HR Strategie • KI & Digitalisierung

Checkliste

Mitarbeitende erfolgreich an künstliche Intelligenz heranführen

Wer KI erfolgreich im Unternehmen integrieren will, muss Mitarbeitende schulen, Ängste abbauen und Beteiligung ermöglichen. Diese Checkliste zeigt auf, wie HR-Professionals Schritt für Schritt eine nachhaltige Einführung begleiten können.

von Daniel Thüler •
Grafik mit zweigeteiltem Hintergrund in Senfgelb und Hellgelb. Links steht gross und weiss das Wort „CHECKLISTE“. Rechts befindet sich ein schwarzes, handgezeichnetes Häkchen in einem Kreis sowie der Text „HR Today“ darunter.

Die Einführung und Integration von künstlicher Intelligenz (KI) verändert die Arbeitswelt tiefgreifend. HR-Professionals stehen dabei an vorderster Front, wenn es darum geht, Mitarbeitende auf diese Transformation vorzubereiten, Ängste abzubauen und Kompetenzen gezielt aufzubauen. 

Wichtig ist, dass Mitarbeitende KI nicht als Ersatz für Menschen verstehen, sondern als ein unterstützendes Werkzeug, das Arbeitsprozesse effizienter, datenbasierter und oft angenehmer gestaltet: Der Mensch bleibt im Zentrum – aber seine Rolle wandelt sich. Umso bedeutender ist es, die Belegschaft systematisch an KI-Technologien heranzuführen, um Akzeptanz, Verständnis und Mitgestaltung zu fördern. 

Diese Checkliste bietet praxisnahe Leitlinien, wie dieser Veränderungsprozess gelingen kann – unter Berücksichtigung von Datenschutzgesetzgebung, Mitwirkungsrechten oder dem Fachkräftemangel. Die einzelnen Punkte richten sich sowohl an KMU als auch an grössere Organisationen und können an die jeweilige HR-Strategie angepasst werden. Dabei geht es nicht nur um technische Schulungen, sondern auch um kulturellen Wandel, neue Formen der Zusammenarbeit und einen reflektierten Umgang mit Technologie. KI sollte als Teil einer umfassenden Transformationsstrategie verstanden werden – nicht als isoliertes Digitalprojekt. 

Viel Erfolg beim Gestalten dieses bedeutenden Wandels! 

1. Wissensstand und Bedarf analysieren: Bevor Schulungen oder Tools eingeführt werden, sollten HR-Professionals den Ist-Zustand analysieren: Welche Kenntnisse über KI bestehen bereits im Unternehmen? Wo gibt es Berührungsängste, Missverständnisse oder gar Widerstand? Mittels anonymer Umfragen, Fokusgruppen oder Gesprächen mit Führungskräften lassen sich diese Fragen klären. Besonders wichtig ist, dass unterschiedliche Berufsprofile differenziert betrachtet werden – ein kaufmännischer Mitarbeiter hat andere Lernbedürfnisse als eine technische Fachkraft. Die Analyse liefert die Grundlage für massgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Change-Massnahmen. Ziel ist, die Einführung von KI als Dialogprozess zu gestalten und nicht als Top-down-Anweisung. Je mehr das HR-Management Verständnis über die Ausgangslage hat, desto gezielter kann es den Veränderungsprozess mitgestalten. 

2. Transparente Kommunikationsstrategie erstellen: Transparenz schafft Vertrauen – besonders bei technologischen Veränderungen. Mitarbeitende wollen wissen, warum KI eingeführt wird, welchen Nutzen sie konkret davon haben und ob ihre Jobs dadurch gefährdet sind. Eine proaktive, offene Kommunikation über Ziele, Zeitpläne, Anwendungsbereiche und Limitationen der KI ist zentral. Dabei sollten nicht nur Führungskräfte, sondern auch die HR-Professionals als glaubwürdige Absender auftreten. Mitentscheidend ist es, die Mitarbeitenden frühzeitig zu involvieren. Kommunikationsformate können etwa Townhall-Meetings, interne Newsletter oder Q&A-Sessions sein. Auch sollten ethische Leitlinien rund um KI-Nutzung kommuniziert werden – gerade im sensiblen Bereich von HR Analytics oder automatisierter Bewerbungsvorauswahl. Nur wer informiert ist, kann sich auf Veränderungen einlassen. Ziel ist, eine Kultur der Offenheit und des Mitgestaltens zu fördern. 

3. Berührungsängste ernst nehmen und abbauen: Nicht alle Mitarbeitenden begrüssen den Einsatz von KI – viele fürchten Arbeitsplatzverlust oder eine «kalte» Arbeitswelt. HR-Professionals sollten diese Ängste nicht kleinreden, sondern aktiv adressieren. In Workshops, offenen Gesprächsrunden oder auch über interne Testimonials können Sorgen besprochen und relativiert werden. Entscheidend ist, KI nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung menschlicher Fähigkeiten zu positionieren. Zeigen Sie konkrete Anwendungsfälle, bei denen KI repetitive Aufgaben übernimmt und dadurch Mitarbeitende entlastet. Dabei gilt: Je stärker die Belegschaft versteht, wie KI und Natural Language Processing funktionieren (und sich von maschinellem Lernen unterscheiden), desto geringer sind die Ängste. Es kann sinnvoll sein, externe Expertise oder Coaches einzubinden, um neutral über Chancen und Grenzen zu informieren. Hierbei ist eine sensible, empathische Begleitung wichtig. 

5. Kompetenzentwicklung systematisch angehen: Der gezielte Aufbau von Future Skills ist zentral, um Mitarbeitende fit für die Arbeit mit KI zu machen. Dazu gehören nicht nur technologische Grundkenntnisse, sondern auch analytisches Denken, Datenverständnis sowie ethische Reflexionsfähigkeit. HR sollte ein Kompetenzmodell entwickeln, das relevante Skills pro Rolle definiert. Auf dieser Basis lassen sich Lernpfade gestalten: von niedrigschwelligen E-Learnings bis hin zu spezifischen Trainings. Auch Microlearning oder Learning on the Job eignen sich hervorragend. Wichtig: Nicht alle Mitarbeitenden müssen zu KI-Expertinnen oder KI-Experten werden – vielmehr geht es um ein praxisnahes Verständnis und die Fähigkeit zur kritischen Anwendung. Die KI-Kompetenzentwicklung sollte auch als Teil der Talententwicklung und Laufbahnplanung gesehen werden. 

5. Führungskräfte als Multiplikatoren einbinden: Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle bei der Einführung von KI. Sie sind einerseits Vorbilder im Umgang mit neuen Technologien, andererseits direkte Ansprechpersonen für ihre Teams. HR sollte deshalb gezielt in die Weiterbildung und Sensibilisierung von Führungskräften investieren. Dabei geht es nicht nur um technisches Wissen, sondern auch um Change-Management-Kompetenz und die Fähigkeit, Unsicherheiten im Team zu moderieren. Führungspersonen müssen lernen, wie sie KI sinnvoll in Prozesse integrieren, ohne die Kontrolle oder den menschlichen Bezug zu verlieren. Unterstützende Instrumente wie Coaching, Guidelines oder Leadership-Programme erleichtern die Umsetzung. Nur wenn Führungspersonen überzeugt sind, werden sie auch ihre Teams erfolgreich mitnehmen. 

6. Konkrete Use Cases sichtbar machen: Abstrakte KI-Konzepte wirken oft abschreckend – greifbare Anwendungsbeispiele fördern Akzeptanz. HR sollte deshalb gezielt Use Cases kommunizieren, bei denen KI bereits erfolgreich im Unternehmen eingesetzt wird. Ob automatisierte Terminfindung, intelligente Dokumentensuche oder Chatbots im Kundendienst – wichtig ist, dass der Nutzen für die Mitarbeitenden nachvollziehbar ist. Auch kleine Erfolge können als positive Stories geteilt werden, etwa über interne Kommunikationskanäle oder als «Add-ons» in Sitzungen. Durch das Sichtbarmachen konkreter Anwendungen wird KI entmystifiziert und als hilfreiches Tool erlebt. HR kann zudem gemeinsam mit Teams neue Ideen für KI-Einsatzbereiche entwickeln – dies fördert die Identifikation und Innovationsbereitschaft. Besonders in KMUs ist Pragmatismus entscheidend: Die Technologie muss den Alltag spürbar erleichtern, nicht verkomplizieren. 

7. Partizipation ermöglichen und fördern: Ein erfolgreicher Wandel gelingt nur, wenn Mitarbeitende aktiv mitgestalten können. HR sollte daher Formate schaffen, in denen Mitarbeitende Ideen einbringen, Feedback geben oder Pilotprojekte mitgestalten können. Denkbar sind zum Beispiel Innovationslabore, interdisziplinäre Arbeitsgruppen oder digitale Feedbacktools. Diese Beteiligung erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern bringt oft auch wertvolle Perspektiven aus dem operativen Alltag. HR-Professionals sollten in einer Moderations- und Enabler-Funktion partizipieren, nicht als reine Durchführungsstelle. Wichtig: Wer mitreden darf, fühlt sich ernst genommen und wird den Wandel konstruktiver begleiten. 

8. Ethik und Datenschutz beachten: Der verantwortungsvolle Umgang mit KI ist besonders im HR- und Arbeitskontext sensibel. HR-Verantwortliche müssen sicherstellen, dass ethische Prinzipien wie Fairness, Transparenz und Nichtdiskriminierung eingehalten werden – vor allem bei automatisierten Entscheidungsprozessen. Gleichzeitig sind datenschutzrechtliche Vorgaben, insbesondere das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz, strikt zu beachten. Mitarbeitende müssen wissen, welche Daten von KI-Systemen verarbeitet werden, zu welchem Zweck und wie sie ihre Rechte geltend machen können. HR sollte hier aktiv aufklären und im Zweifel mit Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung zusammenarbeiten. Die Entwicklung interner KI-Leitlinien kann Orientierung bieten und Vertrauen schaffen. Besonders wichtig ist, dass Mitarbeitende erkennen: KI wird verantwortungsbewusst und menschenzentriert eingesetzt – und nicht zur Kontrolle oder Überwachung.

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Daniel Thüler
Text: Daniel Thüler

Daniel Thüler, Chefredaktor HR Today, daniel.thueler@hrtoday.ch

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