhoben werden, da die Regelung so nur noch im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmenden aufgehoben oder geändert werden kann, was sich unter Umständen fatal auswirken kann.

Verstösse gegen ein Unterschriftenreglement können für Arbeitnehmende Schadenersatzfolgen haben und in schweren Fällen sogar eine fristlose Entlassung rechtfertigen. Im schlimmsten Fall kann die Einräumung oder die nicht angemessene Beschränkung der Unterschriftsberechtigung auch zur Haftung der verantwortlichen Organe führen, wenn zum Beispiel ein Arbeitnehmer mit Einzelunterschrift ein Unternehmen bei wichtigen Verhandlungen vertritt und durch den Abschluss nachteiliger Verträge schädigt, weil die Verantwortlichen nicht die angezeigten und üblichen Vorkehrungen getroffen haben, um Derartiges zu vermeiden.

Die Organe der Gesellschaft und Prokuristen sind im Handelsregister einzutragen, wobei das Unternehmen im Falle der Erteilung einer Prokura auch schon vor dem Registereintrag vertreten werden kann. Neben der Einzelzeichnungsberechtigung kann im Handelsregister auch die Kollektivunterschrift oder die Kollektivprokura zu zweien vorgesehen oder die Zeichnungsberechtigung auf den Hauptsitz oder eine Zweigniederlassung beschränkt werden. Es ist wichtig, die Vertretungsverhältnisse im Handelsregister immer auf dem aktuellsten Stand zu halten, da Dritte auf deren Richtigkeit vertrauen dürfen.

Im Handelsregister nicht eingetragen werden können alle Arten der Handlungsbevollmächtigung und weiterer Beschränkungen der Vertretungsbefugnis, wie zum Beispiel die summenmässige oder sachliche Begrenzung auf bestimmte Arten von Geschäften. In diesen Fällen kann ein beschränktes Vertretungsrecht somit nicht flächendeckend über das Handelsregister publik gemacht werden und ist Vertragspartnern daher stets mitzuteilen, um Wirkung gegenüber diesen zu entfalten.
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