Mieux tirer parti des outils statistiques pour une GRH plus dynamique

Phénomène complexe, l’absentéisme trouve son origine dans plusieurs facteurs interdépendants: organisationnels, environnementaux et individuels. Alors comment s’y prendre pour trouver une solution durable? Les indicateurs statistiques signalent les dysfonctionnements et aident au diagnostic. 

Cette analyse descriptive des données va déboucher sur des interrogations et sur des hypothèses qui seront expliquées à travers l’analyse quantitative des données. Celle-ci assure une vision plus complète de l’absentéisme et permet donc de remonter aux causes et de prévoir l’évolution. Les décideurs peuvent du coup s’interroger sur les pratiques existantes et – si nécessaire – corriger le tir. La preuve par l’exemple avec le cas éclairant des Hôpitaux universitaires de Genève (HUG).

Un modèle pour la gestion stratégique et opérationnelle

Dans un premier temps, le Service d’analyse de gestion des HUG a réalisé une étude pilote, selon les axes suivants: raisons d’absence, durée d’absence et catégorie professionnelle. L’avantage d’une analyse statistique prélimi-naire est de montrer les faits et ainsi de faire tomber d’éventuels préjugés. Aux HUG, contrairement à certaines idées posées, ce ne sont pas les absences maladie de un jour ou deux qui posent problème mais celles de 3 à 31 jours. Mais pour traiter les questions amenées par l’analyse préliminaire, il faut recourir à d’autres méthodes. C’est ici qu’intervient l’analyse quantitative des données et l’analyse scientifique des hypothèses formulées. Cette démarche supplémentaire met en lumière les facteurs déterminants et mesure leur impact sur la propension à être absent. 

La méthode de travail choisie est exprimée dans le modèle théorique de travail présenté dans la figure 1. Ce modèle répond aux besoins des trois niveaux de management (à gauche du triangle): le niveau stratégique, le niveau conduite et le niveau pratique. A chacun de ces niveaux correspond un niveau de détail de l’information, allant de la formation la plus globale à la plus détaillée.

Des données fournies «en temps réel», le reflet de l’actualité

Deux outils de pilotage – un tableau de bord et un outil de suivi des absences sur le terrain – ont ensuite été élaborés et mis à disposition dans l’Intranet. 

Le tableau de bord de l’absence est un outil dynamique car ses données sont mises à jour chaque semaine. L’utilisateur peut aussi choisir l’information à laquelle il veut accéder. Des tableaux et des graphiques présentent les deux indicateurs les plus courants, le taux d’absentéisme (temps de travail perdu exprimé en pourcentage) et le taux de fréquence (nombre moyen d’absences par employé). Ces indicateurs donnent en un coup d’œil une vue globale de la situation, au moyen de comparaisons spatiales et temporelles. Pour répondre aux besoins des différents niveaux de management, l’information est déclinée selon l’arborescence de l’organigramme opérationnel: HUG, département, service et unité de soins. Elle est donnée par catégorie professionnelle, motif d’absence et durée d’absence. L’outil ne mesure donc pas uniquement l’absentéisme, mais révèle aussi les dysfonctionnements. Cet atout, combiné au fait que les données sont fournies en temps réel, permet de réagir rapidement. De plus, les comparaisons à la moyenne nationale sont possibles car les informations fournies sont compatibles avec celles de l’Office fédéral de la statistique. 

L’outil de suivi des absences sur le terrain vient se greffer au tableau de bord et fournira les informations par individu. Un calendrier mensuel des jours d’absence individuels est montré selon les raisons et la durée des absences. Pour des raisons de protection des données, les informations individuelles ne sont accessibles qu’aux chefs hiérarchiques directs.

Les chiffres ouvrent la voie aux décideurs

Les informations fournies par ces trois outils – tableau de bord, outil de suivi individuel, études statistiques – soutiennent les décideurs dans le choix des objectifs stratégiques et opérationnels à fixer et dans les plans d’action pour lutter et prévenir l’absentéisme. C’est donc bien une approche moderne et interactive, qui vise non seulement à montrer les chiffres mais aussi à apporter des éléments de connaissance utiles à l’action. Les statistiques deviennent ainsi un instrument pré-cieux d’aide à la décision. Cette démarche permet d’être proactif et de passer de la lutte contre l’absentéisme vers la prévention de l’absentéisme, voire même d’aller plus loin et se pencher sur les facteurs qui favorisent la motivation et l’implication des collaborateurs des HUG dans leur travail.