Checkliste

Einführung neuer HR-Software in zwölf Punkten

Diese Checkliste dient als Leitfaden für HR-Professionals, um den Prozess der Auswahl und Einführung neuer HR-Software strategisch und effektiv zu gestalten, wobei der Fokus auf den Bedürfnissen des Unternehmens, der Sicherheit der Mitarbeiterdaten und der Optimierung der Prozesse liegt.

Checkliste auf einem Softwarebildschirm für die Einführung einer HR-Software

Die Einführung einer neuen Software im HR bedarf genauer Überprüfung und Planung. Diese Checkliste hilft bei der Entscheidung und Umsetzung. (Bild: iStock)

1. Bedarfsanalyse durchführen

Ermitteln Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer HR-Abteilung, um sicherzustellen, dass die neue Software diese erfüllt.

2. Marktrecherche betreiben

Untersuchen Sie die verfügbaren HR-Softwareoptionen, um eine informierte Entscheidung zu treffen, die auf den Funktionen, der Skalierbarkeit und den Kosten basiert.

3. Datenschutz und Compliance prüfen

Stellen Sie sicher, dass die Software den Datenschutzgesetzen (Schweizer DSG, europäische DSGVO) entspricht und alle erforderlichen Compliance-Anforderungen erfüllt.

4. Technische Anforderungen definieren

Klären Sie die technischen Spezifikationen und Anforderungen, einschliesslich Integration mit bestehenden Systemen und Datenmigration.

5. Stakeholder einbeziehen

Beziehen Sie wichtige Stakeholder frühzeitig ein, um Anforderungen zu sammeln und Unterstützung für das Projekt zu sichern.

6. Pilotprojekt planen

Starten Sie ein Pilotprojekt mit einer begrenzten Nutzergruppe, um die Software in einer kontrollierten Umgebung zu testen.

7. Schulungsprogramm entwickeln

Planen Sie umfassende Schulungen für alle Enduser, um sicherzustellen, dass sie mit der neuen Software effizient arbeiten können. Implementieren Sie starke Sicherheitsmassnahmen, einschliesslich Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung, und definieren Sie klare Zugriffsrechte.

9. Change-Management-Strategie umsetzen

Entwickeln Sie einen Plan, um den Übergang zur neuen Software zu managen und Widerstände innerhalb der Organisation zu minimieren.

10. Kommunikationsplan erstellen

Informieren Sie alle Mitarbeitenden rechtzeitig und transparent über die Einführung der neuen Software und die damit verbundenen Veränderungen.

11. Feedbackmechanismen einrichten

Implementieren Sie Kanäle, über die Nutzer Feedback geben können, um Probleme frühzeitig zu identifizieren und anzugehen.

12. Erfolgskriterien und KPIs festlegen

Definieren Sie klare Erfolgskriterien und Key Performance Indicators (KPIs), um die Leistung der neuen Software zu messen und kontinuierlich zu verbessern.