«Mit der mobilen Zeiterfassung ist uns ein Quantensprung gelungen!»

Herr Kalbermatter, wie würden Sie die ersten knapp eineinhalb Jahre zusammenfassen?

«Wir sind vom neuen System rundum überzeugt, um nicht zu sagen begeistert. Per 1. Januar 2025 haben wir die Excel-Zeiterfassung abgelöst. Erfassung und Bewirtschaftung erfolgen jetzt via Webterminal und Mobile App. Die Benutzung ist nahezu selbsterklärend.»
 

Welchen Hauptnutzen sehen Sie darin?

«Mit der Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung von SIAXMA^® und ihrem aussagekräftigen Reporting über den ganzen Kanton ist uns ein Quantensprung gelungen. Eine konsolidierte Ansicht über die gesamte Organisationseinheit (Amt / Departement / Kanton) war bis zur Einführung von Siaxma nicht möglich resp. wäre nur mit einem enormen Aufwand möglich gewesen.»
 

Nennen Sie ein Beispiel.

«Jede Führungsebene hat nun einen Gesamtüberblick über Arbeitsstunden, Projektarbeiten und Spesen, inklusive der Stundenlöhner:innen und der diversen Zulagen. Das ist ein unverzichtbares Führungsinstrument. Mithilfe der Zahlen und Grafiken lassen sich Muster und Zielabweichungen erkennen. Auch konnte der Spesenprozess vollständig digitalisiert werden, von der Erfassung bis und mit Auszahlung.»
 

Was sagen die Mitarbeitenden selbst?

«Die aktuell rund 800 Nutzerinnen und Nutzer geben am PC-Arbeitsplatz oder auf ihrem Mobiltelefon ihre Arbeits- und Projektzeiten, Abwesenheiten, Ferien und weitere Parameter ein. Dabei loben sie vor allem die zeitgemässe, «peppige», grafische Oberfläche. Sie ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv. Diese hatten wir zunächst mit einem kleinen Team getestet; später kamen dann ausgewählte Key-User:innen von allen Departementen hinzu, um ein repräsentatives Feedback zu generieren.»

Wie wird die Mobile-App genutzt und beurteilt?

«Die App steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Wir haben jedoch bewusst kein Tracking eingerichtet, das uns zeigt, wer wie erfasst. Auch hier betonen die Leute die einfache und übersichtliche Bedienoberfläche. Übrigens: Seit kurzem ist auch die Spesenbeleg-Funktion live: Mit dem Smartphone Quittungen fotografieren und hochladen. Eine echte Erleichterung!»
 

Welches ist die grösste Anforderung an ein Zeiterfassungssystem für eine öffentliche Verwaltung?

«Die vielen unterschiedlichen Berufsgruppen mit ihren unterschiedlichen Arbeitsmodellen unter einen Hut, d.h. in ein System zu bringen. Das erfordert vom Dienstleister eine hohe Flexibilität der Applikation und ein gutes Verständnis von den unterschiedlichen Anforderungen einer Verwaltung. Genau damit konnte die Siaxma AG bei der Umsetzung der Lösung punkten.»
 

Wie verhält es sich mit dem Risiko für Fehleingaben?

«Das ist mit der elektronischen Zeiterfassung viel geringer. Im SIAXMA^® können wir Einschränkungen setzen, Felder sperren, Fehlermeldungen auslösen. So kann die Userin die Eingabe sofort korrigieren.»
 

Was würden Sie Kolleg:innen anderer Kantone mitgeben?

«Hier ist ein Unternehmen am Start, das eine sehr flexible Lösung entwickelt hat, die sich optimal parametrieren lässt. Die Profis von Siaxma haben zudem auch eine echte Ahnung vom «Verwaltungsgeschäft», was mich beeindruckt: Unser eigenes Projekt wurde – notabene auf unseren Wunsch – mit seinem Fortschreiten eher noch komplexer. Die Entwickler, Projektleiter und Techniker von Siaxma nahmen das gelassen und fanden immer eine Lösung.»
 

Wie lautet Ihr Fazit?

«Ich habe schon einige IT-Projekte ge- oder begleitet, habe aber noch selten eine so geordnete und professionelle Abwicklung auf Augenhöhe erlebt. Termin, Kosten und Qualität – alle drei voll und ganz erfüllt.»

Hier mehr über die SIAXMA^® Zeiterfassung erfahren und die App im Video entdecken.