Die Aufgaben einer HR-Abteilung eines Unternehmens mittlerer Grösse sind äusserst vielfältig. Sowohl die Personalgewinnung, die Personalbetreuung, die Personaladministration als auch die Initiierung von HR-Projekten und die Rolle als strategischer Sparringpartner für die Geschäftsleitung gehören zum Pflichtenheft des HR-Teams. Diese grosse Bandbreite an Aufgaben stellt das meist kleine HR-Team vor Herausforderungen. Outsourcing ist da eine gute Alternative. Folgende Punkte sollen helfen, den Prozess gut zu planen und für Erfolg zu sorgen.
Den eigenen Leistungsauftrag klären
Bei vielen Unternehmen steht die Erledigung operativer Aufgaben wie die Personaladministration, die Rekrutierung oder die Lohnverarbeitung im Vordergrund. Zentrale Aufgaben wie die Wahrnehmung einer aktiven Rolle als Sparringpartner, die nebst der Erbringung der bereits erwähnten klassischen Personaldienstleistungen auch andere, strategische Personalaufgaben wie die Begleitung von Veränderungsprozessen, die Neuausrichtung der Belegschaft oder kritische Führungsthemen beinhaltet, gehen im Daily Business oft unter. Die erforderlichen Freiräume zur Wahrnehmung eines fortschrittlichen und proaktiven HR-Managements können meist nicht geschaffen werden. Ein klares Bekenntnis der Unternehmensleitung, welcher Leistungsauftrag seitens HR erwartet wird, ist erforderlich, um die Aufgabenbereiche gut abzustecken und mögliche Outsourcing-Schwerpunkte zu formulieren und festzulegen. Das Thema Outsourcing von HR-Aufgaben sollte dementsprechend nicht isoliert betrachtet werden, sondern in der Organisationsplanung um die strategische Ausrichtung der HR Abteilung eingebettet sein.
Analyse der interne Ressourcen und Fähigkeiten
Eine Analyse der aktuellen internen Ressourcen ist eine wichtige Ausgangslage, wenn über ein Outsourcing von HR-Aufgaben nachgedacht wird. Welche Fähigkeiten sind in der internen HR-Organisation vorhanden respektive welche Aufgaben können weiterhin am kompetentesten intern wahrgenommen werden? Sind aktuelle HR-Fachleute von administrativen Teilaufgaben freizuschaufeln, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können? Sind Freiräume für strategische Aufgaben zu schaffen oder ist eine Fokussierung auf die vorhandene administrative Rolle sinnvoll?
Auszulagernde Aufgaben definieren
Je nach internen Fähigkeiten kann die HR-Abteilung administrativ entlastet oder aber bei konzeptionellen Aufgaben unterstützt werden. Viele Unternehmen lagern ganze Prozesse wie beispielsweise die Lohnverarbeitung, die Administration der Pensionskasse oder die Abwicklung der Personaladministration aus. Häufig wird externe Unterstützung aber auch bei einzelnen Aufgaben wie der Erstellung von Zwischenzeugnissen, der Abwicklung eines Expats oder der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung oder sogar für Teilprozesse wie der administrativen Abwicklung des Rekrutierungsprozesses gesucht. Nicht alle HR-Bereiche eignen sich gleich gut zur Auslagerung. Schwierig wird es beispielsweise dort, wo firmeninternes Know-how erforderlich ist oder die Anbindung an ein ausländisches Mutterhaus gegeben ist.
Zeitplanung
Der Faktor Zeit spielt sowohl in der Planung als auch in der Umsetzung eines Outsourcing-Projektes eine wichtige Rolle. Sucht ein Unternehmen kurzfristige Unterstützung oder sollten Prozesse und Aufgaben mittel- bis langfristig abgegeben werden? Je umfangreicher und komplexer die auszulagernde Tätigkeit ist, desto länger sollte der dafür angedachte Zeithorizont sein. Ansonsten stehen Kosten und Nutzen in keinem Verhältnis zueinander. Des Weiteren ist auch genug Zeit für den Übergabeprozess einzuplanen.
