Décès d'un collaborateur: un angle mort du droit du travail

Un cadre décède brutalement durant le week-end. Lundi matin, l’équipe doit accéder à ses dossiers, un client réclame le contrat promis, la famille se manifeste pour les effets personnels, et l’on prend conscience que le défunt détenait seul des codes d’accès critiques. Toute entreprise d’une certaine taille y est tôt ou tard confrontée. Pourtant, la situation reste un angle mort du droit du travail et des politiques RH: le Code des obligations (CO) ne lui consacre que deux articles (art. 338 et 338a CO), et la révision de la LPD n’a pas comblé le vide législatif sur la dimension numérique du décès, le Parlement ayant refusé d’introduire des règles spécifiques sur l’accès aux données des personnes décédées.

Le cadre légal tient en quelques règles. Le contrat s’éteint ipso iure au décès (art. 338 al. 1 CO), sans formalité ni délai. L’al. 2 institue toutefois le «salaire post-mortem»: l’employeur doit verser le salaire pour un mois encore (deux mois si les rapports ont duré plus de cinq ans) si le travailleur laisse un conjoint, un partenaire enregistré, ou des enfants mineurs, ou à défaut d’autres personnes envers lesquelles il remplissait une obligation d’entretien. Les héritiers, eux, sont saisis de plein droit des créances et dettes du contrat (art. 560 CC): salaire couru, vacances non prises, heures supplémentaires, frais, bonus acquis tombent dans la succession; les dettes éventuelles aussi.

Zones grises depuis la numérisation

La numérisation a multiplié les zones grises: messagerie, ordinateur, téléphone, cloud et réseaux sociaux professionnels mêlent indissociablement données strictement professionnelles, éléments relevant de la sphère privée (art. 328b CO admet un usage privé limité) et communications de tiers. Trois pôles d’intérêts s’opposent: l’employeur (continuité, secrets d’affaires, archivage), les héritiers (transfert universel de l’art. 560 CC) et les tiers correspondants. La LPD ne protège pas les personnes décédées, la personnalité juridique s’éteignant à la mort, et la protection passe alors par l’art. 28 CC (protection post-mortem exercée par les proches), le secret des télécommunications, et, pour les tiers concernés, par la LPD elle-même. En l’absence de cadre légal clair, les marges de manœuvre se construisent en amont, par le contrat de travail et les procédures.

Recommandations Protocole interne «décès d’un collaborateur». À défaut, les premières heures sont gérées dans l’urgence par des managers non préparés, avec des conséquences durables: ouverture intempestive d’une boîte mail, communication aux clients sans coordination avec la famille, fuite de la cause du décès. Le protocole identifie le «commandant de bord» (DRH ou délégué), les actions, les interlocuteurs internes (IT, juridique, communication, manager) et externes (famille, exécuteur testamentaire, assurances), ainsi que les modèles de communication. Voir aussi la checklist en encadré.

Règlement informatique

Il conditionne la légitimité des accès post-mortem. Le Tribunal fédéral, dans l’arrêt 4A_518/2020 du 25 août 2021, a confirmé que l’art. 328b CO introduit une présomption de licéité du traitement lorsque les données portent sur les aptitudes du travailleur ou sont nécessaires à l’exécution du contrat, sous réserve du principe de proportionnalité. La pratique distingue par ailleurs selon que l’employeur a interdit, autorisé ou toléré l’usage privé des outils mis à disposition, la marge de manœuvre étant plus large en cas d’interdiction. Le règlement doit définir le périmètre de l’usage privé toléré, prévoir l’identification des contenus privés (dossier ou tag dédié), comporter une clause spécifique anticipant le décès (sauvegarde, accès limité, distinction professionnel/privé), désigner un «gardien numérique» et informer le collaborateur dès l’embauche.

Accès

Les comptes critiques (administration de systèmes, accès bancaires, certificats numériques sécurisant le site internet, comptes administrateurs cloud) sont fréquemment détenus par une seule personne. Tenir un inventaire par fonction, identifier un suppléant systématique et imposer un partage via un gestionnaire de mots de passe centralisé prévient autant le décès que le départ inopiné. Pour les fonctions sensibles, une «clause de continuité numérique» contractuelle peut formaliser ces obligations.

Gestion des données numériques 

La pratique, confirmée par l’avis du PPDT-JUNE, commande, en cas de décès, le blocage immédiat du compte de courriel, la sauvegarde des données et l’envoi d’une réponse automatique, sans mention de la cause, validée si possible avec la famille. Le «gardien numérique» trie ensuite, sous protocole documenté, les contenus professionnels (à conserver) et privés (à restituer aux héritiers sur support extractible, après vérification de leur qualité). L’employeur n’est pas titulaire des comptes personnels du collaborateur, y compris LinkedIn; il peut signaler le décès aux plateformes selon leurs procédures, sans se substituer aux héritiers. Aucune communication aux clients ne doit intervenir sans coordination préalable avec la famille: la cause du décès est une donnée sensible, dont la diffusion non maîtrisée peut atteindre la mémoire du défunt et la personnalité de ses proches (art. 28 CC).

Salaire post-mortem (art. 338 al. 2 CO)

Trois points sont essentiels. Il s’agit d’une créance directe et personnelle des bénéficiaires, non successorale: due même si la succession est répudiée, prescription quinquennale (art. 128 CO). L’assiette comprend le salaire de base, le 13e salaire, les «fausses gratifications» et les prestations en nature; montant net non soumis aux cotisations sociales, mais l’impôt à la source est dû. La prestation est due indépendamment des circonstances du décès et se cumule avec d’éventuelles prestations de prévoyance. En pratique, identifier les bénéficiaires (certificat d’héritier), obtenir leurs coordonnées bancaires et verser directement, après calcul transparent communiqué par écrit, plutôt que sur le compte du défunt, susceptible d’être bloqué.

Annonces et tiers contractuels

Annoncer rapidement le décès à la caisse de pension, à l’AVS, à la LAA, à l’assureur perte de gain et aux assurances collectives; ces annonces déclenchent les prestations de survivants. Une note synthétique remise lors de la visite de condoléances, listant les démarches et les pièces à fournir, est une marque d’humanité autant qu’une bonne pratique. Identifier en parallèle les contrats intuitu personae, les délégations à révoquer et les pouvoirs à transférer au registre du commerce.

Dimension humaine

La manière dont une organisation gère le décès d’un de ses collaborateurs en dit beaucoup sur sa culture. Au-delà de la conformité, la rapidité du contact avec la famille, la sobriété de la communication interne, le soin apporté aux effets personnels et la disponibilité du DRH sont des marqueurs perçus durablement. Aucun protocole ne dispense d’incarner cette dimension. Il est toujours préférable d’anticiper que d’agir dans l’urgence. Ceci est d’autant plus vrai dans une situation extrêmement sensible.

Checklist «Premières 48 heures»

Immédiatement

• Vérifier l’information; informer la direction et le service RH

• Suspendre l’authentification du collaborateur sans supprimer les données; sauvegarder intégralement messagerie, drive et poste local

• Identifier les accès critiques détenus par le défunt et activer les suppléances

• Prendre contact avec la famille (DRH directement); convenir des modalités d’annonce et du calendrier

Ensuite

• Annonce interne aux collègues directs, neutre sur les causes

• Mise en place de la réponse automatique de messagerie validée avec la famille

• Identification des clients et contacts à informer en priorité

Jour 2 et suivants

• Annonces: caisse de pension, AVS, LAA, perte de gain, assurances collectives

• Tri sous protocole documenté des données professionnelles et privées

• Calcul du salaire dû et du salaire post-mortem (art. 338 al. 2 CO); obtention du certificat d’héritier; versement direct aux ayants droit

• Restitution des effets personnels et des données privées; récupération du matériel professionnel

• Inscription du décès au dossier RH et clôture administrative