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Workation optimal vorbereiten: Fünf Tipps zu den rechtlichen Grundlagen

Workation ist mehr als Home Office im Ferienparadies und will gut geplant sein. Viele Unternehmen und Beschäftigte wissen nicht, wie sie sich optimal darauf vorbereiten können – insbesondere, was arbeits- und steuerrechtliche Fragen angeht.

Direkt vom Laptop zum Strand oder nach dem Online-Meeting in die Taverne – Workation ist zum Trend geworden. Doch welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten überhaupt? Was müssen Arbeitnehmende beachten? Schnell scheint das Thema zu kompliziert und das Vorhaben Workation wird wieder aufgegeben. Die folgenden fünf Tipps von SD Worx, einem europäischen Anbieter von Personallösungen, geben eine Übersicht über die wichtigsten Rahmenbedingungen.

1. Einreisebestimmungen

In vielen Ländern macht es einen bedeutenden Unterschied, ob jemand als Tourist oder Arbeitskraft einreist. Hier gilt es zunächst, sich zu informieren, wie die Detailregelungen vor Ort aussehen. Denn Arbeitnehmende ohne Arbeitserlaubnis können sich unter Umständen zivil- und strafrechtlich haftbar machen – mit unangenehmen Konsequenzen für Mitarbeitende und Unternehmen.

2. Arbeitsrecht

Auch beim Arbeitsrecht gelten je nach Land unterschiedliche spezifische Regeln und Vorschriften. Zu den rechtlichen Rahmenbedingungen in dem Land, das für eine Workation ausgewählt wird, zählen beispielsweise Gehaltsanforderungen, Sicherheitsfragen, Zulagen, Arbeitszeit und Entsendevorschriften. Dabei gilt: Alle Vorgaben sind unbedingt zu beachten, um Ärger für alle Beteiligten zu vermeiden.

3. Sozialversicherung

Einen wichtigen arbeitsrechtlichen Komplex bildet die Frage, ob freiwillige Aufenthalte im Ausland besondere Sozialversicherungspflichten nach sich ziehen. Eng damit verknüpft ist die Abwägung, ob und welche Folgen das für den Zugang zu medizinischer Versorgung und anderen Leistungen hat – elementare Faktoren für die konkrete Gestaltung von Arbeits- und Lebensverhältnissen.

4. Lohn- und Einkommensteuer

Wer durch seine Arbeit Einkommen erzielt, ist in aller Regel dazu verpflichtet, einen Teil davon dem Staat in Form von Steuern zur Verfügung zu stellen. Bei Workation sollte daher von Anfang an beachtet werden, ob Mitarbeitende Einkommensteuerverpflichtungen auslösen, wenn sie in ihrem Wunschland arbeiten. Unter Umständen können sogar die Firmen zu Lohnsteuerzahlungen verpflichtet werden.

5. Arbeitszeitmanagement

Flexibilität gilt in der modernen Arbeitswelt als A und O. Doch im Kontext Workation ist besondere Aufmerksamkeit geboten. Denn auch wenn sich die Mitarbeitenden im Ausland befinden, sind sie trotzdem an die Bedingungen ihres Arbeitsvertrages gebunden. Das gilt unter anderem für die vereinbarte Arbeitszeit, bei deren Erfassung Probleme auftreten können. Während beispielsweise eine manuelle Zeiterfassung der Arbeitsstunden im Büro im schlimmsten Falle lästig ist, ist sie bei einer Workation in diesem Format für die Mitarbeitenden kaum umzusetzen. Digitale Lösungen bieten dagegen eine einfache Möglichkeit, die benötigten Daten auch von unterwegs aus lückenlos an die Personalabteilung weiterzuleiten.

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