La mise en oeuvre de l'enregistrement du temps de travail simplifié

En vertu de l'art. 46 LTr, l'employeur doit tenir à la disposition des autorités chargées de contrôler le respect de la législation précitée et de ses ordonnances les registres et autres pièces nécessaires à cet effet. L'art. 73 OLT 1 comporte une liste (non exhaustive) des données que doivent comprendre ces pièces et ces registres, au titre desquelles l'enregistrement détaillé du temps de travail, qui doit comprendre les éléments suivants: les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail effectivement fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles – c’est-à-dire les heures de début et de fin; les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordés, pour autant qu'ils ne tombent pas régulièrement un dimanche; l'horaire et la durée des pauses d'une durée égale ou supérieure à une demi-heure; et les périodes de repos supplémentaire prescrites par la loi, telles que le supplément en temps de 10% de la durée du travail de nuit pour les travailleurs qui effectuent un tel travail de manière régulière, c'est-à-dire 25 nuits ou davantage par année civile.

Il n'est pas nécessaire de recourir à des timbreuses ou à des logiciels sophistiqués et coûteux. Il est parfaitement possible de se contenter d'un fichier Excel. L'important est que chaque travailleur, de même que les autorités, puissent retracer les horaires de travail et de pauses effectifs (et non seulement les horaires contractuels).

L'enregistrement simplifié

Le 1er janvier 2016 est entré en vigueur l'art. 73b OLT 1, qui autorise, pour certaines catégories de travailleurs, de se contenter d'un enregistrement simplifié du temps de travail, c'est-à-dire qui ne mentionne que la durée quotidienne totale du travail fourni (sans les «coordonnées temporelles»), sous réserve du travail de nuit et du dimanche, où le début et la fin de la plage horaire doivent être consignés en sus.

Les travailleurs visés

Les travailleurs visés sont ceux qui peuvent déterminer eux-mêmes une part «significative» de leurs horaires de travail, c'est-à-dire, selon le commentaire du SECO, au moins un quart.

Une période de temps bloqué qui ne dépasse pas 75% du temps de travail total ne permet en outre de remplir le critère que s’il n’y a pas d’autres exigences qui restreignent l’autonomie des collaborateurs (comme par exemple des séances obligatoires en dehors du temps bloqué).

Les conditions de mise en œuvre

Dans les entreprises de cinquante travailleurs et plus, l'enregistrement simplifié du temps de travail doit faire l'objet d'un accord collectif, ce qui signifie qu'il doit être négocié et approuvé par un syndicat déjà implanté dans l'entreprise ou par la commission du personnel. 

Lorsqu'il n'y a ni syndicat ni commission du personnel, il est possible de faire désigner par les collaborateurs un groupe de projet ad hoc. Celui-ci aura alors pour mission de négocier le projet, lequel devra ensuite être soumis à l'approbation des travailleurs concernés.

L'accord doit prévoir les éléments suivants:

• Les catégories de travailleurs auxquels l'enregistrement simplifié de la durée du travail s'applique.
• Des dispositions particulières pour garantir le respect de la durée du travail et du repos. À cet égard, il y a lieu de rappeler que les règles relatives aux temps de repos (durée maximale de la semaine de travail, temps de pauses, repos quotidien, etc.) restent pleinement applicables. À côté de cela, parmi les exemples de mesures cités par le commentaire du SECO, figurent le blocage du courrier électronique durant la nuit ou le dimanche et la fixation d'une heure d'arrivée au travail plus tardive à la suite de voyages d'affaires. On peut encore y ajouter, par exemple, l'interdiction de fixer des séances au-delà d'une certaine heure.
• Une procédure paritaire permettant de vérifier le respect de l'accord, qui doit au minimum garantir un échange périodique avec la représentation des travailleurs (ou le groupe ad hoc), afin que les éventuels problèmes puissent être identifiés et corrigés.

Dans les entreprises de moins de cinquante travailleurs, l'enregistrement simplifié peut être prévu par le biais d'accords individuels, écrits, avec les travailleurs concernés, qui doivent par ailleurs mentionner les dispositions légales relatives à la durée du travail et de repos. Les entreprises sont en outre tenues de mener un entretien de fin d'année sur la charge de travail et d'en consigner le contenu. Même en cas d'accord (collectif ou individuel), les travailleurs restent libres de procéder à un enregistrement détaillé de leur temps de travail et l'employeur doit, à cet effet, leur fournir un instrument approprié.

La renonciation à l'enregistrement du temps de travail

Prévue à l'art. 73a OLT 1, également entré en vigueur le 1er janvier 2016, la renonciation pure et simple à l'enregistrement du temps de travail présente un intérêt pratique moindre, car elle ne peut être mise en place que si une convention collective de travail (CCT) le prévoit, ce qui est assez rare (on citera à titre d'exemple l'annexe ad hoc à Convention relative aux conditions de travail du personnel bancaire – CPB; et la CCT de l'industrie MEM).

Les travailleurs visés

Seuls les travailleurs qui disposent d’une grande autonomie dans l’organisation de leur travail peuvent renoncer à l’enregistrement. Selon le commentaire du SECO, il s'agit des collaborateurs qui déterminent eux-mêmes, pour une grande part, de quelle manière ils exécutent et organisent leurs tâches et qui bénéficient de la liberté de fixer eux-mêmes la majorité de leurs horaires de travail (au moins la moitié) et leur temps de repos. L’évaluation du degré d’autonomie quant aux horaires de travail doit se faire en prenant en compte l’environnement de travail dans sa totalité.

À côté de cela, les travailleurs concernés doivent percevoir une rémunération annuelle brute, éventuel bonus compris, d'au moins 120'000 francs pour un plein temps.

Les conditions de mise en œuvre

Comme indiqué plus haut, la renonciation à l'enregistrement du temps de travail doit être prévue dans une CCT, signée par la majorité des organisations représentatives des travailleurs dans l'entreprise ou dans la branche. La CCT doit prévoir des mesures particulières pour garantir la protection de la santé et assurer le respect de la durée du repos fixée par la loi, ainsi que l'obligation pour l'employeur de désigner un service interne chargé des questions relatives à la durée du travail.

Chaque travailleur doit individuellement et par écrit accepter la renonciation à l'enregistrement du temps de travail. L'accord peut être révoqué chaque année aussi bien par le travailleur que par l'employeur.

Pour la petite histoire...

L'obligation d'enregistrement détaillé du temps de travail figure à l'art. 73 OLT 1 depuis son entrée en vigueur, le 1er août 2000.

Considérant cette exigence comme trop contraignante, certains milieux professionnels ont incité les autorités à mener des réflexions sur les possibilités de l'assouplir. Il en est résulté, dans un premier temps, une directive du SECO, applicable à compter du 1er juillet 2014, en attendant une modification de l'OLT 1. Cette dernière est intervenue le 1er janvier 2016 avec l'entrée en vigueur des art. 73a et 73b.

Paradoxalement, les employeurs y ont vu de nouvelles obligations, alors qu'il s'agissait d'assouplissements. Bon nombre d'entreprises ont en effet découvert à cette occasion l'existence d'une obligation d'enregistrement du temps de travail, qui n'était absolument pas respectée jusque-là, alors qu'elle figurait pourtant depuis longtemps dans l'OLT 1, noir sur blanc, mais «perdue» dans une disposition intitulée «Registres et autres pièces»…