HR-Knigge

9 Tipps für erfolgreiche Sitzungen

Meeting-Horror? Das muss nicht sein. Sowohl die Sitzungsleitung als auch die Teilnehmenden können dazu beitragen, dass eine Sitzung erfolgreich und effizient abläuft.

Sorgfältige Planung und Vorbereitung, sauber strukturierte Agenda, klar definiertes Sitzungsziel, optimale Teilnehmerzahl, richtiger Zeitpunkt des Meetings, dies sind organisatorische Faktoren für den Erfolg einer guten Sitzung.

Es gibt es aber noch die weichen Faktoren. Wenn Sie sich diese zu Herzen nehmen, tragen Sie wesentlich zu einer angenehmen Sitzungskultur bei.

1. Vorbereitung

Vorgängig zur Sitzung sollte die Sitzungsleitung immer eine Traktandenliste versenden. So können sich die Teilnehmer vorbereiten und die Sitzung verläuft effizienter. Durch mangelnde Vorbereitung stielt man die Zeit der Anwesenden.

Wenn Sie als Teilnehmer vorgängig keine Traktandenliste erhalten, so verlangen Sie eine mit der Begründung, dass Sie sich vorbereiten möchten.

2. Pünktlicher Beginn

Mit einem pünktlichen Start des Meetings signalisiert die Sitzungsleitung einen respektvollen Umgang mit der Zeit aller Anwesenden.

Teilnehmende ihrerseits drücken mit rechtzeitigem Erscheinen Interesse und Wertschätzung aus.

Unpünktlichkeit ist Unhöflichkeit. Sollten Sie trotzdem einmal zu spät eintreffen, sagen Sie ein kurzes «Entschuldigung» beim Betreten des Raumes – und mehr nicht, denn Erklärungen wie Zugsverspätung oder Stau interessieren im Moment niemanden. Auch ein Händeschütteln wirkt jetzt störend. Die Sitzung soll möglichst ungehindert weitergehen.

3. Begrüssung

Zu Beginn der Sitzung begrüsst der Gastgeber alle Teilnehmenden persönlich mit Namen und Handschlag. Im Idealfall stehen noch alle. So können erstens die eintretenden Personen einfacher die Anwesenden begrüssen – und zweitens sitzen Sie nachher noch lange genug. Grundsätzlich ist es die Aufgabe des Gastgebers, die Anwesenden einander vorzustellen. Dabei gilt die in der Geschäftswelt übliche Höflichkeitsform, den Rangniedrigeren dem Ranghöheren bekanntzumachen.

Natürlich können Sie als Teilnehmer auch selber den anderen Gästen vorstellen – vielleicht ist der Gastgeber noch in ein Gespräch verwickelt.

4. Informeller Einstieg

Zur Einstimmung kann die Sitzungsleitung eine Tagesaktualität einbringen und anschliessend einen Bezug zum Sitzungsthema schaffen. Der Einstieg ist eine Gelegenheit, die Atmosphäre positiv zu beeinflussen und die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu gewinnen.

Ob Leitung oder Teilnehmer: Nutzen Sie die Zeit vor Sitzungsbeginn zu informellen Gesprächen.

5. Sitzordnung

Klären Sie als Teilnehmer vor Beginn eines neuen Meetings die Sitzordnung, denn es wäre ungünstig, sich auf den Platz des Sitzungsleiters niederzulassen. Als Sitzungsleiter lassen Sie Gäste den Platz auswählen.

Mit dem Einrichten am Platz signalisieren Sie, wieviel Raum Sie gewohnt sind zu beanspruchen. Breiten Sie sich nicht zu sehr aus, sofern dies nicht für Sie eingeplant ist. Aufgeklappte Notebooks oder Aktenkoffer können den Eindruck erwecken, dass Sie sich vom Meeting oder den andern Teilnehmenden distanzieren.

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6. Visitenkarten

Visitenkarten sind nützlich für die Netzwerkarbeit. Übergeben Sie die Karten mit der Hand und werfen Sie diese niemals über den Sitzungstisch dem Gegenüber zu. Nehmen Sie die Visitenkarten mit Anerkennung entgegen und schauen Sie diese kurz an. Es empfiehlt sich, die Karten während der Sitzung so vor sich hinzulegen, wie die Teilnehmenden sitzen. Das hilft Ihnen, sich bis zum Sitzungsende an deren Namen zu erinnern.

7. Zuhören

Interesse und Wertschätzung signalisieren Sie mit aktivem Zuhören sowohl gegenüber dem Referenten als auch den Beiträgen der andern Sitzungsteilnehmenden. Aktives Zuhören heisst etwa Augenkontakt, Nicken und Fragen stellen. Damit zeigen Sie Interesse.

Lassen Sie die anderen Teilnehmenden ausreden und fallen Sie niemandem ins Wort. Machen Sie Notizen.

8. Keine Störungen

Das Klingeln oder Bedienen des Handys während einer Sitzung ist störend und unhöflich. Es erweckt den Eindruck, dass Sie an dieser Sitzung nur wenig interessiert sind.

Schalten Sie Ihr Mobiltelefon vor der Sitzung aus oder zumindest auf lautlos, falls Sie eine für dieses Meeting wichtige Mitteilung erwarten. In diesem Fall darf das Handy vor Ihnen liegen, nachdem Sie die Sitzungsteilnehmer darüber aufgeklärt haben.

Ein langanhaltendes Flüstern mit dem Sitznachbarn ist für alle Beteiligten irritierend, daher verschieben Sie diesen Austausch auf die Pause oder auf das Sitzungsende.

9. «Danke.»

Vergessen Sie die Verabschiedung und das Bedanken nicht. Mit einer ruhigen Verabschiedung und empathischen Worten hinterlässt die Sitzungsleitung einen nachhaltigen Eindruck bei den übrigen Anwesenden. Bedanken Sie sich für das aktive Mitmachen der Teilnehmenden und ebenso beim Sekretariat, der Organisation und Protokollführung.

Auch Teilnehmende sollten den Raum nicht ohne Verabschiedung verlassen. Denken Sie daran: Der erste Eindruck zählt – der letzte bleibt haften!

In Kürze:

  • Bereiten Sie sich auf jede Sitzung vor und verlangen Sie als Teilnehmer eine Traktandenliste.
  • Erscheinen Sie fünf Minuten vor der Sitzung.
  • Als Sitzungsleiter stellen Sie die Teilnehmenden vor oder initiieren eine Vorstellungsrunde.
  • Starten Sie die Sitzung mit Small Talk.
  • Berücksichtigen Sie die Sitzordnung und lassen Sie die Gäste den Platz auswählen.
  • Legen Sie die Visitenkarte des Gegenübers vor sich auf den Tisch.
  • Lassen Sie die Teilnehmenden ausreden und hören Sie aktiv zu.
  • Vermeiden Sie das Flüstern mit dem Sitznachbarn und lassen Sie das Handy in der Tasche.
  • Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden.

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Susanne Abplanalp ist Trainerin für Business Knigge, Dozentin und Buchautorin. Ihr umfassendes Wissen und ihre Leidenschaft für Auftrittskompetenz vermittelt die Business-Knigge-Expertin an Seminaren für Firmen und an Weiterbildungsinstituten. www.kniggetoday.ch

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