So optimieren HR und CLO zusammen den Auswahlprozess

Die enge und konstruktive Zusammenarbeit zwischen HR und dem Chief Legal Officer (CLO) wird im digitalen Zeitalter zum Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Rekrutierung. In einer durch Digitalisierung, den Einsatz von KI im Auswahlprozess und steigende regulatorische Anforderungen geprägten Umgebung stellt sie sicher, dass Auswahlverfahren rechtlich einwandfrei, effizient und fair ausgestaltet sind und zugleich eine positive Candidate Experience ermöglichen. Gerade der Umgang mit KI-gestützten Tools verlangt eine eng abgestimmte Vorgehensweise zwischen den Stakeholdern. So können neue Entwicklungen rasch, sachgerecht und Compliance-konform in die Praxis überführt und die besten Talente gewonnen werden.

Gemeinsame Handlungsfelder im Auswahlprozess
 

Gerade im Recruiting gibt es zahlreiche Berührungspunkte zwischen der Personal- und der Rechtsabteilung. Typische Handlungsfelder, bei denen HR und CLO eng zusammenwirken, sind unter anderem:

• Rechtliche Compliance im Recruiting: Stellenausschreibungen, Interviews und Auswahlentscheide müssen arbeitsrechtlich korrekt und diskriminierungsfrei gestaltet sein. Klare Standards und geprüfte Formulare helfen, Gesetzesverstösse und Reputationsrisiken zu vermeiden.
• Datenschutz und Umgang mit Bewerbungsdaten: Über den gesamten Prozess hinweg gelten strenge Anforderungen an Einwilligungen, Datensicherheit, Zugriffskontrollen sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen. Ein sauberer Datenumgang schützt Persönlichkeitsrechte und stärkt das Vertrauen der Kandidatinnen und Kandidaten.
• Risikomanagement und Fairness: Sensible Themen wie unzulässige Interviewfragen, konsistente Absageprozesse oder mögliche Benachteiligungen sollten frühzeitig adressiert werden. Strukturierte Verfahren, transparente Kriterien und Bias-Prävention reduzieren das Risiko von Beschwerden und sichern eine gleichbehandelnde Auswahl.
• Vertragsgestaltung: Nach der Entscheidung ist ein rechtssicherer, verständlicher und konsistenter Arbeitsvertrag zentral. Sorgfältig geprüfte Klauseln (z. B. Vergütung, Bonus, Konkurrenzverbot, IP, Datenschutz) sorgen für Klarheit, Verbindlichkeit und eine zügige Vertragsfinalisierung.
• Technologieeinsatz im Recruiting: Digitale Tools und KI-gestützte Verfahren müssen transparent und rechtskonform eingesetzt werden. Prüfbare Prozesse, nachvollziehbare Entscheidungen und klare Verantwortlichkeiten stellen sicher, dass Innovation nicht zulasten von Rechts sicherheit und Fairness geht.

Digitale Tools und KI: Chancen gemeinsam verantwortungsvoll nutzen
 

Immer häufiger kommen im Recruiting automatisierte Systeme zum Einsatz: von Screening-Software über Chatbots bis zu Videoanalyse-Tools, die Bewerbungen vorsortieren. Das steigert die Effizienz, birgt aber Risiken: KI kann Bias aus historischen Daten übernehmen und Bewerbergruppen benachteiligen. Gleichzeitig sind Datenschutzgesetze sowie der «EU AI Act» zu beachten.

Wichtig sind nachvollziehbare und Compliance-konforme Prozesse: KI muss prüfbar sein, darf keine Diskriminierung zulassen und es braucht klare Hinweise sowie einen echten menschlichen Entscheidungsspielraum, um Risiken zu senken und Vertrauen zu stärken.

Tipps für einen optimierten Auswahlprozess
 

Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen HR und CLO kann den Auswahlprozess erheblich verbessern. Einige praktische Tipps, wie dies im Recruiting-Alltag gelingt:

• Zuständigkeiten und Schnittstellen klären: Definieren Sie früh, wer in welcher Phase des Recruitings entscheidet, wer prüft und wer informiert. Klare Rollen inklusive Eskalationswege reduzieren Doppelarbeit, verhindern Lücken und beschleunigen Entscheidungen.
• Regelmässige Abstimmung etablieren: Planen Sie kurze und fixe Touchpoints wie zum Beispiel «Jours fixes» sowie Ad-hoc-Updates bei heiklen Fällen. So fliessen neue Vorgaben, Gerichtsurteile oder interne Änderungen zeitnah in die Recruiting-Praxis ein.
• Gemeinsames Verständnis fördern: Ein Grundverständnis für die jeweils andere Perspektive erhöht die Handlungssicherheit im Alltag. Schulungen und Workshops sorgen für bessere Zusammenarbeit und weniger Reibungsverluste.
• Konsistente Richtlinien schriftlich festhalten: Einheitliche Guidelines für den gesamten Prozess schaffen Fairness und Belastbarkeit bei Formulierungen in Ausschreibungen, bei Bewertungslogik, Dokumentation, Absageprozessen und Informationsfluss. Klare Kriterien machen Entscheidungen nachvollziehbar.
• Standards für digitale Tools und KI definieren: Legen Sie fest, wie Tools geprüft, eingesetzt und überwacht werden. Wichtig ist ein klarer Rahmen für menschliche Kontrolle und definierte Schritte bei auffälligen Ergebnissen oder potenziellen Bias-Anzeichen.
• Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Führen Sie nach grösseren Recruiting-Runden oder schwierigen Besetzungen kurze Retrospektiven durch: Wo gab es Engpässe, Unsicherheiten oder unnötige Schleifen? Wie war das Feedback der Kandidatinnen und Kandidaten? Daraus lassen sich konkrete Massnahmen ableiten, um Prozesse effizienter, konsistenter und risikoärmer zu gestalten.

Erfolgsfaktoren einer starken HR-CLO-Partnerschaft
 

Erfolgreich zusammenarbeitende HR- und Legal-Verantwortliche zeichnen sich durch bestimmte Verhaltensweisen und Einstellungen aus, die Vertrauen und Klarheit fördern:

Sie agieren agil, kommunizieren offen und verstehen sich als Team mit gemeinsamer Mission: die passenden Talente für das Unternehmen zu gewinnen und dabei rechtlich auf Nummer sicher zu gehen.

• Sie arbeiten nicht abteilungsegoistisch: Weder die Personal- noch die Rechtsseite beharrt auf Revierdenken. Beide stellen ihr Ego zurück und fragen stets, was das Beste für das Unternehmen und die beteiligten Persönlichkeiten ist.
• Sie bauen von Anfang an Vertrauen zueinander auf: HR verlässt sich auf die juristische Rückendeckung, während der CLO dem HR-Team vertraut, die richtigen Personalentscheidungen anzubahnen. Dieser gegenseitige Respekt macht schnelle Abstimmungen möglich.
• Sie fördern eine bereichsübergreifende Problemlösung: Wenn sich im Recruiting-Prozess Herausforderungen abzeichnen, sei es eine neue Gesetzeslage oder ein unerwartetes Problem mit Kandidatinnen oder Kandidaten, ziehen HR und CLO gemeinsam an einem Strang, statt isoliert zu agieren.
• Sie leben ihren Teams ein kooperatives Miteinander vor: Die enge Zusammenarbeit der Führungskräfte überträgt sich auf die operativen Ebenen. Sie arbeiten Hand in Hand, was eine durchgängige Partnerschaftskultur schafft.

Schlussgedanken
 

In einer komplexen und technologiegetriebenen Arbeitswelt sind HR und CLO die zentralen Akteure, um den Auswahlprozess optimal zu gestalten. Ihre enge Kooperation schafft ein Umfeld im Recruiting, das auf Vertrauen, Rechtskonformität und Wertschätzung basiert. Im Zusammenspiel können Personal- und Rechtsabteilung Fallstricke eliminieren, Konflikte vermeiden und eine positivere Candidate Experience schaffen.

Letztendlich führt die Synergie zwischen HR und CLO zu einem ganzheitlichen Ansatz im Recruiting: Kandidatinnen und Kandidaten fühlen sich fair behandelt und wertgeschätzt. Und über allem kann das Unternehmen jene Talente gewinnen, die es für seinen zukünftigen Erfolg braucht.