Mit einem Ideenmanagement jährlich bis zu 2,2 Millionen Euro eingespart

Innovationen fallen selten vom Himmel, sie lassen sich besser systematisch entwickeln. Bei der Herstellerin von Fräsmaschinen, der Deckel Maho Pfronten GmbH, die zum internationalen Werkzeugmaschinenkonzern der Gildemeister AG gehört, hat Ideenmanagement eine lange Tradition. Der Prozess vom Einreichen einer Idee bis hin zu ihrer Prämierung war früher allerdings aufwändig und kompliziert. Eingereichte Vorschläge wurden auf Papier oder in Tabellenkalkulationsprogrammen erfasst. Dies war ein langsamer Prozess, teilweise wurden gar eingereichte Ideen nicht konsequent oder falsch weitergeleitet. Die Mitarbeiter waren darob enttäuscht und wenig motiviert, weiterhin verbesserte Arbeitsabläufe zu entwickeln.

Eine Änderung der Abläufe im Ideenmanagement (IDM) durch die Einführung des Vorgesetztenmodells und den Einsatz einer Softwarelösung von Persis verbesserte die Situation 1996 erheblich. Erst fünf Jahre später gelang jedoch der Durchbruch mit einem Umbau des Persis-Systems zu einer intranetbasierten Lösung. Ideen der Mitarbeiter konnten von da an schnell und einfach erfasst, bewertet und prämiert werden. Zusätzlich legte der Vorstand in Abstimmung mit der Geschäftsleitung präzise Zielvorgaben fest und achtet seither auf deren genaue Einhaltung. Die Vorschlagsquote steigt seither kontinuierlich an, so dass bei Deckel Maho Pfronten jeder Mitarbeiter in den Jahren 2006 bis 2010 im Schnitt fünf bis acht Vorschläge pro Jahr einreichte: Das waren bei knapp 1200 Mitarbeitern bis zu 9700 Innovationsvorschläge.

Die Höchstprämie bisher: 
51 000 Euro für eine Idee

Voraussetzung für diese hohe Einreichquote ist eine konsequente und zuverlässige Bearbeitung der vorgeschlagenen Ideen. Kleine Verbesserungen werden mit 10 bis 15 Euro honoriert. Bei Prämien ab 200 Euro entscheidet ein Gremium – die höchs-te gezahlte Prämie lag bisher bei 51 000 Euro. Hier konnte ein notwendiger Anpassungsprozess an einer Fräsmaschine so verbessert werden, dass sich für das Unternehmen eine entsprechend hohe Kosteneinsparung ergab. Jährlich werden im IDM bis zu 2,2 Millionen Euro eingespart.

Diese Menge an Anfragen und die damit verbundenen Aufgaben bewältigen zu können, ist nur möglich mit einer vernünftigen Datenbank, die über das Web angeschlossen ist und von einer leistungsfähigen Software gesteuert wird.

Branchenübergreifende Plattform der Ideenmanagement-Leiter

Die bereits 1996 begründete Zusammenarbeit der Fräsmaschinen- und der Softwareherstellerin ist bis heute erfolgreich und bietet weiterhin interessante Perspektiven. Die standardisierte Ideenmanagement-Software – sie verfügt über eine programmiertechnisch ausgereifte Basis, die updatefähig und damit zukunftstauglich ist – wurde am Anfang natürlich kundenspezifisch angepasst. Aber auch später sind noch individuelle Einstellungen zu justieren und das System muss stetig an neue Anforderungen bei Deckel Maho Pfronten sowie den anderen Werken des Gildemeister-Konzerns angepasst werden.

Um gemeinsam den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden, wurde ein Arbeitskreis zum Thema Ideenmanagement ins Leben gerufen: Die Leiter für das Ideenmanagement von Gildemeister und der Voith GmbH, beide aus der Maschinenbauindustrie, der Continental AG aus der Automobilzulieferbranche, der Verwaltungs- und Berufsgenossenschaft VBG und der Kulmbacher Brauerei AG treffen sich deshalb in regelmässigen Abständen mit Software-Entwicklern von Persis.  Gleichzeitig dient diese branchenübergreifende Plattform den Beteiligten als Informationsbörse für neueste Entwicklungen und Erfahrungen auf dem Gebiet des Personalmanagements. Die über diesen Arbeitskreis entwickelten Neuerungen kommen schliesslich allen Nutzern der IDM-Anwendung des schwäbischen Softwarehauses zugute. Die Herstellerin hat sich verpflichtet, die im Arbeitskreis erarbeiteten Verbesserungswünsche umzusetzen und zum neuen Standard für alle
 IDM-Anwender zu machen.

Ein Beispiel für eine solche Neuerung ist die flexible Rollenzuteilung, dank der theoretisch jeder Mitarbeiter als Gutachter für einen eingereichten Verbesserungsvorschlag berufen werden kann. Gildemeister kommt diese Möglichkeit der Rollenzuteilung besonders entgegen. Erst diese Funktion macht die auf der Unternehmensphilosophie des Maschinenbauers begründete flache Hierarchie im Ideenmanagement lebbar: Alle Mitarbeiter sollen in Verbesserungsprozesse mit einbezogen werden. So ist das IDM ein total dezentrales System, von der Eingabe bis zur Fertigstellung des Gutachtens. Jeder Mitarbeiter kann Vorschläge machen. Auch in der Produktion, wo sich mehrere Mitarbeiter einen Computer teilen und so ebenfalls Zugang zum System erhalten. Bei Deckel Maho Pfronten fungiert inzwischen nahezu jeder dritte Mitarbeiter als Gutachter der eingereichten Ideen. Führungskräfte werden damit entlastet, Ideen zügig prämiert und Lösungen zeitnah erreicht.

Das Ideenmanagement als Marke nach innen bewerben

Freilich ist klar: Das Ideenmanagement funktioniert und lebt als System nur dann, wenn in den Unternehmungen auch tatsächlich damit gearbeitet wird. Eine wichtige Stütze bei der nachhaltigen Etablierung und Weiterentwicklung des IDM bildet das interne Marketing. So kann etwa für das IDM eine eigene Marke eingeführt werden. Bei Gildemeister heisst diese BVW, nach der früheren Bezeichnung «Betriebliches Vorschlagswesen».

Die zentrale Werbemassnahme für das IDM innerhalb von Deckel Maho Pfronten ist das reale «Schwarze Brett» sowie das «Schwarze Brett» im Intranet, wo monatlich die prämierten Ideengeber mit Namen und Idee genannt werden. So wird dank der Vielzahl der veröffentlichten Themen für die Mitarbeiter ein Anreiz geschaffen, ebenfalls neue Möglichkeiten
im Unternehmen zu entdecken. Selbstverständlich muss dabei auch der Datenschutz beziehungsweise die Datensicherheit beachtet werden. Dies wird durch die in der Software implementierten Schutzmassnahmen im Zusammenspiel mit einem Webserver sowie einer SQL-Datenbank (hier Oracle) erreicht.

Ideenmanagement hat eine 
zentrale strategische Funktion

Dem Ideenmanagement kommt heute bei den Werken des Gildemeister-Konzerns neben der Funktion als Innovationstreiber mit direkt messbaren Einsparungen auch eine zentrale unternehmensstrategische Funktion zu. Das IDM bildet eine von vier Säulen, anhand derer die Leistung des Unternehmens ermittelt wird. Es ist ein Gradmesser dafür, ob die Zielvorgaben des Unternehmens im Bereich Mitarbeiterführung und -motivation eingehalten werden.

Gildemeister, ein global agierendes 
Unternehmen, hat diverse Tochtergesellschaften. Auch dort sind – aus Sicht des Ideenmanagements – noch nicht alle Potenziale der Mitarbeiter genutzt. Nachdem zwei Werke in Italien bereits mit der IDM-Software ausgestattet sind und damit zum Ideenpool bei Gildemeister beitragen, sollen 2012 auch die Möglichkeiten, die in den Mitarbeitern der Werke in Polen schlummern, entdeckt werden.