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Les technologies qui soutiennent le travail hybride

Le travail hybride est devenu une nouvelle norme, nécessitant un soutien technologique approprié pour assurer la collaboration, la productivité et le bien-être des employés. Cet article explore les principales technologies qui soutiennent cette transition.

Après la pandémie de Covid-19, le travail hybride s’est imposé comme une nouvelle norme dans bon nombre d’organisations, avec des promesses de gain de flexibilité et d’efficacité. Cependant, le travail hybride nécessite un soutien technologique et organisationnel adéquat pour garantir la collaboration, la productivité et le bien-être des employés. En effet, d’après une étude du cabinet McKinsey, l’utilisation efficace des outils peut augmenter la productivité des employés de 20 à 25%. Voici les principales catégories de technologies qui soutiennent le travail hybride :

Les outils de collaboration

Ces technologies jouent un rôle crucial dans le travail hybride en permettant aux équipes de travailler de manière synchronisée et efficace, qu’elles soient réparties dans différents lieux ou qu’elles travaillent en présentiel. Ces outils offrent des fonctionnalités telles que le partage de fichiers en temps réel et la coédition de documents. Par exemple, Google Drive, Dropbox et OneDrive de Microsoft sont largement utilisés pour stocker et partager des fichiers en ligne de manière sécurisée, ce qui facilite la collaboration à distance. D’autres outils comme Miro ou Lucidspark offrent des fonctionnalités plus élaborées comme le brainstorming à distance. Les plateformes comme Microsoft Teams, Slack, Talkspirit et Jamespot permettent quant à elles de favoriser le travail en équipes notamment en leur permettant de communiquer efficacement, de planifier des réunions et de coordonner leurs efforts de manière transparente, indépendamment de leur emplacement géographique.

Les outils de communication 

On retrouve ici les technologies utilisées pour la communication écrite, mais aussi celles pour la communication orale. Les objectifs de ces outils sont de mieux faire circuler l’information, de faciliter les échanges et de renforcer la cohésion d’équipe. Pour la communication à l’écrit, les technologies les plus populaires sont: Slack et Microsoft Teams. Parmi les plateformes de visioconférence, celles qui sont majoritairement utilisées sont Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex et GoToMeeting. De nouvelles solutions allient les deux formes de communication tout en essayant de favoriser une communauté interne à l’organisation, comme Workplace de Meta, Lumapps, Mattermost ou Talkspirit. De nouvelles solutions innovantes apparaissent également pour transformer l’expérience des réunions d’équipes dont Room 3D (qui propose une pièce immersive et interactive en 3D) ou Meta Horizon Workroom (qui utilise la réalité virtuelle). Pour des présentations ou des vidéos asynchrones, deux solutions se distinguent sur le marché. Loom qui est un outil d’enregistrement vidéo qui permet aux équipes de préparer des messages filmés grâce à l’enregistrement d’écran intégré (qui enregistre à la fois la webcam et l’écran). Puis Claap qui permet aux employés de partager des messages par le biais d’un enregistrement d’écran et à leurs coéquipiers d’annoter la vidéo avec des commentaires quand ils le souhaitent.

Les outils de gestion de projet 

Ces technologies permettent de planifier, organiser et suivre les projets de manière collaborative, offrant une visibilité et une coordination optimales pour les équipes travaillant dans un contexte hybride. Les solutions les plus répandues sont Trello, Asana, Proofhub, Monday.com, AirTable et Workfront.

Les outils de gestion du temps et de la productivité: ils aident les travailleurs à planifier, organiser et suivre leurs tâches ainsi que leur temps (qu’ils travaillent au bureau ou à distance). Voici quelques exemples populaires: les outils de gestion du temps (Toggl, RescueTime), les applications de calendrier (Google Calendar, Microsoft Outlook), les outils de prise de notes (Evernote, OneNote) et les applications de gestion de tâches (Todoist, Microsoft To Do).

Avec la généralisation du travail hybride, de nombreuses technologies ont émergé avec des promesses de gain en efficacité et en collaboration. Il peut s’avérer complexe de naviguer dans ce panorama technologique à la fois saturé et en constante évolution. Il peut également être difficile de ne pas sombrer dans la «gadgétisation» en collectionnant les différents outils et plateformes dont l’acquisition est facile car bien souvent par abonnement. Il est donc nécessaire de comprendre en premier lieu les besoins de l’organisation et des collaboratrices et collaborateurs pour choisir les outils les plus adaptés et ainsi créer un environnement de travail hybride optimisé pour la productivité et l’épanouissement de toutes et tous. Enfin, il est important de garder à l’esprit que la technologie à elle seule ne garantit pas de résultats, mais qu’il est nécessaire de l’encadrer au niveau organisationnel et humain pour réussir son adoption et son utilisation.

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Justine Dima est professeure associée à la Haute école d’ingénierie et de gestion du canton de Vaud (HEIG-VD), HES-SO. Par le passé, elle a travaillé à l’international comme professionnelle des ressources humaines et consultante. Ses recherches actuelles portent sur la digitalisation des organisations, le futur du travail, la gestion des ressources humaines, la gestion du changement, la santé au travail et le leadership. Elle est responsable du CAS Digitalisation de la fonction RH (formation continue offerte à la HEIG-VD).

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Bertrand Audrin est professeur assistant à l’EHL Hospitality Business School. Ses thématiques de recherche portent sur la digitalisation et les transformations qu’elle occasionne pour les organisations, la fonction RH et les collaborateurs. Il est responsable du Module «Digitalisation RH» du MAS Management, ressources humaines et carrière (MRHC).

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