Standortübergreifende HR-Steuerung: zwischen Harmonisierung, Agilität und Performance

Mit Standorten in Genf, Basel und Zürich weiss die Schweizer Niederlassung von Lucca, was Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg bedeutet. Zwischen Koordination, Konsistenz und lokalen Gegebenheiten müssen Schweizer HR-Teams flexibel bleiben, ohne die Steuerung aus der Hand zu geben.

Warum ist standortübergreifendes HR-Management so anspruchsvoll?

Weil sich ein Unternehmen mit mehreren Standorten nicht gleich steuern lässt wie eine zentral geführte Struktur. Sobald mehrere Kantone, Tochtergesellschaften, Sprachen und unterschiedliche Teamgewohnheiten dazukommen, steigt die Komplexität sehr schnell. In diesem ohnehin anspruchsvollen Umfeld wird die Organisation hybrider Arbeit zu einer zusätzlichen Steuerungsebene. Manche Unternehmen setzen wieder stärker auf Präsenzpflicht, andere behalten bewusst mehr Flexibilität bei. In jedem Fall muss das HR das gewählte Modell begleiten können, ohne an Konsistenz zu verlieren.

Wo zeigen sich in solchen Unternehmen die grössten Hürden im HR-Alltag?

Oft genau dort, wo es auf den ersten Blick alltäglich wirkt. HR-Informationen zirkulieren zwischen verschiedenen Dateien, Tools und Ansprechpersonen. Das führt zu doppelten Eingaben, unterschiedlichen Versionen, verzögerten Freigaben und manchmal auch zu Fehlern bei ganz konkreten Themen wie Verträgen, personellen Änderungen, Abwesenheiten, unterschiedlichen Arbeitszeiten oder Standortwechseln. Ohne klare Prozesse verbringt das HR schnell mehr Zeit damit, Informationen zusammenzusuchen und abzugleichen, als das Ganze aktiv zu steuern.

Wo setzt man an, wenn HR-Prozesse einfacher werden sollen?

Bei einer soliden Basis: verlässlichen, zentral gepflegten und aktuellen HR-Daten. Ohne sie wird es schwierig, Mitarbeitendenzahlen sauber nachzuverfolgen, personelle Veränderungen zu antizipieren, den Bedarf im Recruiting oder in der Weiterbildung gezielter zu planen oder schlicht eine gemeinsame Sprache zu sprechen. Danach gilt es, zu automatisieren, was sich automatisieren lässt. Verträge, Abwesenheiten, Freigaben oder Schnittstellen zur Lohnverarbeitung sollten nicht auf ständigen manuellen Abstimmungen beruhen. Ziel ist ein HR, das weniger Zeit mit administrativen Routineaufgaben verbringt und mehr Raum für das Wesentliche gewinnt.

Was verändert sich konkret, wenn HR-Prozesse besser strukturiert sind?

Zunächst gewinnen die HR-Teams deutlich Zeit. Sie verbringen ihre Tage nicht mehr damit, nach der richtigen Dokumentversion zu suchen oder ausstehenden Freigaben nachzugehen. Dazu kommt mehr Verlässlichkeit: weniger Fehler und weniger Abhängigkeit von informellen Abläufen. Schliesslich entsteht ein klareres Bild der Gesamtsituation im HR. Davon profitieren Führungskräfte ebenso wie Mitarbeitende. Wenn Prozesse gut zusammenspielen, findet das HR zu seiner eigentlichen Aufgabe zurück: begleiten, vermitteln, vorausschauen und Veränderungen mit Blick auf Menschen und Teams unterstützen. Digitalisierung nimmt der HR-Kompetenz nichts weg; sie verleiht ihr mehr Wirkung.

Warum ist das Thema gerade für Unternehmen in der Schweiz relevant?

Weil in der Schweiz oft vieles zusammenkommt: verschiedene Kantone, mehrere Sprachen, dezentrale Standorte, unterschiedliche Anforderungen im Tagesgeschäft und teils internationale Strukturen. Für das HR bedeutet das, die Balance zwischen gemeinsamen Standards und lokaler Anpassung zu finden, damit ein klarer, verständlicher und langfristig tragfähiger Rahmen umgesetzt werden kann. In diesem Umfeld werden Tools besonders wertvoll, die Informationen zentralisieren, Prozesse automatisieren und sichtbar machen, wie Arbeit über verschiedene Standorte hinweg organisiert ist. So können HR-Teams das gewählte Modell klar steuern, unabhängig davon, wofür sich ein Unternehmen entscheidet.

Demnächst zeigen wir, wie die Fondation Saphir ihr standortübergreifendes HR steuert und in einer Branche im Wandel leistungsfähig bleibt.