Kommunikation und Konzentration im Büro unter einen Hut bringen

Das optimale Zusammenwirken von einer Organisation, ihren Mitarbeitenden und dem Bürogebäude entscheidet darüber, wie leistungsfähig das gesamte System ist. Auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden wirken nebst den persönlichen Eigenschaften und Voraussetzungen unterschiedliche Faktoren. Auf der organisationalen Ebene sind dies unter anderem das Mass der Entscheidungsfreiheit, die Feedbackkultur, die Abwesenheit von Spannungen und Konflikten sowie das Ausmass des Stresses.

Nähe und Distanz

Mit einer entsprechenden Gestaltung des Office kann ebenfalls zur Zufriedenheit beigetragen werden. Nachfolgend werden einige dieser Punkte genauer beleuchtet und Hinweise darauf gegeben, wie das räumliche Bürokonzept gestaltet werden kann, damit die Mitarbeitenden ihr Leistungspotenzial ohne physische und psychische Beeinträchtigungen optimal entfalten können.

Ein wichtiger Aspekt bei der Büroplanung ist die Berücksichtigung der Privatheit der Mitarbeitenden. Diese hat einen massgeblichen Einfluss auf deren Zufriedenheit. Mit Privatheit ist die soziale Nähe beziehungsweise Distanz gemeint; sie sollte die Möglichkeit beinhalten, sich gegenüber sozialen Interaktionen zu öffnen (beispielsweise um Informationen auszutauschen) oder sich von diesen zurückzuziehen (zum Beispiel um ungestört zu arbeiten oder vertrauliche Gespräche zu führen). Zu wenig Privatheit führt bei vielen Personen zu Stress. Eine individuelle Regulation von Privatheit dient deshalb auch der Erholung und wirkt sich positiv auf die Gesundheit der Mitarbeitenden aus.

Zusammenfassend lassen sich für Privatheit vier Funktionen ausmachen: Sie dient «der persönlichen Autonomie, der emotionalen Entspannung, der Selbstbewertung und der geschützten Kommunikation». Einflussnahme respektive Kontrolle bedeutet, die Arbeitsumgebung und den funktionalen Komfort, wie Licht, Klima und Gestaltung des Arbeitsplatzes, verändern und eigenen Bedürfnissen entsprechend modifizieren zu können. Untersuchungen zeigen, dass die Einstellung zur Arbeit und somit das Resultat und die Arbeitsleistung steigen, je ausgeprägter das Gefühl der persönlichen Kontrolle über die Arbeitsumgebung ist.

Der klassische Zielkonflikt

In einem Bürogebäude arbeiten Menschen mit unterschiedlichen Funktionen und Tätigkeiten zusammen. Dabei sind die Tätigkeiten im Hinblick auf die Gestaltung von Büroräumen stärker bestimmend als die Funktionen. Bei den Tätigkeiten kann unterschieden werden zwischen individueller Arbeit und Arbeit im Team. Die individuelle Arbeit kann sowohl Routinetätigkeiten als auch konzentrierte, geistige Arbeit beinhalten. Mit 56 Prozent machen stille Tätigkeiten den grössten Anteil an der Arbeit in Büros aus. Dagegen beträgt der Anteil an Telefongesprächen nur 14 Prozent einer Arbeitswoche.

In der Studie «Schweizerische Befragung in Büros (SBiB-Studie)» wurden unterschiedliche Anforderungen an den Arbeitsplatz bezüglich Wichtigkeit und Erfüllung abgefragt. Von allen Arbeitsplatzkriterien wurde dabei die Möglichkeit, sich zu konzentrieren, als am wichtigsten eingestuft. Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass die Diskrepanz zwischen Wichtigkeit von Arbeitsplatzfaktoren und deren Erfüllung am grössten ist, wenn es um Kriterien des ungestörten Arbeitens oder des ungestörten Telefonierens geht. Zudem führen diese beiden Tätigkeiten oftmals zu Zielkonflikten. So fühlen sich über 50 Prozent der in der SBiB-Studie befragten Personen oft bis sehr oft respektive ständig beeinträchtigt durch Gespräche und Telefonate anderer Kolleginnen und Kollegen im Raum.

Das optimale Bürokonzept, das für jedes Unternehmen seine Geltung hat, gibt es nicht, denn die spezifischen Tätigkeiten ändern sich je nach Branche. Bei der Konzeption sollte jedoch berücksichtigt werden, wie sich die Tätigkeiten und die sich daraus ergebenden Anforderungen im Unternehmen zusammensetzen. Insbesondere in offenen Arbeitsräumen ist diesem Umstand mit einem entsprechenden Bürolayout Rechnung zu tragen: Hier sollten sowohl Zonen für konzentriertes Arbeiten als auch für kommunikative Tätigkeiten geschaffen werden.

Raumstruktur für Teamarbeit

Moderne Formen der Arbeitsorganisation sind geprägt durch wechselnde Teams, unterschiedliche Arbeitspensen, -zeiten und -orte. Das stellt grosse Anforderungen an die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Die Raumstruktur und das Raumangebot müssen deshalb so beschaffen und gestaltet sein, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und den Teams optimal unterstützt wird – ohne dass andere dadurch gestört werden.

Eine optimale Arbeitsumgebung sollte deshalb sowohl Kommunikation unterstützen als auch Rückzug und damit Privatheit ermöglichen. Bei Bürolayouts mit kleinen Büroeinheiten wie Einer- und Zweierbüros ist die Privatheit gegeben. In diesen Konzepten fehlen jedoch meistens ausreichend Zonen, die die informelle Kommunikation unterstützen. Lange, schmale Korridore mit massiven Wänden wirken sich negativ auf den spontanen, ungeplanten Wissensaustausch unter den Mitarbeitenden aus. Besser sind in diesem Fall transparente Wände und genügend vorhandene Zonen, wo sich die Mitarbeitenden sowohl für Teamarbeit als auch für informelle Kommunikation treffen können.

In offenen Bürostrukturen sind die Anforderungen an das Layout anders als bei kleinen Büroeinheiten. In erster Linie sollten Unternehmen nicht Grossraumbüros einführen, um Flächenkosten zu sparen. Vielmehr gilt es, die Zielkonflikte, die es zwischen kommunikativen und konzentrierten Tätigkeiten gibt, mit einem geeigneten Bürolayout zu reduzieren. Dazu müssen Orte und Zonen für die unterschiedlichen Tätigkeiten geschaffen werden, wobei es wichtig ist, dass die einzelnen Zonen akustisch getrennt sind: Nebst Orten für die formelle Kommunikation, die auf den offiziellen Wissensaustausch im Unternehmen fokussiert ist, sollten auch Zonen für die informelle Kommunikation zur Verfügung gestellt werden, wie Aufenthaltsräume oder Lounges. Ebenfalls müssen Arbeitsplätze angeboten werden, die konzentriertes Arbeiten mit so wenig Störungen wie möglich zulassen, zum Beispiel abgetrennte Ruhearbeitsplätze oder Think Tanks, die flexibel genutzt werden können. Je nach Tätigkeiten im Unternehmen sollten zudem Orte vorgesehen werden, die das Arbeiten im Team über einen längeren Zeitraum ermöglichen.

Letztendlich entscheiden Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit über Erfolg und Nichterfolg eines Gebäudes. Aus diesem Grund ist es zwingend, dass bei der Planung und Optimierung von Office-Gebäuden die Tätigkeiten der Mitarbeitenden und die damit verbundenen Anforderungen an die unterschiedlichen Arbeitsplätze im Office berücksichtigt werden.

Quellen:


• Amstutz, S. et al. (2010): Schweizerische Befragung in Büros. Hochschule Luzern – Technik & Architektur, SECO-Arbeit und Gesundheit. Bern, Horw.
• 

Eisenhardt, T. (2008): Mensch und Umwelt. Die 
Wirkung der Umwelt auf den Menschen. Peter Lang, Internationaler Verlag der Wissenschaften, Frankfurt am Main.


• Lee, S. Y.; Brand, J.L. (2010): Can personal control over the physical environment ease distraction in office workplaces? Ergonomics, Vol. 53, No. 3, March 2010, 324–335.