Volle Prozesstransparenz im 
professionellen HR-Management

Bisher bestand das HR-Management der Schulthess Klinik aus einer Vielzahl isolierter und aufwändiger Prozesse, welchen es an Systematik und Effizienz fehlte. Basierend auf Excel-Listen und E-Mail-Verkehr wurde versucht, den grossen Herausforderungen des Personalmanagements gerecht zu werden. Es war eine dürftige Lösung, sowohl für die HR-Mitarbeitenden als auch für die Bewerber. Gute Kandidaten zogen sich im Verlaufe des langwierigen Prozesses zurück oder die Klinikmitarbeiter hatten oft nicht die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung.

Das Ziel: ein intelligentes HRM

Ziel der Implementierung eines neuen Systems war die Schaffung automatisierter, abteilungsübergreifender und medienbruchfreier HR-Prozesse. Dank der Unterstützung einer intelligenten HR-Management-Lösung sollten die Mitarbeiter entlastet, die Fehlerquote minimiert und die Transparenz garantiert werden.

Die Lösung: ein integriertes 
Workflow-Management

Nach Evaluation der Optionen entschieden sich IT- und HR-Abteilung für die Implementierung eines Workflow-Management-Systems mit diversen eingebundenen HR-Applikationen. Die Hauptkriterien bei der Selektion der IT-Applikation waren die Benutzerfreundlichkeit, die einfache Integration in die bestehende IT-Architektur und ihre Funktionalität.

Das Klinikmanagement von der Notwendigkeit einer solchen übergreifenden HR-Plattform zu überzeugen, war die grösste Hürde. Sie wurde überwunden durch das Aufzeigen des strategisch interessanten und neue Produktivkräfte freisetzenden Wandels zu einem professionellen HR-Management. Der HRM-Hauptprozess besteht aus zwei stringenten Subprozessen:

1. Bewerbungsprozess
2. Mitarbeiter-Eintrittsprozess

1. Bewerbungsprozess

Die Kombination des Peoplexs-Bewerbermanagement- und des Unio-Inseratemanagement-Systems bietet eine umfassende, flexible Lösung. Von der Stellenausschreibung zur Onlinebewerbung über die Verarbeitung der Kandidatendossiers bis hin zur Einstellung wird der ganze Prozess abgedeckt. Die stets verfügbaren Daten sind in einer zentralen Datenbank gespeichert. Benutzerrechte der in den Bewerbungsprozess involvierten Abteilungen (zum Beispiel HR, Linienmanager usw.) können einfach von den Super-Usern definiert und angepasst werden.

Die Stellen werden mit Vorlagen auf Basis des Corporate Image per Mausklick publiziert (Online und Print). Ein funktionelles Online-Stellenportal wurde exakt nach Wunsch erstellt und in die bestehende Klinik-Website  integriert. Je nach Art der Stelle werden verschiedene Bewerbungsformulare angezeigt, über welche sich die Kandidaten direkt bewerben 
können.

Jede Bewerbung startet einen Workflow, in welchem der Bewerber den ganzen Prozess über bleibt. Alle Workflows sind flexibel und wurden während der Implementierung zusammen mit der Schulthess Klinik erstellt. Durch eine automatische Bestätigungs-Mail, welche an den ersten Workflow-Schritt gekoppelt ist, wird eine hundertprozentige Antwortrate garantiert.

Die Bewerbermerkmale werden automatisch mit dem Stellenprofil verglichen und die Eignung der Kandidaten mit Prozentsatz angezeigt. Die Gewichtung verschiedener Anforderungen wird im System-Setup festgelegt. Die übersichtliche Darstellung erlaubt ein effizientes Sichten und Bearbeiten der diversen Dossiers. Per Mausklick werden ein oder mehrere Kandidaten im Workflow verschoben und gleichzeitig etwa an Linienvorgesetzte weitergeleitet oder zu Interviews eingeladen.

Geeignete Kandidaten werden nach 
x-beliebigen Kriterien in der Datenbank oder in selbst erstellten Talentpools mit Hilfe einer intuitiv benutzbaren Suchmaschine aufgespürt. Die relevanten Kennzahlen stehen via ein innovatives Reporting-Werkzeug zur Verfügung und werden automatisch an ausgewählte Empfänger verschickt.

Nunmehr sehr zufrieden, sagt die HR-Leiterin der Schulthess Klinik, Esther Lattmann: «Peoplexs ist ein intelligentes und benutzerfreundliches Bewerbermanagement-Tool, welches uns eine hochqualitative, flexible, aber auch kostengünstige Lösung bietet. Seitdem das neue System im Einsatz ist, haben wir eine komplette Übersicht aller Kandidaten, die Kommunika
tion zwischen den  Abteilungen hat sich wesentlich verbessert, und der administrative Aufwand wurde um rund 30 Prozent verringert.»

2. Mitarbeiter-Eintrittsprozess

Nach erfolgter Einstellung des Kandidaten an der Schulthess Klinik werden die relevanten Stammdaten aus dem Bewerbermanagement-Tool via JCAPS (Schnittstellenplattform) an Navision (ERP-/HRM-
Anwendung) übergeben. Somit wird eine wiederholte manuelle Eingabe bereits erfasster Daten unnötig, was nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch die Fehlerquote mindert.

Diese Daten (und allenfalls Ergänzungen) werden dann wieder via JCAPS an die Anwendung Adobe LiveCycle geleitet. Jetzt beginnt der Eintrittsprozess, der von der HR-Abteilung aktiviert wird. Der gesamte Onboarding-Prozess wurde in LiveCycle mit Hilfe des Partners der Schulthess Klinik, der Absolute Development AG, abgebildet.

In dem Prozess werden nun Dokumente (Vertrag, Reglemente etc.) automatisch für die zu besetzende Stelle zusammengestellt, vom Abteilungsleiter nochmals bewilligt und dann online an die eingestellte Person zugestellt. Weiter werden verschiedene Aufgaben an die zuständigen Abteilungen gesendet, damit der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag alles so vorfindet, wie es sein soll. Das heisst etwa: Arbeitsplatz und Login sind parat, eine Telefonnummer ist vergeben, die Arbeitsbekleidung liegt bereit und die Zutritte sind 
geregelt.

Dabei hat das HRM stets die ganze Sicht über den Prozess, während die Abteilungen nur die Sicht über ihren Teilprozess haben. Das Gute dabei ist, dass man jederzeit in der Applikation feststellen kann, wenn ein Prozess nicht weiterläuft, wo dies passiert und wer oder was dafür verantwortlich ist. Bei Fälligkeitsüberschreitungen werden automatische Notifizierungen versendet.

Ebenfalls sind alle getätigten Prozessschritte mit Zeitstempel und Login dokumentiert. Damit ist das HRM der Schulthess Klinik jederzeit in der Lage, umfassende Informationen zu einer bestimmten Person aufzurufen. Hierzu gehören Berechtigungen auf File- und Applikationsserver, Zugehörigkeit zu Gruppen, abgegebenes Material, Zutrittsberechtigungen und anderes mehr.

Aus der Transparenz aller Prozesse und der Kontrolle über den Status quo der Mitarbeitenden ergeben sich enorme Vorteile: So vergisst man etwa bei einem Aus- oder Übertritt nicht, den Benutzer zu löschen, Schlüssel und Badge zurückzuverlangen etc.

Kein Wunder, freuen sich heute HRM und IT-Abteilung der Schulthess Klinik: «Jetzt haben wir unser Ziel erreicht: das Arbeiten mit einem professionellen HR-Software-System.»