HR-Systeme

Nützliche Tools und kleine Helfer

Den Mitarbeitenden der Personalabteilung stehen nicht nur die klassischen HRM-Software- und Office-Anwendungen 
inhouse oder via Managed Services zur Verfügung, sondern auch eine riesige Zahl preisgünstiger oder teils gar 
kostenloser Softwaretools. Ein paar neue, nützliche Anwendungen und Tools wollen wir den Lesern nicht vorenthalten.

Viele kleine und grössere IT-Werkzeuge und Applikationen helfen heute Berufsleuten, ihre Arbeiten effizienter und angenehmer erledigen zu können. Etwa dabei, Kommunikation und Kooperation zu verbessern oder schnelleren Überblick oder Einsichten zu erlangen.

«CV-Parsing» liest automatisch 
die Lebensläufe ein

Wachsende Bekanntheit erlebt derzeit eine noch neue E-Recruiting-Applikation, welche das  Bewerbermanagement vereinfacht. Sie erledigt vor allem die Extraktion von Texten aus hochgeladenen Dateien der Bewerber (.doc, .rtf, .pdf etc.) respektive aus eingescannten Schriftstücken. In der Regel sind das persönliche Informationen zu Ausbildung, Fähigkeiten, Berufserfahrung etc. Ziel der Applikation ist, die unstrukturierten Texte in strukturierte Datensätze zu transferieren.

«CV-Parsing», wie diese Art von Softwaretechnologie meist genannt wird, bezeichnet das quasi automatische Einlesen von Lebensläufen (CV – Curriculum Vitae), was durch ausgeklügelte Softwarealgorithmen und -techniken ermöglicht wird. Sie können Texte erkennen und analysieren (to parse: Syntax analysieren), was beim E-Recruiting sehr hilfreich sein kann. So ergab letztes Jahr eine Studie der Fachhochschule Osnabrück, dass ein Drittel der Umfrageteilnehmer es als lästig empfindet, Online-Bewerbungsformulare auszufüllen. Rund 20 Prozent der Kandidaten gaben an, dass ein vorgeschaltetes Bewerbungsformular oder Online-Assessmentcenter sie eventuell von einer Bewerbung abhält.

Bei diesen Formularen müssen Bewerber gewöhnlich jedes einzelne Feld ausfüllen, und das jedesmal aufs Neue. Obwohl die Informationen im Lebenslauf beziehungsweise dem Anhang der Bewerbungs-E-Mail ja bereits alle einmal erfasst wurden. CV-Parsing erspart dem Bewerber also das überflüssige iterative Eintippen der Daten. Aber auch der Recruiter erspart sich einiges an Arbeit: Das Erfassen respektive Übertragen der Texte aus den E-Mails oder Attachments in die digitalen Formulare des Bewerbermanagementsystems wird mit Lebenslauf-Parsing hinfällig. Und: Die standardisierten Datensätze ermöglichen den HRM-Mitarbeitern deutlich verbesserte Suchmöglichkeiten nach Kandidaten in der Bewerberdatenbank.

Nicht nur grosse Personalvermittlungsfirmen und Jobbörsen (Adecco, Monster, Stepstone etc) arbeiten bereits mit CV-Parsing-Applikationen. Es wird auch zunehmend in HRM-Softwareanwendungen inkludiert, so etwa bei Infoniqa HR Solutions, Anbieter der HR-Komplettlösung engage!. Infoniqa erweiterte gerade ihre HR-IT-Suite um diverse neue Features, darunter einen integrierten CV-Parser, der einfache freitextliche Lebensläufe analysieren, in standardisierte Datensätze umwandeln und in engage! importieren kann. Auch im System des Hamburger HR-Systemhauses HRecruiting ist CV-Parsing jetzt integriert: Die Bewerbermanagementlösung HReCONNECT verwendet das Parsing-System des österreichischen Unternehmens JoinVision E-Services, wie auch Infoniqa, wo das Stammhaus ebenfalls in Österreich sitzt.

«Es gibt mehrere Anbieter von CV-Parsing-Systemen, die mit unterschiedlichen Methoden zur Texterkennung und -extraktion arbeiten, sodass sich die Ergebnisse qualitativ unterscheiden können», weiss Ingolf Teetz, CTO des HR-System- und Beratungsunternehmens Milch & Zucker AG im deutschen Bad Nauheim. Sein Unternehmen integrierte das Parsing-System des holländischen Anbieters Textkernel B.V. in seine E-Recruiting- und Personal-beschaffungssoftware «BeeSite Recruiting Edition». Wie dies auch eine Reihe weiterer bekannter Anbieter von HRM-Software beschlossen, so etwa Persis, HR4YOU Solutions oder peopleXS, die ebenfalls Text-kernel als Partner für ihre CV-Parsing-Implementierung gewählt haben.

Textkernel ist ein führendes Entwicklungshaus in Europa, das den Fokus auf die Bereiche Textverständnis- und Informationsextraktions-Werkzeuge gelegt hat. Das hauseigene Produkt für CV-Parsing, Textractor, ist in elf europäischen Sprachen verfügbar.

Auf alle Fälle lautet der Rat von Ingolf Teetz: «Bei der Auswahl sollten künftige Anwender mit einigen ‹echten› Lebensläufen prüfen, wie gut das Parsinge-Ergebnis ist, das heisst, wie gut die Daten ausgelesen und den richtigen Feldern zugeordnet werden.»

Eine Kommunikationszentrale, die 
verschiedene Bedürfnisse abdeckt

Wer aber nicht gleich einen Exchange-Server installieren will, ja eher eine respektable Alternative zur Microsoft-Welt mit Exchange und Outlook in Betracht zieht, sollte sich mal eine Open-Source-Lösung, die Groupware Open-Xchange, genauer anschauen, für die kürzlich ein grosses Update publiziert wurde.

In einer integrierten Applikation kombiniert Open-Xchange E-Mail, Termin-, Kontakt- und Aufgabenverwaltung mit einem nützlichen Dokumentenmanagement. Open-Xchange wird über Webbrowser genutzt, alternativ können vom Anwender auch Programme wie Thunderbird, Outlook oder Apple iSync verwendet werden, letztere beiden per kommerzielle Plugins. Zusätzliche Erweiterungen werden (teils von Partnerfirmen) angeboten, beispielsweise Teamwork- und Mobility-Funktionen, Letzteres für alle wichtigen Smartphone-Plattformen.

Open-Xchange ist in drei Versionen erhältlich. Die Komplettlösung Appliance Edition ist für KMU gedacht und beinhaltet Linux-Betriebssystem, E-Mail- und Groupware-Server, Backup/Recovery, Viren- und Spam-Schutz. Laut Anbieter entfallen zusätzliche Kosten für Wartung und Systempflege dank des automatischen Update-Service. Vorgeblich alles einfach – ohne IT-Fachmann – zu installieren und 
zu betreiben. Betont wird dies vom Anbieter besonders bei der Open-Xchange 
Hardware Appliance. «Einstecken und 
loslegen», verspricht man für die schlüsselfertige Komplettlösung für KMU mit ab-
gestimmten Software- und Hardware-Kom
ponenten.

Die Server Edition kommt in zwei  Varianten: mit (Advanced Edition) oder ohne Betriebssystem Enterprise Linux. Die Server Edition ist gedacht für Mittelständler, Bildungseinrichtungen, Verwaltungen oder auch Servicepartner, die eine höchst einglieder- und individualisierbare Lösung für die Integration in IT-Infrastrukturen suchen. Bestehende E-Mail- und Management-Dienste bspw. können weitergenutzt werden. Mithilfe mitgelieferter Konnektoren, etwa zu MS Active Directory, soll die Integration in IT-Umgebungen kein Zauberwerk sein. Open-Xchange liefert auch ein kostenloses Migrations-Tool, das den Umzug von Mails, Terminen, Adressen etc. in Outlook nach Open-Xchange stark erleichtert.

Wer die Groupware als Managed Service mieten möchte, wendet sich an einen der Partner des deutschen Unternehmens Open-Xchange. Diese arbeiten mit der Hosting Edition, die speziell für die Anforderungen von SaaS-Anbietern entwickelt wurde. Mit über 15 Millionen Nutzern ist Open-Xchange ein führender Technologielieferant für Service Provider und Telekomunternehmen. Zu den Partnern von Open-Xchange zählen gewichtige Unternehmen wie 1&1 Internet, Versatel oder Network Solutions. In der Schweiz ist Hostpoint Servicepartner.

Open-Xchange reagierte auch auf die Herausforderungen des Web 2.0 und bietet mit Social OX die Integration von Daten sozialer Netzwerke sowie die Möglichkeit, auch E-Mails externer Provider in der Groupware zu verwalten. Für die Team- und Projektarbeit kann Open-Xchange Kontaktinfos und Dokumente auch externen Mitarbeitern ohne eigenen Xchange-Zugang auf geschütztem und einfachem Wege bereitstellen. Und eine Kommunikationszentrale sollte schliesslich auch zu SMS-, Fax- und Messenger-Services fähig sein, was Open-Xchange mit dem VoipNow-Bundle anbietet.

Den SMS-Versand auf eine 
professionelle Basis legen

Die Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) ist stets im Wandel und manch einer könnte etwa denken, dass wegen E-Mail-Flut und Smartphone-Hype der gute alte Short Message Service (SMS) heutzutage eher am Serbeln wäre. Doch mitnichten: Wie Swisscom-Sprecher Ingo Schulze versicherte, steigt die Zahl verschickter Kurzmitteilungen sogar immer noch an. Und zwar egal, ob in privatem oder beruflichem Umfeld – die direkte, meist umgehende schriftliche Erreichbarkeit ist wohl ein Trumpf.

Wer nun beruflich ein SMS zu schreiben hat, tut dies meist lieber und bequemer auf der Tastatur des PC oder Notebook als auf den kleinen Handytasten. An sich schon längstens möglich, ist dies doch für den professionellen Versand der SMS im Unternehmen bislang mit gewisser Fummelei bei der Einrichtung so genannter Gateways verbunden.

Kunden einiger Internet-Provider haben es da leichter. Schon seit einiger Zeit können sie mit E-Mail-Programmen (MS Outlook/Express, Thunderbird usw.) einfache SMS an beliebige Handys schicken. Dazu muss nur ein separates Mailkonto eingerichtet werden; statt des Namens wird die Empfängernummer vor das @-Zeichen und den Domainnamen des Providers gesetzt: 0791234567@sms.hispeed.ch

Kunden von Swisscom und Orange wiederum können ein kleines Programm unter Windows installieren, mit dem sich bequem und effizient via Outlook SMS versenden lassen.

Das Produkt des Platzhirschen Swisscom – schon länger im Angebot – heisst Desktop SMS. Der Service benötigt MS Outlook unter Windows (ab 2000). Ausserdem muss eine separate Gratis-Software installiert werden. An bis zu 100 Empfänger kann eine Textmitteilung versendet werden. Der Antwortenempfang erfolgt per Handy oder Outlook. Die Kosten für ein SMS, auch ins Ausland, liegen bei CHF 0.20. Die Preise für Geschäftsanwender werden individuell als Teil der Communication Services ausgehandelt, die Swisscomkunden beziehen.

Orange bietet zwei Möglichkeiten an, SMS ab Windows-Rechner zu versenden: SMS Mailer Outlook oder SMS Mailer Desktop. Der einzige Unterschied: Bei der ersten Version kann Outlook benutzt werden. Für beide Varianten ist aber ebenfalls eine Gratis-Software zu installieren. Für die Benutzung der Version Desktop müssen auch Outlook Express und der Internet Explorer vorhanden sein. Dann können Kurzmitteilungen entweder mit der Software Mailer Desktop oder auch per Windows-Funktion, Outlook Express oder Internet Explorer verschickt werden.

Diese Tools gibt es auch noch:

Viele kleine und grössere IT-Tools und 
Anwendungen helfen Berufsleuten, ihre 
Arbeiten modern und effizienter erledigen zu können. Hier fielen besonders auf:

OrgPlus
Preisgekrönte Software von Human-
Concepts zur Visualisierung/Analyse von Mitarbeiterinformationen und Organisa-tionsstrukturen. www.orgplus.com

Teamviewer
Es muss nicht immer die High-End-Version für das Telemeeting via Videoconferencing sein. www.teamviewer.com

Social Media Planner
Eine Navigationshilfe im Sozialen Web. Das interaktive Tool hilft beim Finden 
passender Social Networks gemäss eigener Vorgaben bspw. für die Planung von Kampagnen. www.socialmediaplanner.de

RowFeeder
Sammelt Social-Media-Daten, analysiert und fasst sie zusammen in Spreadsheet-Programmen (Excel etc.). 
www.rowfeeder.com

Die Vorteile der Version Outlook: Mit ihr lässt sich bei hinterlegter Handynummer auch Outlooks E-Mail-Adressbuch verwenden. Und selbst unter Windows 98 oder Windows NT 4.0 lässt sich SMS Mailer Outlook einsetzen. Die Kosten für ein SMS betragen bei Orange nur CHF 0.10, auch in ausländische Netze. Wenn nötig, geht ein SMS an bis zu 1200 Empfänger. Die Antworten kommen dann direkt aufs Handy.

Es geht auch ohne Software, 
die installiert werden muss

Wer es noch etwas funktionaler, einen Tick einfacher sowie vielleicht ein wenig preiswerter haben möchte, sollte die SMS-Serviceanbieter Dolphin Systems aus Wollerau und Vadian.Net aus St. Gallen prüfen. Ohne eigens eine Software installieren zu müssen, kann man bei beiden Anbietern unter den Marken eCall und 
aspsms.com den SMS-Versand und Empfang direkt mit Outlook nutzen. Das klappt, weil Microsofts Outlook ab Version 2007 bereits einen Outlook Mobile Service (OMS) integriert hat. Die Einrichtung eines SMS-Kontos in Outlook/OMS ist einfach und gut beschrieben.

Praktisch jedes Element in Outlook ist als SMS versendbar, entweder direkt per Mausklick oder es können Regeln beispielsweise für Benachrichtigungen oder die Weiterleitung von E-Mails als SMS erstellt werden. Oder man lässt sich am Abend eine Zusammenfassung der Termine vom nächsten Tag aufs Handy liefern. OMS bietet neu noch weitere Funktionen: etwa eine Mitteilung in einem Rutsch als E-Mail und als SMS simultan an mehrere Kontakte zu senden. Antworten können auf einer Handynummer und/oder in Outlook empfangen, mithilfe eines Skripts sogar an eine Website weitergeleitet werden. Die Kosten bei eCall liegen für Geschäftsanwender zwischen CHF 0.08 und 0.12 pro SMS (je nach erworbener Guthabenhöhe). Die aufbrauchbare Grundgebühr pro Monat beträgt mindestens CHF 50.–. Unverbrauchte Einheiten werden auf den Folgemonat übertragen.

Bei aspsms.com sind, ebenfalls je nach erworbener Menge an «Credits», zwischen CHF 0.06 und 0.09 pro SMS zu berappen. Bei SMS-Versand an einige Mobilfunkbetreiber im In-und Ausland verrechnen beide Dienstleister zusätzliche Terminierungsgebühren – was in durchschnittlich mehr als doppelt so hohen Kosten resultieren kann. Beide Provider versenden an rund 400 GSM-Netzwerke in mehr als 200 Ländern.

Und, zu guter Letzt, wer dennoch ein bisschen rumbasteln möchte: Benutzer eines MS-Exchange-Server-2010-Kontos sowie eines Telefons mit Windows Mobile 6.5 
(+ höher) plus einer Datenoption des Mobilfunkanbieters können Outlook 2010 für alle beschriebenen SMS-Services inhouse, ohne SMS-Service-Provider, betreiben.

Links:

Kommentieren 0 Kommentare HR Cosmos

Tom Sperlich ist freier Journalist.

Weitere Artikel von Tom Sperlich