So wird Agilität nicht zur Belastung

Agile Arbeitsmethoden wie Scrum oder Kanban versprechen genau das, was der Markt verlangt: Flexibilität und Effizienz. Bei diesen Methoden organisieren sich die Teams weitgehend selbst und teilen ihre Arbeit in kleinere, überschaubare Aufgaben. Der Fortschritt wird regelmässig, in sogenannten Sprints, überprüft und meist visuell dargestellt. So ist für alle sichtbar, woran gerade gearbeitet wird, und Teams können schnell auf neue Anforderungen und veränderte Kundenwünsche reagieren. Doch was auf dem Papier gut klingt, zeigt im Arbeitsalltag oftmals eine andere Seite. Mitarbeitende, die agil arbeiten, berichten von erhöhter Belastung und die Zahl der Fehltage nimmt zu. In meiner Masterarbeit zu diesem Thema zeige ich, dass agiles Arbeiten sowohl positive als auch negative Auswirkungen auf Mitarbeitende haben kann und ein wichtiges Ritual, die Retrospektive, oftmals unterschätzt wird.

Ein Blick in den agilen Arbeitsalltag

Im Rahmen meines Studiums der Angewandten Psychologie an der Fachhochschule Nordwestschweiz habe ich mich mit der Frage beschäftigt, wie sich agiles Arbeiten auf Mitarbeitende auswirkt. Dabei interessierte mich weniger die Umsetzung agiler Arbeit, sondern vielmehr, wie sie im Arbeitsalltag erlebt wird. 

Konkret untersuchte ich, welche Belastungen und Ressourcen Mitarbeitende in agilen Teams wahrnehmen. Denn viele Organisationen verbinden Agilität mit positiven Auswirkungen wie höherer Produktivität und besserer Wettbewerbsfähigkeit. Die Ergebnisse meiner Masterarbeit zeigen jedoch ein etwas anderes Bild. In den geführten Interviews berichteten die Mitarbeitenden besonders häufig über Zeitdruck – ein Thema, das auch in den quantitativen Ergebnissen aus der schriftlichen Befragung sichtbar wurde.

Zeitdruck gehört somit zu den am stärksten wahrgenommenen Belastungen im agilen Arbeitsalltag. Dieser wird verstärkt, wenn während eines laufenden Sprints zusätzliche Aufgaben hinzukommen:

«Die Aufgaben ändern sich immer wieder und neue kommen dazu.»

Genau das widerspricht jedoch der ursprünglichen Praxisempfehlung von Scrum. Im Scrum-Guide halten die Autoren Ken Schwaber und Jeff Sutherland fest, dass die Aufgaben eines laufenden Sprints nicht wesentlich verändert werden sollten.

Ein weiteres zentrales Thema waren Unterbrechungen: Ständige Chat-Nachrichten, E-Mails oder spontane Anfragen erschweren konzentriertes Arbeiten. «Die ganze Zeit habe ich Pop-up-Nachrichten in Microsoft Teams», schilderte eine befragte Person. Auch diese Belastung zeigt sich deutlich in den Zahlen der Befragung.

Die Folgen sind zunehmende Belastungen im Arbeitsumfeld und steigende Fehltage. Agiles Arbeiten kann belastend wirken – nicht, weil die Arbeitsweise per se überfordert, sondern weil zentrale Praktiken wie regelmässige Reflexion und gemeinsame Abstimmung im Alltag häufig ausgelassen werden.

Die Retrospektive als Puffer gegen Belastungen

Steigende Fehltage sind selten ein Zufall. Sie sind oft ein Zeichen dafür, dass Belastungen und Ressourcen nicht mehr im Gleichgewicht sind. Genau dieses Ungleichgewicht zeigt sich auch in den Ergebnissen der Masterarbeit. Agiles Arbeiten reduziert Belastungen nicht automatisch.

Entscheidend ist vielmehr, ob im Arbeitsalltag ausreichend Ressourcen vorhanden sind, um mit Belastungen umzugehen. Fehlen Ressourcen wie soziale Unterstützung oder Handlungsspielraum, wirken sich Belastungen wie Zeitdruck oder Unterbrechungen direkt auf das Engagement und die Erschöpfung aus.

Die Ergebnisse der Masterarbeit zeigen, dass agile Arbeit die Ressourcen stärkt, sofern sie richtig umgesetzt wird. Besonders positiv zeigte sich die Wirkung der Retrospektive. Diese wird am Ende eines Sprints durchgeführt und reflektiert die gemeinsame Zusammenarbeit im Team. Teams, die ihre Retrospektive regelmässig durchführen, berichten von mehr sozialer Unterstützung im Team, mehr Klarheit über Rollen und Erwartungen sowie höherem Engagement im Team. Wie sich das im Alltag konkret zeigt, brachte eine der interviewten Personen wie folgt auf den Punkt:

«Werden Retros gemacht und Feedback gegeben, hat das einen positiven Effekt auf das Team – man unterstützt sich mehr und spricht Probleme offener an»

Wichtig anzumerken ist, dass die Retrospektive nicht direkt «gegen Stress» wirkt. Vielmehr wird sie von den Mitarbeitenden als Ressource wahrgenommen. Sie schafft Raum, um Probleme anzusprechen, gemeinsam Lösungen zu finden und sich gegenseitig zu unterstützen. Ein Raum, der im hektischen Arbeitsalltag oft fehlt. Wird die Retrospektive regelmässig durchgeführt, stehen diese Ressourcen zur Verfügung. Diese Ressourcen fördern nicht nur das Engagement der Mitarbeitenden, sondern helfen auch, Belastungen im Arbeitsalltag abzufedern – ein Puffereffekt. Wenn die Retrospektive hingegen aus Zeitgründen ausgelassen wird, fehlt dieser Puffer. Langfristig kann sich das in Form von höherer Erschöpfung und mehr Fehltagen zeigen.

Was Organisationen jetzt tun können

Retrospektiven geraten schnell ins Wanken oder werden sogar komplett gestrichen, wenn die Zeit knapp und der Arbeitsdruck hoch ist. Doch gerade dann entfalten sie ihre Wirkung. Zwar reduziert die Retrospektive den Druck an und für sich nicht, aber sie verändert die Art und Weise, wie damit umgegangen wird. Sie stärkt das Vertrauen und fördert den Austausch im Team.

Die Ergebnisse der Masterarbeit machen deutlich, dass die Retrospektive im Unternehmen nicht optional sein sollte, sondern als verbindliches Ritual geplant werden muss. Verteilen Sie klare Verantwortlichkeiten. Wer ist bei Ihnen für die Planung und Durchführung der Retrospektiven verantwortlich? In der Praxis übernehmen diese Aufgaben oftmals der Scrum-Master oder die Führungskraft.

Agile Arbeit lebt nicht nur von Effizienz und Flexibilität, sondern auch von gemeinsamer Reflexion. Wenn dieser Raum geschaffen wird, stehen den Mitarbeitenden mehr Ressourcen zur Verfügung, um mit Belastungen umzugehen und langfristig gesund und engagiert zu bleiben.