Das neue EU-Entry/Exit System und seine Folgen für HR

In der heutigen globalisierten Arbeitswelt ist es längst Realität, dass Mitarbeitende regelmässig zwischen der Schweiz und mehreren Schengen-Ländern pendeln, remote aus dem Ausland arbeiten und in internationale Projekte eingebunden sind. Für HR wird es dadurch immer schwieriger, Aufenthaltszeiten und Einreisebestimmungen im Blick zu behalten. Seit Oktober 2025 ist das neue Entry/Exit System (EES) in Kraft – ein digitales System, das die Ein- und Ausreisen von Drittstaatsangehörigen im Schengenraum elektronisch erfasst und die Aufenthaltsdauer automatisch berechnet. Die bisherige manuelle Abstempelung der Reisedokumente wird durch einen Eintrag im EES ersetzt. Ziel ist es insbesondere, irreguläre Migration – etwa sogenannte «Overstayer» – schneller zu erkennen. Ergänzend ermöglicht der Einsatz biometrischer Daten wie Gesichtsbilder und Fingerabdrücke eine eindeutigere Identifikation von Reisenden. Obwohl die Nutzungspflicht bei den Mitarbeitenden liegt, hat das EES direkte Auswirkungen auf Unternehmen und HR.

Nur wer die Einreise- und Aufenthaltsregeln einhält, kann reibungslose Arbeitsabläufe bei grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen sicherstellen – weshalb HR das Thema jetzt aktiv angehen sollte.

Wie das Entry/Exit System funktioniert – und warum HR betroffen ist

Was zunächst wie ein rein behördliches Kontrollinstrument erscheint, entwickelt sich in der Praxis jedoch rasch zu einer konkreten Herausforderung für Unternehmen und HR-Abteilungen. Das EES ist ein EU-weites digitales System, das die Ein- und Ausreisen von Drittstaatsangehörigen – also Personen ohne EU- oder EFTA-Staatsbürgerschaft – erfasst. Dabei werden Daten wie Reisetage, Aufenthaltsdauer sowie Ein- und Ausreiseorte automatisch dokumentiert. Ziel der Behörden ist es, die Einhaltung der Aufenthaltsdauer besser zu kontrollieren und mehr Transparenz über tatsächliche Aufenthaltsmuster zu schaffen. Das EES ist damit ein «Game Changer» in der Aufenthaltsüberwachung: Statt auf manuelle Kontrollen und Selbstauskünfte zu setzen, gibt es nun eine objektive, digitale Datengrundlage, die Behörden und Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet.

Viele denken zunächst: «Das ist doch ein individuelles Thema der Mitarbeitenden.» Doch die Realität sieht anders aus. Für Unternehmen entstehen Risiken, wenn Mitarbeitende bei der Einreise Probleme bekommen oder Aufenthaltsregeln überschreiten. Das kann zu Projektverzögerungen, Arbeitsunterbrüchen oder sogar Reputationsschäden führen. Für Unternehmen ist es zudem schwierig, den Überblick über tatsächliche Reisetage zu behalten – gerade bei hybriden Arbeitsmodellen und Remote Work wird die Situation komplexer.

Besonderheiten und Sensitivitäten für die Schweiz

Das EU Entry/Exit System (EES) ist auch für die Schweiz relevant und wird seit Mitte Oktober 2025 im gesamten Schengenraum schrittweise eingeführt. Obwohl es sich formal um eine Verpflichtung der Mitarbeitenden handelt, liegt die eigentliche Herausforderung aus unserer Sicht bei den Unternehmen: Es liegt in ihrem eigenen Interesse sicherzustellen, dass Mitarbeitende compliant einreisen, und dies ist idealerweise bereits im Vorfeld zu prüfen, um Probleme an der Grenze zu vermeiden und Arbeitseinsätze nicht zu gefährden. Die Herausforderungen in der Schweiz unterscheiden sich dabei kaum von jenen in anderen Ländern.

Auch wenn die Schweiz kein EU-Land ist, gehört sie zum Schengenraum, somit betrifft das EES Unternehmen und Mitarbeitende hierzulande direkt. Gerade bei Geschäftsreisen im Schengenraum ist es für Unternehmen eine Herausforderung, den Überblick über Aufenthaltszeiten zu behalten und die komplexe 90-Tage-in-180-Tagen-Regel korrekt anzuwenden. Viele vergessen, dass diese Schengen-Regelung für den gesamten Schengenraum gilt – nicht nur für die Schweiz. Hinzu kommt, dass gewisse Arbeitsbewilligungen in Verbindung mit einem Schengen-Visum stehen, was die Planung und Compliance zusätzlich erschwert.

Zwar liegt der eigentliche Zweck des EES darin, Non-EU-Bürger schneller zu erfassen, welche die Schengen-Regelung von 90 innerhalb von 180 Tagen überschreiten, jedoch könnten durch das EES Aufenthaltsdauer, Reisetage und Aufenthaltsorte in einem weiteren Schritt deutlich genauer erfasst werden. Die Bestimmung des Lebensmittelpunkts ist dabei nicht das primäre Ziel des EES. Dennoch schafft das System erstmals eine Datengrundlage, die es den Behörden grundsätzlich ermöglichen würde, Aufenthaltsmuster deutlich genauer zu analysieren. Dies kann Auswirkungen auf Steuer-, Sozialversicherungs- und Aufenthaltsfragen haben, insbesondere wenn der tatsächliche Lebensmittelpunkt nicht mit dem formellen Anmeldeland übereinstimmt.

In der Schweiz müssen Bewilligungsinhaber einen bestimmten Anteil ihrer Zeit im Land verbringen (70 Prozent bei Kurzaufenthaltsbewilligungen, 50 Prozent bei regulären Aufenthaltsbewilligungen). Bisher war eine systematische Überprüfung kaum möglich und lag in der Nachweispflicht der betroffenen Personen, weshalb diese Anforderungen vermutlich oft nicht erfüllt wurden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung könnte sich dies künftig ändern – auch vor dem Hintergrund, vermeiden zu wollen, dass Personen zwar von der Schweizer Steuerrate profitieren, sich aber überwiegend in einem anderen Land aufhalten.

Der «blinde Fleck»: Lebensmittelpunkt und Folgewirkungen

Die Digitalisierung durch das EES eröffnet den Behörden grundsätzlich neue Möglichkeiten, Aufenthaltszeiten und -orte objektiv zu erfassen. Für die Schweiz bedeutet das insbesondere eine genauere Überprüfung der Anwesenheitspflichten: Diese Pflichten – wie zuvor beschrieben – gewinnen durch die zunehmende Digitalisierung und neue Kontrollmöglichkeiten künftig an praktischer Relevanz. Die Schweiz als steuergünstiger Standort möchte verhindern, dass Personen hier angemeldet sind, ohne diese Anwesenheitspflichten zu erfüllen.

Aktuell sind die Kontrollmöglichkeiten jedoch noch begrenzt, da die verschiedenen Kantone und Behörden in der Schweiz noch nicht umfassend miteinander kommunizieren – unter anderem aufgrund des hohen administrativen Aufwands. Ein flächendeckender, automatisierter Datenaustausch zwischen den Behörden ist derzeit noch nicht in Planung. Dennoch ist ein klarer Trend zur stärkeren Vernetzung und Digitalisierung der Behörden erkennbar: Immer mehr digitale Plattformen entstehen, um die Kommunikation mit den Behörden zu vereinfachen und zu standardisieren. Der Bund setzt dabei verstärkt darauf, alle Kantone auf gemeinsamen digitalen Plattformen wie EasyGov zu vereinen. Dies wird langfristig zu einer besseren Vernetzung und Kommunikation zwischen den Behörden führen.

In der Folge könnte auch die Überprüfung des Lebensmittelpunkts einer Person präziser und systematischer erfolgen. Das EES bildet hierfür eine wichtige technische Grundlage, indem es Aufenthaltsmuster detaillierter erfasst. Zwar sind die Behörden derzeit noch zurückhaltend bei der Nutzung dieser Daten für weitergehende Prüfungen, doch das System ebnet den Weg für zukünftige Entwicklungen in diese Richtung. Unternehmen sollten diese Perspektive im Blick behalten, da eine genauere Überprüfung des Lebensmittelpunkts Auswirkungen auf Steuerpflicht, Sozialversicherung sowie Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen haben kann.

Was HR jetzt tun sollte – von Reaktion zu Prävention

Unternehmen sollten das EES jedenfalls nicht als reines Immigrationsthema sehen, sondern als ein zentrales HR- und Compliance-Thema. HR übernimmt dabei eine Schlüsselrolle ein: als Koordinator zwischen Mitarbeitenden, Management sowie Fachbereichen wie Immigration, Tax und Global Mobility – und als zentrale Instanz für Prävention statt blosser Reaktion. Wichtig ist, Mitarbeitende und Führungskräfte für die neuen Anforderungen zu sensibilisieren und klare Guidelines zu Reisen, Remote Work und Aufenthalten zu etablieren. Eine frühzeitige Prüfung der Einreise- und Aufenthaltscompliance hilft, Risiken zu minimieren. Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Planungssicherheit und Risikominimierung – für Mitarbeitende und Unternehmen gleichermassen.

Das EU Entry/Exit System erhöht die Transparenz über Aufenthaltszeiten und -orte deutlich – und damit auch die Verantwortung von Unternehmen. Unternehmen sind gefordert, jetzt Prozesse, Richtlinien und Awareness zu schaffen, um Compliance sicherzustellen und Arbeitsabläufe nicht zu gefährden. Die grenzüberschreitende Beschäftigung wird weiter zunehmen und mit ihr die Bedeutung von klaren Regeln und digitaler Nachverfolgbarkeit. Unternehmen, die sich frühzeitig mit dem EES und der voranschreitenden Digitalisierung auch auf öffentlicher Ebene auseinandersetzen, erhöhen ihre Planungssicherheit und schaffen eine belastbare Grundlage für rechtssichere, grenzüberschreitende Beschäftigungsmodelle in einer zunehmend globalisierten Arbeitswelt.